Met records in een weergave werken

Doel

Records van een tabel aanmaken, bewerken, verwijderen, zoeken en sorteren vanuit het weergaveraster in een app.

Vereisten

• Je bent aangemeld bij de platformshell en hebt een app geopend (zie Een app openen).
• Je hebt een tabel geselecteerd in de linkernavigatie van de app.

Stappen

1. De geselecteerde tabel toont haar records in een raster, volgens de standaardweergave van de tabel. Heeft de tabel meer dan één weergave, kies dan een andere in de keuzelijst Weergave op de opdrachtbalk boven het raster.

2. Om een record toe te voegen, selecteer je Nieuw op de opdrachtbalk en vul je het formulier in. Selecteer op de eigen opdrachtbalk van het formulier Opslaan en sluiten om op te slaan en terug te gaan naar het raster, of Opslaan om op te slaan en het formulier open te houden voor verdere wijzigingen.

3. Om een record te wijzigen, selecteer je de rij met het selectievakje en kies je Bewerken op de opdrachtbalk van het raster. Pas het formulier aan en selecteer Opslaan (op het formulier blijven) of Opslaan en sluiten (terug naar het raster). Selecteer Sluiten om te vertrekken zonder op te slaan; heb je niet-opgeslagen wijzigingen, dan vraagt de app je eerst om bevestiging — en dezelfde vraag krijg je als je de pagina op een andere manier verlaat, ook via de knop Terug van de browser of door opzij te vegen op een trackpad.

4. Sommige velden op een formulier verwijzen naar een record in een andere tabel. Selecteer het veld, typ een deel van de naam van het record en kies het uit de lijst die verschijnt — selecteer je het veld zonder te typen, dan krijg je de eerste records te zien. Het veld toont daarna de naam van het record. Om het veld leeg te maken, selecteer je de ✕ aan de rand ervan.

5. Een datumveld opent een kalender wanneer je het selecteert. Kies een dag en het veld sluit; een veld met datum en tijd houdt de kalender open zodat je het uur en de minuut kunt instellen, waarna je Gereed selecteert. Met drie snelkoppelingen kies je snel een datum ver weg:

   • Selecteer de maand en het jaar bovenaan de kalender om de twaalf maanden van dat jaar te zien. Selecteer een maand om ernaartoe te springen.
   • Selecteer nogmaals het jaar om een pagina met jaren te zien. De pijlen bladeren telkens twaalf jaar verder, zodat een geboortedatum van vijfentwintig jaar geleden twee klikken op een pijl en één keuze verwijderd is.
   • Vandaag springt terug naar vandaag, en Wissen — de ✕ aan de rand van het veld, of de knop onder de kalender — maakt het veld leeg. Sla het record op en de datum wordt verwijderd, niet alleen verborgen.

   Datums worden getoond in de kalender van je app — Gregoriaans of Perzisch, afhankelijk van hoe de app is ingesteld, of waarvoor het veld zelf is ontworpen. Welke je ook ziet, hetzelfde tijdstip wordt opgeslagen, zodat een record dat in de ene kalender is ingevoerd in de andere correct wordt weergegeven.

6. Een formulier kan ook een bestands- of afbeeldingsveld bevatten — de foto van een contactpersoon, een ondertekende pakbon. Zie Een bestand of afbeelding aan een record toevoegen; een bestand gedraagt zich net iets anders dan alle andere velden, omdat het bij een opgeslagen record wordt bewaard op het moment dat je het kiest, en niet pas wanneer je opslaat. Waar een tabel daarvoor is ingericht, verschijnt die afbeelding ook in het raster naast de naam van elk record en naast elke keuze in een zoekveld — een record zonder afbeelding toont in plaats daarvan de eerste letter van zijn naam.

7. Om records te verwijderen, selecteer je een of meer rijen met hun selectievakjes, kies je Verwijderen en bevestig je. Bewerken vereist precies één geselecteerde rij; Verwijderen werkt op een of meer geselecteerde rijen.

8. Om records te vinden, typ je in het vak Zoeken in de kop van de weergave, naast de kolomkiezer. Het raster wordt kort nadat je stopt met typen beperkt (Enter past het direct toe) tot records waarvan de primaire kolom je tekst bevat.

