Importar registros desde una hoja de cálculo
Objetivo
Cargar una hoja de cálculo en una tabla sin tener que escribir las filas una a una.
Requisitos previos
- Puede crear registros en esa tabla. Importar es crear, así que si la lista no tiene botón Nuevo, tampoco tiene botón Importar datos.
- Su hoja de cálculo está guardada como CSV. En Excel: Archivo → Guardar una copia → CSV UTF-8.
Prepare el archivo
Conviene hacer dos cosas antes de empezar, porque las dos son mucho más fáciles en la hoja de cálculo que después:
- Ponga los encabezados de columna en la primera fila y nómbrelos como los campos. La plataforma
empareja un encabezado con un campo por su nombre —también por el nombre sin su prefijo, de modo que
una columna llamada Age encuentra el campo
par_age—, y cada columna que reconoce es una que no tiene que asignar a mano. - Quite las filas que no quiere. Se importa todo lo que hay en el archivo.
Las líneas en blanco se ignoran, así que las filas vacías del final no son un problema.
Impórtelo
- Abra la lista a la que quiere añadir registros.
- Pulse Importar datos en la barra de comandos.
- Elija su archivo CSV. El panel lo lee y le muestra lo que ha encontrado.
- Compruebe el separador. La plataforma lo deduce a partir de la fila de encabezados e indica cuál ha elegido: coma, punto y coma, tabulación o barra vertical. Si su archivo se guardó en un equipo que usa la coma para los decimales, serán puntos y coma; y si todo el archivo ha llegado como una sola columna, este es el motivo. Cámbielo y el panel volverá a leer el archivo.
- Compruebe la asignación. Cada columna aparece con su encabezado, los primeros valores que
contiene realmente y el campo al que va. Los valores son lo que hay que leer: un encabezado solo
dice cómo llamó alguien a la columna.
- Los campos que ha reconocido ya están rellenados. Cambie los que estén mal.
- Para dejar fuera una columna, vacíe su campo. Una hoja de cálculo casi siempre tiene alguna columna que la tabla no tiene, y no pasa nada.
- Un campo marcado con un asterisco es obligatorio.
- Pulse Importar.
Lo que obtiene
El panel indica cuántas filas se han convertido en registros y cuántas no.
Una fila que falla, falla sola. Un archivo de cuatro mil filas con doce erróneas importa tres mil novecientas ochenta y ocho y le devuelve las doce, con el número de línea que muestra su propia hoja de cálculo en el margen y una frase que explica qué fallaba en cada una.
Pulse Descargar las filas que fallaron para obtener esas filas como CSV, con una columna _error
adicional al final. Corríjalas en ese archivo, elimine la columna _error y vuelva a importarlo: las
filas que ya funcionaron no están en él, así que no se duplica nada.
Qué poner en una celda
| El campo contiene | Escriba |
|---|---|
| Texto | Cualquier cosa. Se quitan los espacios de los extremos. |
| Un número | 1234, -7, 12.50. Los separadores de miles están permitidos: 1,234.5. Un punto decimal, no una coma. |
| Sí/No | Yes, No, true, false, 1, 0, Y, N, on, off. |
| Una fecha | 2024-03-01, o 2024-03-01 14:30. Calendario gregoriano. |
| Una opción | Las propias palabras de la opción —Open, Closed—, exactamente como aparecen en la lista. |
| Una búsqueda | El nombre del registro al que apunta: el nombre de la cuenta, el nombre del contacto. |
| Una búsqueda de varias tablas | table:id, p. ej. account:7c1f…. Un nombre por sí solo no puede indicar de qué tabla se trata. |
| Un archivo o una imagen | Nada: no pueden venir de una hoja de cálculo, así que el campo no se ofrece. |
Una celda vacía deja el campo como está. No lo vacía: el registro simplemente no dice nada sobre ese campo, así que se aplica el valor predeterminado que tenga la tabla.
Una búsqueda se empareja por nombre, sin distinguir mayúsculas y minúsculas. Si dos registros tienen el mismo nombre, la plataforma no puede saber a cuál se refería, así que esas filas fallan en lugar de apuntar al que haya aparecido primero.
Límites
- Diez mil filas cada vez. Cada fila pasa exactamente por las mismas comprobaciones que un registro que usted escribe, que es lo que hace fiable una importación y también lo que hace que tarde un momento. Divida un archivo más grande e importe las partes.
- El panel enumera los doscientos primeros errores; el archivo descargado los contiene todos.
Solución de problemas
- Todo el archivo ha llegado como una sola columna. — el separador es incorrecto. Consulte el paso 4.
- No se reconoce el encabezado de la primera columna, pero los demás sí. — Excel escribe una marca invisible al principio del archivo. La plataforma la quita, así que si sigue ocurriendo, el encabezado y el nombre del campo son realmente distintos; asigne el campo a mano.
- Todas las filas han fallado con el mismo mensaje. — es un error de asignación, no de datos. Lea el primer error, vuelva atrás y corrija la columna que nombra.
- Se rechaza una fecha. — escríbala como
2024-03-01. Una fecha escrita a la manera de su región es ambigua (¿03/04es marzo o abril?), así que la plataforma no intenta adivinarla. - No hay botón Importar datos. — no puede crear registros en esta tabla, o su rol no tiene el privilegio Importar datos en este entorno. Pregunte a quien gestiona sus roles.