Añadir un archivo o una imagen a un registro
Objetivo
Adjuntar un archivo o una imagen a un registro, reemplazarlo, descargarlo o quitarlo.
Requisitos previos
- Ha iniciado sesión en el Shell de la plataforma y ha abierto una aplicación.
- El formulario del registro tiene un campo de archivo o de imagen. Si no lo tiene, pida a la persona que construyó la aplicación que añada uno: un campo así forma parte del diseño de la tabla.
- Puede modificar el registro. Quien puede editar el registro puede cambiar su archivo; cualquiera que pueda leer el registro puede abrirlo.
Pasos
- Abra el formulario del registro: seleccione su fila en la cuadrícula y elija Editar, o elija Nuevo para crear uno.
- Busque el campo. Un campo de imagen muestra una vista previa cuadrada; un campo de archivo muestra el nombre y el tamaño del archivo. Un campo vacío indica Sin archivo o Sin imagen.
- Seleccione Elegir un archivo (o Elegir una imagen) y elija el archivo en su equipo. Un campo que ya contiene uno ofrece Reemplazar en su lugar.
- El archivo espera a que se guarde, tanto en un registro nuevo como en uno existente. El campo muestra lo que ha elegido con la nota "Este archivo se añade al guardar el registro", y se almacena en cuanto selecciona Guardar o Guardar y cerrar. Si cierra el formulario sin guardar, el registro conserva el archivo que tenía.
- Para obtener una copia del archivo adjunto, seleccione Descargar. Obtendrá el archivo almacenado, no uno que haya elegido pero todavía no haya guardado.
- Para vaciar el campo, seleccione Quitar. El campo aparece vacío al instante, y el archivo almacenado se elimina al guardar. Elegir otro archivo en lugar de guardar cancela la eliminación.
Qué ocurre entre bastidores
La plataforma almacena el archivo junto al registro al que pertenece, y solo se lo sirve a las personas que tienen permiso para leer ese registro: no hay ningún enlace público a él. Eliminar el registro elimina también sus archivos, y reemplazar un archivo descarta el anterior.
Como los bytes pertenecen al registro, se escriben justo después del guardado del propio registro y no como parte de él. Por eso un archivo no se almacena hasta que pulsa Guardar: de lo contrario, una imagen que hubiera cambiado en un formulario que luego abandonó ya habría reemplazado la del registro.
Una imagen se reduce en su navegador antes de enviarse, así que una foto recién sacada con la cámara de un teléfono se convierte en una imagen de tamaño razonable sin que tenga que redimensionarla antes. El original de su equipo no se modifica.
Un archivo grande se guarda en otro lugar: la plataforma tiene un almacén aparte para documentos en volumen, y lo traslada allí por sí sola en cuanto supera lo que un campo de formulario está pensado para contener. Usarlo no cambia en nada: el campo se ve igual, Descargar le da el mismo archivo y solo se sirve a las personas que pueden leer el registro. No se le pregunta adónde debe ir, y no hay ninguna opción para ello: cuál de los dos almacenes guarda un archivo lo decide la plataforma, no usted ni quien construyó la aplicación.
Cada campo contiene un archivo. Adjuntar uno nuevo reemplaza el que había. Si necesita varios archivos para una misma cosa —por ejemplo, todas las facturas de un cliente—, la aplicación tiene que diseñarse con una tabla aparte para ellos; pregunte a quien construyó la aplicación.
Solución de problemas
- "El archivo ocupa … bytes; el límite de este campo es …" — el archivo es más grande de lo que acepta este tipo de campo y esta instalación no tiene dónde guardar uno grande. Donde está activado el almacenamiento de archivos grandes nunca verá este mensaje: el archivo simplemente se almacena y el campo no cambia en nada. Donde no lo está, use un archivo más pequeño o pregunte a la persona que administra su instalación de Parsware si se puede activar el almacenamiento de archivos grandes. Los campos de imagen tienen un límite menor que los de archivo, porque una imagen en un formulario está pensada para mostrarse, no para archivarse; y una imagen que elige se reduce antes en su navegador, así que rara vez se acerca al límite.
- "No se pudo almacenar el archivo" — el almacén de archivos grandes no lo aceptó. No se guardó nada y el campo conserva el archivo que tenía, así que vuelva a intentarlo; si sigue ocurriendo, avise a la persona que administra su instalación de Parsware, porque lo que hay que revisar es el propio almacén.
- "Un campo de imagen solo acepta contenido de imagen" — el campo es de imagen y el archivo que ha elegido no es una imagen. Elija un archivo de imagen (PNG, JPEG, etc.).
- El campo indica que el archivo se añade al guardar. — es el estado normal después de elegir uno. Seleccione Guardar; el archivo se almacena al guardar.
- Quité una imagen, pero ha vuelto. — la eliminación nunca se guardó. Cerrar el formulario sin guardar deja el registro exactamente como estaba, archivos incluidos.
- La imagen no aparece. — puede que no tenga permiso para leer el archivo del registro, o que otra persona lo haya quitado. Vuelva a abrir el registro para ver su estado actual.
Escenarios relacionados
- Trabajar con registros en una vista.
- Abrir una aplicación.