Travailler avec les enregistrements d’une vue

Objectif

Créer, modifier, supprimer, rechercher et trier les enregistrements d’une table depuis la grille de la vue, à l’intérieur d’une application.

Prérequis

• Vous êtes connecté au Shell de la plateforme et avez ouvert une application (voir Ouvrir une application).
• Vous avez sélectionné une table dans la navigation de gauche de l’application.

Étapes

1. La table sélectionnée affiche ses enregistrements dans une grille, selon la vue par défaut de la table. Si la table comporte plusieurs vues, choisissez-en une autre dans le sélecteur Vue de la barre de commandes, au-dessus de la grille.

2. Pour ajouter un enregistrement, sélectionnez Nouveau dans la barre de commandes et remplissez le formulaire. Dans la barre de commandes propre au formulaire, sélectionnez Enregistrer et fermer pour l’enregistrer et revenir à la grille, ou Enregistrer pour l’enregistrer en gardant le formulaire ouvert pour d’autres modifications.

3. Pour modifier un enregistrement, sélectionnez sa ligne à l’aide de la case à cocher, puis sélectionnez Modifier dans la barre de commandes de la grille. Mettez à jour le formulaire et sélectionnez Enregistrer (pour rester sur le formulaire) ou Enregistrer et fermer (pour revenir à la grille). Sélectionnez Fermer pour quitter sans enregistrer ; si vous avez des modifications non enregistrées, l’application vous demande d’abord confirmation — et elle pose la même question si vous partez d’une autre manière, y compris avec le bouton Précédent du navigateur ou un balayage latéral sur un pavé tactile.

4. Certains champs d’un formulaire pointent vers un enregistrement d’une autre table. Sélectionnez le champ, saisissez une partie du nom de l’enregistrement, et choisissez-le dans la liste qui apparaît — sélectionner le champ sans rien saisir propose les premiers enregistrements. Le champ affiche ensuite le nom de l’enregistrement. Pour vider le champ, sélectionnez le ✕ sur son bord.

5. Un champ date ouvre un calendrier lorsque vous le sélectionnez. Choisissez un jour et le champ se ferme ; un champ date et heure garde le calendrier ouvert pour que vous puissiez régler l’heure et les minutes, puis sélectionnez Terminé. Trois raccourcis permettent d’atteindre rapidement une date lointaine :

   • Sélectionnez le mois et l’année en haut du calendrier pour voir les douze mois de cette année. Sélectionnez un mois pour y aller directement.
   • Sélectionnez de nouveau l’année pour voir une page d’années. Les flèches font défiler douze années à la fois : une date de naissance vingt-cinq ans en arrière n’est qu’à deux appuis et un clic.
   • Aujourd’hui revient à la date du jour, et Effacer — le ✕ sur le bord du champ, ou le bouton sous le calendrier — vide le champ. Enregistrez l’enregistrement et la date est supprimée, pas simplement masquée.

   Les dates s’affichent dans le calendrier de votre application — grégorien ou persan, selon le réglage de l’application, ou selon celui pour lequel le champ lui-même a été conçu. Quel que soit celui que vous voyez, c’est le même instant qui est stocké : un enregistrement saisi dans un calendrier se lit correctement dans l’autre.

6. Un formulaire peut aussi comporter un champ fichier ou image — la photo d’un contact, un bon de livraison signé. Voir Ajouter un fichier ou une image à un enregistrement ; un fichier se comporte un peu différemment de tous les autres champs, car sur un enregistrement déjà enregistré, il est stocké dès que vous le choisissez plutôt qu’au moment de l’enregistrement. Lorsqu’une table a été configurée pour cela, cette image apparaît aussi dans la grille à côté du nom de chaque enregistrement et à côté de chaque choix d’une recherche — un enregistrement qui n’a pas encore d’image affiche à la place la première lettre de son nom.

7. Pour supprimer des enregistrements, sélectionnez une ou plusieurs lignes à l’aide de leurs cases à cocher, sélectionnez Supprimer et confirmez. Modifier exige exactement une ligne sélectionnée ; Supprimer fonctionne sur une ou plusieurs lignes sélectionnées.

8. Pour trouver des enregistrements, saisissez du texte dans la zone Rechercher de l’en-tête de la vue, à côté du sélecteur de colonnes. La grille se restreint un instant après que vous avez cessé de taper (Entrée l’applique immédiatement) aux enregistrements dont la colonne principale contient votre texte.

