Terminer une tâche
Objectif
Trouver le travail qu’un processus métier vous a attribué, examiner l’objet de la décision, et le terminer en prenant une décision telle que Approuver ou Rejeter.
Prérequis
- Vous êtes connecté au Shell de la plateforme.
- Un processus vous a attribué au moins une tâche, à vous, à un rôle que vous détenez ou à une équipe dont vous faites partie.
Où se trouvent vos tâches
Vos tâches se trouvent derrière le bouton des tâches dans la barre supérieure, à côté des commandes d’environnement et de paramètres. Il affiche un compteur dès que quelque chose attend. Le sélectionner fait monter une liste depuis le bas de la fenêtre ; choisir une tâche dans cette liste la range de nouveau, si bien qu’elle ne reste jamais par-dessus ce que vous essayez de lire.
Il y a aussi une barre en bas de la fenêtre, dans toute application qui participe à des processus. Lorsque vous n’avez aucune tâche en main, elle indique combien de tâches attendent ; lorsque vous en avez une en main, elle la nomme. Sélectionner cette barre ouvre la même liste — la file d’attente est donc accessible depuis la phrase qui la nomme, et pas seulement depuis le coin de la fenêtre.
Vos tâches peuvent aussi figurer sur une page
Une application peut placer la même liste sur l’un de ses propres écrans — en général sa page d’accueil, de sorte qu’ouvrir l’application revient à ouvrir votre travail. Elle se comporte exactement comme la liste décrite ci-dessous : les mêmes lignes, les mêmes colonnes, et en sélectionner une prend la tâche et ouvre ce qu’elle concerne. Ce n’est pas une seconde boîte de réception ; le compteur de la barre supérieure et les lignes de la page sont les mêmes tâches.
C’est à la personne qui a conçu l’application de décider si elle en comporte une.
Ce que montre la liste
La liste est un tableau, une ligne par tâche, les plus récentes en premier :
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| # | Le numéro de la ligne. |
| Processus | Le processus dont provient la tâche. |
| Tâche | Le nom de l’étape. |
| Description | À quoi sert l’étape, dans les mots de la personne qui l’a conçue — et son échéance, s’il y en a une. |
| Attribuée à | À qui elle est proposée, ou qui l’a prise. Elle indique Moi lorsqu’elle vous désigne directement. |
| Arrivée | Quand elle est apparue, à la minute près. |
| En attente | Depuis combien de temps elle attend — 2 jours, 3 heures, 30 minutes. Toujours dans la plus grande unité entière, pour que vous puissiez comparer les lignes d’un coup d’œil au lieu de calculer que soixante-dix minutes, c’est plus qu’une heure. |
Au-dessus du tableau se trouve une rangée de boutons — Ouvrir, Transmettre, Remettre et Actualiser — qui agissent sur la ligne que vous avez cochée. Sélectionner le texte d’une ligne l’ouvre immédiatement : vous avez donc rarement besoin de la case à cocher.
Étapes
- Sélectionnez le bouton des tâches dans la barre supérieure pour faire apparaître votre liste de tâches.
- Sélectionnez une tâche. Quatre choses se produisent :
- La tâche devient la vôtre. Si elle était proposée à plusieurs personnes, c’est l’ouvrir qui la prend — voir ci-dessous.
- La liste se ferme.
- L’objet de la décision — un enregistrement, une liste, un rapport ou un écran — s’ouvre dans la partie principale de la fenêtre, en taille réelle, avec la navigation et les boutons propres à l’application. Vous pouvez le lire, le faire défiler et l’explorer librement.
- La barre du bas affiche désormais le nom de la tâche en cours, avec un bouton Décider et un bouton Quitter à côté.
- Prenez le temps qu’il vous faut. Vous pouvez ouvrir des enregistrements associés, lancer une recherche, puis revenir. La barre du bas conserve la tâche en cours : Décider est donc toujours à un clic — vous n’avez jamais à rechercher la tâche. Sélectionner le nom de la tâche sur cette barre rouvre la liste, ce qui permet de passer à une autre tâche.
- Une fois votre décision prise, sélectionnez Décider. Un panneau s’ouvre par-dessus ce que vous lisiez, avec les informations que le processus vous demande de renseigner.
- Renseignez ce qui est nécessaire et choisissez un résultat — les boutons en bas du panneau, par exemple Approuver, Rejeter ou simplement Terminé. Leur libellé est choisi par la personne qui a conçu le processus.
