Records importeren uit een spreadsheet
Doel
Een spreadsheet in een tabel laden, zonder de rijen één voor één in te typen.
Vereisten
- Je kunt records aanmaken in die tabel. Importeren is aanmaken, dus heeft de lijst geen knop Nieuw, dan heeft ze ook geen knop Gegevens importeren.
- Je spreadsheet is opgeslagen als CSV. In Excel: Bestand → Een kopie opslaan → CSV UTF-8.
Het bestand voorbereiden
Twee dingen zijn de moeite waard voordat je begint, omdat ze allebei veel makkelijker zijn in de spreadsheet dan achteraf:
- Zet de kolomkoppen in de eerste rij, en noem ze naar de velden. Het platform
koppelt een kop op naam aan een veld — ook op de naam zonder voorvoegsel, dus een kolom met de naam
Age vindt het veld
par_age— en elke kolom die het herkent, hoef je niet met de hand aan te wijzen. - Haal de rijen weg die je niet wilt. Alles in het bestand wordt geïmporteerd.
Lege regels worden genegeerd, dus lege rijen aan het eind zijn geen probleem.
Importeren
- Open de lijst waaraan je iets wilt toevoegen.
- Druk op Gegevens importeren op de opdrachtbalk.
- Kies je CSV-bestand. Het paneel leest het en laat zien wat het heeft gevonden.
- Controleer het scheidingsteken. Het platform leidt het af uit de kopregel en meldt welk het heeft gekozen: een komma, een puntkomma, een tab of een verticale streep. Is je bestand opgeslagen op een computer die een komma gebruikt voor decimalen, dan zijn het puntkomma's — en is het hele bestand binnengekomen als één kolom, dan is dit de reden. Wijzig het en het paneel leest het bestand opnieuw.
- Controleer de koppeling. Elke kolom staat in de lijst met haar kop, de eerste paar waarden die er werkelijk
in staan, en het veld waar ze in terechtkomt. De waarden zijn het deel om te lezen: een kop zegt alleen hoe
iemand de kolom heeft genoemd.
- De velden die het platform herkende, zijn al ingevuld. Wijzig de velden die niet kloppen.
- Laat een kolom weg door het veld ervan leeg te maken. Een spreadsheet heeft bijna altijd een kolom die de tabel niet heeft, en dat is prima.
- Een veld met een sterretje is verplicht.
- Druk op Importeren.
Wat je terugkrijgt
Het paneel meldt hoeveel rijen records zijn geworden en hoeveel niet.
Een rij die mislukt, mislukt alleen. Een bestand van vierduizend rijen met twaalf foute rijen importeert er drieduizend negenhonderdachtentachtig en geeft je de twaalf terug — met het regelnummer dat je eigen spreadsheet in de kantlijn toont, en een zin die per rij zegt wat er mis was.
Druk op Mislukte rijen downloaden om die rijen als CSV te krijgen, met een extra kolom _error
aan het eind. Herstel ze in dat bestand, verwijder de kolom _error en importeer het opnieuw: de rijen die
al gelukt waren staan er niet in, dus er wordt niets dubbel aangemaakt.
Wat er in een cel komt
| Het veld bevat | Schrijf |
|---|---|
| Tekst | Wat je wilt. Spaties aan begin en eind worden verwijderd. |
| Een getal | 1234, -7, 12.50. Scheidingstekens voor duizendtallen zijn prima: 1,234.5. Een decimale punt, geen komma. |
| Ja/Nee | Yes, No, true, false, 1, 0, Y, N, on, off. |
| Een datum | 2024-03-01, of 2024-03-01 14:30. Gregoriaans. |
| Een keuze | De eigen woorden van de optie — Open, Closed — precies zoals ze in de lijst staan. |
| Een zoekveld | De naam van het record waarnaar het verwijst: de naam van het account, de naam van de contactpersoon. |
| Een zoekveld voor meerdere tabellen | table:id, bijvoorbeeld account:7c1f…. Een naam alleen kan niet zeggen welke tabel. |
| Een bestand of afbeelding | Niets — die kunnen niet uit een spreadsheet komen, dus het veld wordt niet aangeboden. |
Een lege cel laat het veld met rust. Ze maakt het niet leeg: het record zegt dan gewoon niets over dat veld, dus de standaardwaarde van de tabel geldt.
Een zoekveld wordt op naam gekoppeld, zonder op hoofdletters te letten. Hebben twee records dezelfde naam, dan kan het platform niet bepalen welke je bedoelde, dus die rijen mislukken in plaats van te verwijzen naar het record dat toevallig als eerste terugkwam.
Limieten
- Tienduizend rijen per keer. Elke rij doorloopt precies dezelfde controles als een record dat je hebt getypt, en dat maakt een import betrouwbaar, maar ook dat het even duurt. Splits een groter bestand en importeer de delen.
- Het paneel toont de eerste tweehonderd mislukte rijen; het gedownloade bestand bevat ze allemaal.
Problemen oplossen
- Het hele bestand kwam binnen als één kolom. — het scheidingsteken klopt niet. Zie stap 4.
- De kop van de eerste kolom wordt niet herkend, de andere wel. — Excel schrijft een onzichtbaar teken aan het begin van het bestand. Het platform verwijdert dat, dus gebeurt dit toch, dan verschillen de kop en de veldnaam echt; wijs het veld met de hand aan.
- Elke rij mislukte met hetzelfde bericht. — dat is een fout in de koppeling, niet in de gegevens. Lees de eerste fout, ga terug en herstel de kolom die erin wordt genoemd.
- Een datum wordt geweigerd. — schrijf haar als
2024-03-01. Een datum geschreven zoals in jouw regio gebruikelijk is, is dubbelzinnig (is03/04maart of april?), dus het platform gokt niet. - Er is geen knop Gegevens importeren. — je mag geen records aanmaken in deze tabel, of je rol heeft in deze omgeving niet het recht Gegevens importeren. Vraag het wie je rollen beheert.