9. Om te sorteren, selecteer je een kolomkop; selecteer die nogmaals om de volgorde om te draaien. Om op meer dan één kolom te sorteren — op status, en binnen elke status op naam — houd je Shift ingedrukt en selecteer je de volgende kop. De koppen tonen een pijl voor de richting en, zodra er meer dan één is, een klein getal voor de plaats van elke kolom in de volgorde. Zie Sorteren op meerdere kolommen, en filteren hieronder.

10. Om door grote tabellen te bladeren, gebruik je Vorige en Volgende onder het raster. Selecteer Vernieuwen op de opdrachtbalk om de huidige pagina opnieuw te laden.

Sorteren op meerdere kolommen, en filteren

Boven het raster, naast de kolomkiezer, staan twee knoppen die veranderen wat de lijst toont zonder een record te wijzigen.

Sorteren opent een paneel dat de volgorde als rijen toont: Sorteren op de eerste kolom, daarna op de volgende, elk oplopend of aflopend. Sorteerniveau toevoegen voegt een rij toe; de × verwijdert er een; sleep een rij aan de greep (of zet de focus op de greep en gebruik de pijltoetsen) om de plaats ervan te wijzigen. Toepassen herschikt de lijst; Opnieuw instellen gaat terug naar de volgorde waarmee de weergave is ontworpen. Dit paneel doet alles wat Shift+klik doet, en het is de manier om het zonder muis te doen.

Filteren opent dezelfde opbouwfunctie die de ontwerper van een weergave gebruikt: voorwaarden zoals Status is gelijk aan Actief of Bedrag groter dan 1000, gecombineerd met En of Of, en groepen binnen groepen voor een vraag als (Status is Nieuw of Open) en Eigenaar ben ik. Toepassen beperkt de lijst; Wissen verwijdert het filter. Je filter komt bovenop dat van de weergave zelf — het beperkt de weergave, het toont nooit records die de weergave weglaat.

Een stip op een van beide knoppen betekent dat die in gebruik is. Is het raster leeg terwijl er een filter actief is, dan zegt het dat ook, zodat een lege lijst nooit wordt aangezien voor ontbrekende gegevens. Beide blijven gelden tot je van weergave wisselt of de pagina verlaat.

Een weergave die als boom of agenda is getekend, heeft hier niets van — geen Filteren, Sorteren, Zoeken of kolomkiezer — want geen van beide is een lijst rijen: een boom volgt zijn hiërarchie en een agenda toont zijn periode.

Gerelateerde records

Het formulier van een record heeft na zijn tabbladen een keuzelijst Gerelateerd, met de tabellen waarvan de records naar dit record verwijzen — de contactpersonen van een account, de regels van een order, de taken van een project.

Kies er een en die opent als tabblad naast de eigen tabbladen van het formulier, met alleen die records en de eigen opdrachten van hun weergave. Wissel heen en weer zoveel je wilt; sluit het tabblad met de × erop. De eigen tabbladen van het formulier hebben geen ×, omdat een maker die er bewust heeft neergezet.

Nieuw op een gerelateerd tabblad maakt een record aan in de gerelateerde tabel, met de verwijzing naar dit record al ingevuld. Zo voeg je dus een regel aan een order of een taak aan een project toe, in plaats van via een lijst die je moet verlaten om er iets mee te doen. De adresbalk bevat de verwijzing ook, zodat vernieuwen of een gedeelde link op hetzelfde half ingevulde formulier uitkomt.

Teams zijn de uitzondering, en het tabblad zegt dat ook: Gebruikers, Rollen, Teams en Teamlidmaatschappen zijn kopieën van dingen die bij de hele organisatie horen, dus hun gerelateerde tabbladen zijn alleen-lezen. Iemand wordt in een team geplaatst in het Beheercentrum, onder Teams — zie Een gebruiker in een team plaatsen.

Sluiten brengt je terug naar het tabblad. Of je nu op Sluiten of Opslaan en sluiten drukt, en of je nu een record toevoegde of een bestaand record opende, je komt terug op het bovenliggende record met hetzelfde gerelateerde tabblad open — niet op de eigen lijst van de gerelateerde tabel, een plek waar je nooit naartoe bent genavigeerd. De adresbalk onthoudt de weg terug ook, zodat dit een vernieuwing halverwege het bewerken overleeft.

Een gerelateerd tabblad heeft een opgeslagen record nodig, omdat gerelateerde records aan dit record hangen — bij een record dat je nog aan het aanmaken bent, meldt de keuzelijst dat.