La tâche quitte alors votre liste et le processus passe à l’étape suivante.
Vous êtes ramené à la page d’accueil de l’application. Ce que la tâche avait ouvert y avait été placé par le processus — souvent un enregistrement que vous pouviez seulement lire — et la raison pour laquelle il était ouvert vient de prendre fin. Une tâche qui n’avait rien à ouvrir vous laisse exactement là où vous étiez.
Certaines tâches demandent une justification
Un processus peut exiger une explication pour un résultat mais pas pour un autre — typiquement un rejet. Si vous choisissez un résultat qui en exige une sans avoir rien écrit, le panneau vous indique quel champ remplir au lieu de ne rien faire sans le dire. Remplissez-le et choisissez de nouveau le résultat.
Les tâches sans rien à ouvrir
Certaines tâches sont une pure décision — prendre connaissance d’une politique, par exemple. En sélectionner une ne vous éloigne pas de ce que vous faisiez ; elle devient simplement la tâche nommée sur la barre du bas. Sélectionnez Décider quand vous êtes prêt.
Les tâches proposées à plusieurs personnes
Un processus confie souvent une étape à un rôle ou à une équipe plutôt qu’à une seule personne. Dans ce cas, la tâche apparaît dans la liste de toutes les personnes susceptibles de la recevoir, et la première personne qui l’ouvre la prend. Il n’y a pas de bouton distinct sur lequel appuyer : ouvrir, c’est prendre.
Pour toutes les autres, cette tâche affiche alors Prise et ne peut plus être ouverte — vous voyez ainsi où elle est partie, au lieu de tomber sur une ligne qui ne fait rien.
Si deux d’entre vous l’ouvrent presque au même moment, l’un des deux est informé que quelqu’un d’autre a pris cette tâche et la liste se rouvre. Rien n’est perdu ; choisissez-en une autre.
Rendre une tâche
Faites apparaître votre liste de tâches, cochez une tâche que vous détenez, et sélectionnez Remettre. Elle retourne à toutes les personnes à qui elle était proposée, et n’importe laquelle d’entre elles peut la prendre. Utilisez cette option lorsque vous avez pris quelque chose qui s’avère destiné à quelqu’un d’autre.
Transmettre une tâche à quelqu’un d’autre
Utilisez cette option lorsque la tâche ne doit pas revenir au même groupe — vous vous absentez, ou la décision revient manifestement à quelqu’un d’autre.
- Faites apparaître votre liste de tâches et cochez la tâche.
- Sélectionnez Transmettre.
- Commencez à saisir un nom dans la zone À et choisissez la personne dans la liste qui apparaît.
- Sélectionnez de nouveau Transmettre.
La tâche quitte vos mains pour passer dans les siennes. C’est une proposition, comme n’importe quelle autre : la personne la prend en l’ouvrant, exactement comme vous le feriez.
Vous ne pouvez transmettre qu’une tâche qui est la vôtre — une tâche que vous détenez, ou une tâche proposée à un groupe de personnes dont vous faites partie. Une tâche que quelqu’un d’autre a prise est à cette personne de la transmettre, pas à vous.
Quitter une tâche sans décider
Sélectionnez Quitter sur la barre du bas. Rien n’est consigné, et la tâche reste la vôtre — vous ne travaillez simplement plus dessus pour l’instant, et elle reste dans votre liste pour que vous y reveniez. Ce que vous aviez ouvert reste à l’écran ; quitter une tâche ne fait pas disparaître l’enregistrement que vous lisiez.
Pour la rendre aux autres personnes à qui elle était proposée, utilisez plutôt Remettre.
Si l’écran d’une tâche n’est pas disponible
Une tâche pointe vers quelque chose dans une application précise. Si cette application n’est pas installée dans l’environnement où vous vous trouvez, la liste l’indique au lieu d’ouvrir autre chose. Basculez vers l’environnement auquel appartient le travail, ou demandez à un administrateur quelle application le processus attend.
Ce qui se passe en coulisses
Terminer une tâche consigne le résultat que vous avez choisi ainsi que tout ce que vous avez renseigné, et rend la main au processus, qui passe à la suite. Si le processus exécute plusieurs branches à la fois, seule la branche à laquelle appartient votre tâche avance — les autres continuent indépendamment.