9. Pour trier, sélectionnez un en-tête de colonne ; sélectionnez-le de nouveau pour inverser l’ordre. Pour trier sur plusieurs colonnes — par statut, puis par nom au sein de chaque statut — maintenez Maj enfoncée et sélectionnez l’en-tête suivant. Les en-têtes affichent une flèche pour le sens et, dès qu’il y en a plus d’une, un petit numéro indiquant la place de chaque colonne dans l’ordre. Voir Trier sur plusieurs colonnes et filtrer ci-dessous.

10. Pour parcourir de grandes tables, utilisez Précédent et Suivant sous la grille. Sélectionnez Actualiser dans la barre de commandes pour recharger la page en cours.

Trier sur plusieurs colonnes et filtrer

Au-dessus de la grille, à côté du sélecteur de colonnes, deux boutons changent ce que montre la liste sans modifier aucun enregistrement.

Trier ouvre un panneau qui présente l’ordre sous forme de lignes : Trier par la première colonne, puis par la suivante, chacune en ordre croissant ou décroissant. Ajouter un niveau de tri ajoute une ligne ; le × en retire une ; faites glisser une ligne par sa poignée (ou placez le focus sur la poignée et utilisez les touches fléchées) pour changer sa place. Appliquer réordonne la liste ; Réinitialiser revient à l’ordre avec lequel la vue a été conçue. Ce panneau fait tout ce que fait Maj+clic, et c’est le moyen de le faire sans souris.

Filtrer ouvre le même générateur que celui qu’utilise le concepteur d’une vue : des conditions comme Statut égal à Actif ou Montant supérieur à 1000, combinées avec Et ou Ou, et des groupes imbriqués dans des groupes pour une question telle que (Statut est Nouveau ou Ouvert) et Propriétaire est moi. Appliquer restreint la liste ; Effacer retire le filtre. Votre filtre s’ajoute à celui de la vue — il restreint la vue, il ne montre jamais des enregistrements que la vue exclut.

Un point sur l’un ou l’autre bouton signifie qu’il est actif. Si la grille est vide alors qu’un filtre est appliqué, elle l’indique, pour qu’une liste vide ne soit jamais prise pour des données manquantes. Les deux restent en place jusqu’à ce que vous changiez de vue ou quittiez la page.

Une vue dessinée en arbre ou en calendrier n’a rien de tout cela — ni Filtrer, ni Trier, ni Rechercher, ni sélecteur de colonnes —, car ni l’un ni l’autre n’est une liste de lignes : un arbre suit sa hiérarchie et un calendrier montre sa période.

Enregistrements associés

Le formulaire d’un enregistrement comporte un sélecteur Associés à la fin de ses onglets, qui liste les tables dont les enregistrements pointent vers celui-ci — les contacts d’un compte, les lignes d’une commande, les tâches d’un projet.

Choisissez-en une et elle s’ouvre dans un onglet à côté de ceux du formulaire, n’affichant que ces enregistrements avec les commandes propres à leur vue. Passez de l’un à l’autre à votre guise ; fermez l’onglet avec le × qu’il porte. Les onglets propres au formulaire n’ont pas de ×, car un créateur les a placés là délibérément.

Nouveau dans un onglet associé crée un enregistrement de la table associée avec le lien vers celui-ci déjà renseigné. C’est ce qui en fait le moyen d’ajouter une ligne à une commande ou une tâche à un projet, plutôt qu’une liste qu’il faudrait quitter pour agir. La barre d’adresse porte aussi le lien : une actualisation ou un lien partagé mène donc au même formulaire à moitié rempli.

Les équipes font exception, et l’onglet l’indique : Utilisateurs, Rôles, Équipes et Appartenances aux équipes sont des copies d’éléments qui appartiennent à l’ensemble de l’organisation ; leurs onglets associés sont donc en lecture seule. On ajoute quelqu’un à une équipe dans le Centre de contrôle d’administration, sous Équipes — voir Ajouter un utilisateur à une équipe.

Le fermer vous ramène à l’onglet. Que vous appuyiez sur Fermer ou sur Enregistrer et fermer, et que vous ajoutiez un enregistrement ou en ouvriez un qui existait déjà, vous revenez sur l’enregistrement parent avec le même onglet associé ouvert — et non sur la liste propre à la table associée, où vous n’êtes jamais allé. La barre d’adresse porte aussi le chemin du retour : cela résiste donc à une actualisation en cours de modification.

Un onglet associé nécessite un enregistrement enregistré, puisque les enregistrements associés s’y rattachent — sur un enregistrement que vous êtes encore en train de créer, le sélecteur l’indique.

