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Gestionar un pago fallido o un reembolso

Objetivo​

Poner al día a un cliente cuya tarjeta fue rechazada, y devolver dinero cuando se le debe.

Requisitos previos​

  • Tiene el rol Sports & Leisure — receptionist o centre manager.

Pasos​

Se rechazó un pago

  1. Abra Sports & Leisure → Billing → Subscriptions y elija la vista Past due, o Instalments y la vista Failed.
  2. Abra la cuota fallida. Why it failed es el motivo del proveedor de pagos — por ejemplo Card declined — y Next attempt es cuándo se reintenta sola. Todos los intentos están en su pestaña Payments.
  3. Para cobrarla ahora — el cliente le ha dado otra tarjeta —, seleccione Take payment. Cuando se paga, la suscripción vuelve a estar Active.

Reembolsar un pago

  1. Abra el pago desde Billing → Payments (o desde la pestaña Payments de una cuota).
  2. Para reembolsarlo entero, seleccione Refund.
  3. Para reembolsar una parte, escriba primero el nuevo total reembolsado en Refunded — 10 para devolver 10 £ de 45 — y luego seleccione Refund. Queda Partly refunded; un reembolso posterior devuelve el resto.

Qué ocurre entre bastidores​

Un pago rechazado se registra, no se pierde: la cuota pasa a Failed, una fila de pago dice qué respondió el proveedor y la suscripción está Past due hasta que se paguen todas las cuotas fallidas. Se reintenta cada Days between attempts hasta agotar los Attempts at a payment del plan; después no se intenta nada solo, y Take payment es la forma de cobrarla.

Si el proveedor de pagos no responde en absoluto, no se registra nada — nadie puede saber si el dinero se movió — y el siguiente intento usa la misma referencia, así que no se puede cobrar dos veces al cliente.

Un reembolso se pide primero al proveedor de pagos. Si el proveedor no reembolsa — o no puede, porque no todos reembolsan todo tipo de pagos —, el pago no cambia y el mensaje explica por qué.

Solución de problemas​

  • "… is paused, so nothing is taken from it." — reanude primero la suscripción.
  • "The payment provider did not refund it: …" — a continuación aparece el motivo del proveedor; el pago no ha cambiado.
  • "A refund cannot be more than was paid." — Refunded es el total devuelto, no el importe que se añade.
  • "A payment is a record of what a provider did, and is not edited." — solo Refund cambia un pago.
  • "This payment was taken at the till for sale …" — el pago de una caja se reembolsa desde su venta, para que ambos digan lo mismo; vea Reembolsar o anular una venta.

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