Wijzigen wie eigenaar is van een record
Doel
Zien van wie een record is, en het aan iemand anders overdragen.
Vereisten
- Je kunt het record bewerken. Kun je het wijzigen, dan kun je het ook overdragen.
Wie is eigenaar van een record
Elk record is van iemand: de persoon die het heeft aangemaakt, tenzij het sindsdien is overgedragen. De eigenaar kan een persoon of een team zijn — een wachtrij, een ploeg, een regio — omdat werk vaak bij een groep hoort in plaats van bij één bureau.
Je wijzigt dit in het veld Eigenaar van het record.
Via het veld Eigenaar op het formulier
Heeft degene die je formulier heeft gebouwd er een veld Eigenaar op gezet, dan wijzig je de eigenaar daar, net als elk ander veld.
- Selecteer het vak Eigenaar. Er opent een paneel.
- Kies bovenaan dat paneel Gebruiker of Team. Dit komt eerst, en het bepaalt wat de lijst eronder aanbiedt — personen en teams zijn twee verschillende lijsten.
- Zoek en kies de nieuwe eigenaar.
- Selecteer Opslaan.
Er gebeurt niets totdat je opslaat. Een naam kiezen vult alleen het vak in, precies zoals het intypen van een telefoonnummer: sluit je het formulier zonder op te slaan, dan is het record nog steeds van wie het had.
Je kunt dit ook doen bij het aanmaken van een record. Vul de eigenaar in samen met al het andere, en het record wordt in één stap aangemaakt en overgedragen, in plaats van eerst opgeslagen en daarna opnieuw toegewezen.
Zolang het vak gesloten is, toont het de naam van de eigenaar met een klein pictogram ervoor. Dat pictogram geeft aan of de eigenaar een persoon of een team is — de moeite van een blik waard, want twee eigenaren kunnen dezelfde naam hebben.
Er is geen opdracht Toewijzen meer
Vroeger stond er een knop Toewijzen op de opdrachtbalk, die hetzelfde deed via een eigen dialoogvenster. Die is verdwenen. Het veld Eigenaar kan nu zelf naar een persoon of een team verwijzen, dus de opdracht was een tweede manier om één ding te doen — en de twee gedroegen zich verschillend, wat erger is dan elk van beide: het veld wachtte op Opslaan, de opdracht werkte zodra je die bevestigde.
Staat er op je formulier geen veld Eigenaar, vraag dan degene die het formulier heeft gebouwd er een op te zetten. Dat is het enige wat deze wijziging kost.
Waarom eigenaarschap zorgvuldig wordt behandeld
Eigenaarschap is geen detail van het record zoals een telefoonnummer: het bepaalt wie het record überhaupt kan zien. Dus op welke manier je het ook wijzigt, het platform controleert dezelfde dingen — dat de nieuwe eigenaar bestaat, dat het een persoon of een team is, en dat jij het record überhaupt mocht overdragen.
Problemen oplossen
- Het veld Eigenaar staat er, maar ik kan het niet wijzigen. — een van drie dingen. Je hebt geen toestemming om het record te wijzigen (je kunt geen record weggeven dat je niet kunt bewerken); het formulier is alleen-lezen geopend; of je bent op een record van het type Gebruiker, Team of Organisatie-eenheid, waar Eigenaar wel wordt getoond maar nooit bewerkbaar is — daaruit bestaat eigenaarschap, dus 'wie is eigenaar van dit team' is geen vraag met een antwoord.
- Er staat geen veld Eigenaar op mijn formulier. — het moet worden geplaatst, net als elk ander veld. Vraag het aan degene die het formulier heeft gebouwd; de help voor makers beschrijft hoe je een veld aan een formulier toevoegt.
- Ik vind Gebruiker en Team niet in het veld Eigenaar van het formulier. — die staan in het paneel, bovenaan. Selecteer eerst het vak; de keuze verschijnt boven de lijst met namen die ze filtert.
- De persoon die ik zoek, staat niet in de lijst. — de lijst bevat gebruikers in deze omgeving. Iemand die zich er nog nooit heeft aangemeld, staat er misschien nog niet in.
- Ik koos een team en de lijst werd leeg. — teams en gebruikers zijn aparte lijsten; wisselen tussen die twee wist je keuze bewust, want een persoon is geen team.
- 'Het record is opgeslagen, maar de eigenaar kon niet worden gewijzigd.' — precies wat er staat, en het onderscheid is belangrijk: je andere wijzigingen zijn bewaard, dus typ ze niet opnieuw. Alleen de overdracht is geweigerd, meestal omdat de persoon of het team dat je koos inmiddels is verwijderd, of omdat je dit record niet mag weggeven. Open het opnieuw en probeer alleen de eigenaar te wijzigen.
- Ik heb het toegewezen en kan het niet meer vinden. — dat kan gebeuren zodra je beheerder toegangsregels heeft ingesteld: het record is nu misschien van iemand wiens records jij niet kunt zien.