Les commandes que vous ne voyez pas

La barre de commandes n’affiche que ce que votre rôle vous permet de faire avec cette table. Si vous ne pouvez pas créer d’enregistrements ici, il n’y a pas de bouton Nouveau ; si vous ne pouvez pas en supprimer, il n’y a pas de Supprimer. Rien n’est grisé — une commande que vous ne pourrez jamais utiliser est omise plutôt que proposée puis refusée.

Si vous pouvez lire une table mais pas la modifier, Modifier devient Ouvrir, et l’enregistrement s’ouvre comme une page que vous pouvez lire : chaque champ est affiché, aucun n’est modifiable, et il n’y a pas de bouton Enregistrer. Ne pas pouvoir modifier quelque chose n’est pas une raison pour ne pas pouvoir le consulter.

C’est la table dans laquelle vous vous trouvez qui en décide, pas l’enregistrement — une même application peut donc vous permettre de créer des contacts et seulement de lire des comptes. Demandez à votre administrateur d’ajuster votre rôle s’il vous en faut davantage (voir Accorder à un rôle l’accès aux enregistrements).

Ce qui se passe en coulisses

Chaque action s’exécute sur votre environnement actuel, avec vos propres autorisations — vous ne pouvez voir et modifier que les enregistrements auxquels vous avez droit. La suppression d’un enregistrement est définitive, c’est pourquoi l’application vous demande d’abord de confirmer.

Masquer une commande est une courtoisie, pas la protection elle-même : la plateforme revérifie votre autorisation sur le serveur chaque fois qu’un enregistrement est lu, créé, modifié ou supprimé. C’est pourquoi une commande qui disparaît après un changement de rôle n’a jamais été ce qui protégeait l’enregistrement. La recherche, le tri et la pagination sont appliqués par la plateforme lorsqu’elle récupère les enregistrements : la grille reflète donc toujours les données les plus récentes pour le filtre que vous avez choisi.

Dépannage

• L’action Modifier ou Supprimer n’est pas disponible. — Modifier nécessite exactement une ligne sélectionnée et Supprimer au moins une ; sélectionnez d’abord des lignes à l’aide de leurs cases à cocher.
• Nouveau ou Supprimer est absent de la barre de commandes. — votre rôle ne vous accorde pas ce droit sur cette table ; le bouton n’est donc pas affiché du tout. Voir Les commandes que vous ne voyez pas ci-dessus.
• Le formulaire n’a pas de bouton Enregistrer. — vous pouvez lire cette table mais pas la modifier ; l’enregistrement s’est donc ouvert en lecture seule. Le bouton n’est pas masqué temporairement ; un enregistrement serait refusé.
• Un enregistrement signale une erreur de validation. — l’enregistrement enfreint une règle imposée par la table (par exemple un champ obligatoire ou une contrainte sur une valeur). Le message explique quoi corriger ; corrigez le formulaire et enregistrez de nouveau.
• La grille indique « Aucun enregistrement. » — la table n’a pas encore d’enregistrements, ou aucun ne correspond à votre recherche actuelle. Videz la zone de recherche et appuyez sur Entrée pour voir tous les enregistrements.
• J’ai vidé une date mais elle est revenue. — effacer un champ est une modification comme une autre : elle n’est stockée que lorsque vous sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer. Fermer le formulaire sans enregistrer l’annule, avec vos autres modifications.
• Une date ne s’affiche pas comme celle que j’ai choisie. — le champ s’affiche dans le calendrier de l’application, et un créateur peut aussi donner à un champ son propre format d’affichage. L’instant stocké est bien celui que vous avez choisi ; seule sa présentation diffère.
• La suppression indique « D’autres enregistrements pointent encore vers celui-ci ». — d’autres enregistrements sont liés à celui-ci par un champ de recherche, et le message nomme chaque table et chaque champ. Rien n’a été supprimé. Ouvrez l’enregistrement, modifiez ou supprimez ces enregistrements depuis ses onglets Associé, puis supprimez-le à nouveau.
• L’enregistrement indique que quelqu’un d’autre a modifié la fiche pendant que vous l’aviez ouverte. — Une autre personne a enregistré la même fiche après que vous l’avez ouverte. Rien de vos modifications n’a été enregistré, la sienne n’a donc pas été écrasée. Fermez le formulaire, rouvrez la fiche pour voir ce qu’elle a changé, puis refaites vos modifications.

Scénarios associés

• Ajouter un fichier ou une image à un enregistrement.
• Ouvrir une application.
• Passer d’un environnement à l’autre.