Opdrachten die je niet ziet

De opdrachtbalk toont alleen wat je rol je toestaat met deze tabel te doen. Mag je hier geen records aanmaken, dan is er geen knop Nieuw; mag je ze niet verwijderen, dan is er geen Verwijderen. Niets wordt grijs weergegeven — een opdracht die je nooit zult kunnen gebruiken, wordt weggelaten in plaats van aangeboden en geweigerd.

Mag je een tabel lezen maar niet wijzigen, dan staat er Openen in plaats van Bewerken, en het record opent als een pagina die je kunt lezen: elk veld wordt getoond, in geen enkel veld kun je typen, en er is geen Opslaan. Dat je iets niet mag wijzigen, is geen reden om het niet te mogen bekijken.

De tabel waarin je werkt bepaalt dit, niet het record — dezelfde app kan je dus contactpersonen laten aanmaken en accounts alleen laten lezen. Vraag je beheerder je rol aan te passen als je meer nodig hebt (zie Een rol toegang geven tot records).

Wat er achter de schermen gebeurt

Elke actie wordt uitgevoerd in je huidige omgeving met je eigen machtigingen — je kunt alleen records zien en wijzigen waarvoor je toestemming hebt. Het verwijderen van een record is definitief, en daarom vraagt de app je eerst om bevestiging.

Een opdracht verbergen is een service, niet de beveiliging zelf: het platform controleert je machtiging opnieuw op de server, telkens wanneer een record wordt gelezen, aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Daarom was een opdracht die na een rolwijziging verdwijnt nooit wat het record beschermde. Zoeken, sorteren en bladeren worden door het platform toegepast bij het ophalen van records, zodat het raster altijd de nieuwste gegevens toont voor het filter dat je hebt gekozen.

Problemen oplossen

• De actie Bewerken of Verwijderen is niet beschikbaar. — Bewerken vereist precies één geselecteerde rij en Verwijderen minstens één; selecteer eerst rijen met hun selectievakjes.
• Nieuw of Verwijderen ontbreekt op de opdrachtbalk. — je rol staat dat niet toe voor deze tabel, dus de knop wordt helemaal niet getoond. Zie Opdrachten die je niet ziet hierboven.
• Het formulier heeft geen knop Opslaan. — je mag deze tabel lezen maar niet wijzigen, dus het record is alleen-lezen geopend. De knop is niet tijdelijk verborgen; opslaan zou worden geweigerd.
• Bij opslaan verschijnt een validatiefout. — het record overtreedt een regel die de tabel afdwingt (bijvoorbeeld een verplicht veld of een beperking op een waarde). Het bericht legt uit wat je moet herstellen; corrigeer het formulier en sla opnieuw op.
• Het raster meldt 'Geen records.' — de tabel heeft nog geen records, of geen enkel record komt overeen met je huidige zoekopdracht. Maak het zoekvak leeg en druk op Enter om alle records te zien.
• Ik heb een datum leeggemaakt, maar hij kwam terug. — een veld leegmaken is een wijziging als alle andere: die wordt pas opgeslagen wanneer je Opslaan of Opslaan en sluiten selecteert. Sluit je het formulier zonder op te slaan, dan vervalt die samen met je andere wijzigingen.
• Een datum ziet er anders uit dan de datum die ik koos. — het veld wordt getoond in de kalender van de app, en een maker kan een veld ook een eigen weergaveopmaak geven. Het opgeslagen tijdstip is hetzelfde als wat je koos; alleen de schrijfwijze verschilt.
• Bij verwijderen staat er "Andere records verwijzen nog naar dit record". — andere records zijn via een opzoekveld aan dit record gekoppeld, en de melding noemt elke tabel en elk veld. Er is niets verwijderd. Open het record, wijzig of verwijder die records via de tabbladen onder Gerelateerd en verwijder het daarna opnieuw.
• Bij opslaan staat er dat iemand anders dit record heeft gewijzigd terwijl u het open had. — Iemand anders heeft hetzelfde record opgeslagen nadat u het opende. Van uw wijzigingen is niets opgeslagen, dus die van de ander is niet overschreven. Sluit het formulier, open het record opnieuw om te zien wat er is gewijzigd en breng uw wijzigingen nog een keer aan.

Gerelateerde scenario's

• Een bestand of afbeelding aan een record toevoegen.
• Een app openen.
• Schakelen tussen omgevingen.