Een taak voltooien
Doel
Vind het werk dat een bedrijfsproces aan je heeft toegewezen, bekijk waar de beslissing over gaat, en voltooi het met een beslissing zoals Goedkeuren of Afwijzen.
Vereisten
- Je bent aangemeld bij de platformshell.
- Een proces heeft minstens één taak toegewezen aan jou, aan een rol die je hebt of aan een team waarvan je lid bent.
Waar je taken staan
Je taken zitten achter de bakknop in de bovenbalk, naast de omgevings- en instellingenknoppen. Er staat een aantal op zodra er iets wacht. Selecteer je de knop, dan schuift er een lijst omhoog vanaf de onderkant van het venster; kies je een taak uit die lijst, dan verdwijnt de lijst weer, zodat die nooit over datgene ligt wat je probeert te lezen.
Er is ook een balk langs de onderkant van het venster, in elke app die deelneemt aan processen. Heb je niets onder handen, dan zegt die hoeveel taken er wachten; heb je een taak onder handen, dan noemt de balk die. Selecteer je die balk, dan opent dezelfde lijst — zo bereik je de wachtrij vanuit de zin die haar noemt, en niet alleen vanuit de hoek van het venster.
Je taken kunnen ook op een pagina staan
Een app kan dezelfde lijst op een van haar eigen schermen zetten — meestal de startpagina, zodat de app openen betekent dat je je werk opent. Die lijst gedraagt zich precies zoals de lijst hieronder: dezelfde rijen, dezelfde kolommen, en als je er een selecteert, pak je de taak op en opent wat ze betreft. Het is geen tweede inbox; het aantal in de bovenbalk en de rijen op de pagina zijn dezelfde taken.
Of een app zo'n lijst heeft, bepaalt degene die haar heeft gebouwd.
Wat de lijst toont
De lijst is een tabel, met één rij per taak, nieuwste eerst:
| Kolom | Wat die zegt |
|---|---|
| # | Het nummer van de rij. |
| Proces | Uit welk proces de taak komt. |
| Taak | Hoe de stap heet. |
| Beschrijving | Waar de stap voor is, in de woorden van wie haar heeft ontworpen — en de deadline, als die er is. |
| Toegewezen aan | Aan wie de taak wordt aangeboden, of wie haar heeft opgepakt. Er staat Ik als jij rechtstreeks wordt genoemd. |
| Binnengekomen | Wanneer de taak verscheen, tot op de minuut. |
| Wachttijd | Hoe lang de taak er al staat — 2 dagen, 3 uur, 30 minuten. Altijd de grootste hele eenheid, zodat je rijen in één oogopslag kunt vergelijken in plaats van uit te rekenen dat zeventig minuten langer is dan een uur. |
Boven de tabel staat een rij knoppen — Openen, Doorgeven, Teruggeven en Vernieuwen — die werken op de rij die je hebt aangevinkt. Selecteer je de tekst van een rij, dan opent die meteen, dus het vinkje heb je zelden nodig.
Stappen
- Selecteer de bakknop in de bovenbalk om je takenlijst te openen.
- Selecteer een taak. Er gebeuren vier dingen:
- De taak wordt van jou. Werd ze aan meerdere mensen aangeboden, dan pak je haar op door haar te openen — zie hieronder.
- De lijst sluit.
- Datgene waar de beslissing over gaat — een record, een lijst, een rapport of een scherm — opent in het hoofdgedeelte van het venster, op volledige grootte, met de eigen navigatie en knoppen van de app. Je kunt het lezen, erdoor scrollen en het verkennen.
- De balk langs de onderkant toont nu de naam van de taak waaraan je werkt, met een knop Beslissen en een knop Verlaten ernaast.
- Neem de tijd die je nodig hebt. Je kunt gerelateerde records openen, een zoekopdracht uitvoeren en terugkomen. De onderste balk onthoudt de taak waaraan je werkt, dus Beslissen is altijd één klik verwijderd — je hoeft de taak nooit opnieuw te zoeken. Selecteer je de naam van de taak op die balk, dan opent de lijst opnieuw; zo schakel je over naar een andere taak.
- Heb je je besluit genomen, selecteer dan Beslissen. Er opent een paneel over wat je aan het lezen was, met eventuele gegevens die het proces je vraagt in te vullen.
- Vul in wat nodig is en kies een uitkomst — de knoppen onderaan het paneel, zoals Goedkeuren, Afwijzen of gewoon Gereed. De tekst wordt gekozen door degene die het proces heeft ontworpen.
De taak verdwijnt daarna uit je lijst en het proces gaat door naar de volgende stap.
Je wordt teruggebracht naar de startpagina van de app. Wat de taak opende, stond daar vanwege het proces — vaak een record dat je alleen mocht lezen — en de reden waarom het open stond, is zojuist vervallen. Een taak die niets te openen had, laat je precies waar je was.
Sommige taken vragen om een reden
Een proces kan een toelichting verplicht stellen voor de ene uitkomst maar niet voor de andere — meestal een afwijzing. Kies je een uitkomst die er een vereist en heb je niets geschreven, dan zegt het paneel welk veld je moet invullen, in plaats van stilletjes niets te doen. Vul het in en kies de uitkomst opnieuw.
Taken zonder iets te openen
Sommige taken zijn een zuivere beslissing — bijvoorbeeld een beleid bevestigen. Selecteer je er een, dan word je niet weggehaald bij waar je mee bezig was; de taak wordt alleen de taak die op de onderste balk wordt genoemd. Selecteer Beslissen wanneer je er klaar voor bent.
Taken die aan meerdere mensen worden aangeboden
Een proces geeft een stap vaak aan een rol of een team in plaats van aan één persoon. Gebeurt dat, dan verschijnt de taak in de lijst van iedereen bij wie ze terecht kan komen, en de eerste persoon die haar opent, pakt haar op. Er is geen aparte knop: openen is oppakken.
Voor alle anderen toont die taak daarna Opgepakt en kan ze niet meer worden geopend — zo zie je waar ze naartoe is gegaan in plaats van een rij te vinden die niets doet.
Openen twee van jullie haar vrijwel tegelijk, dan krijgt een van jullie te horen dat iemand anders die taak al heeft opgepakt, en opent de lijst opnieuw. Er gaat niets verloren; kies een andere.
Een taak teruggeven
Open je takenlijst, vink een taak aan die je in handen hebt en selecteer Teruggeven. Ze gaat terug naar iedereen aan wie ze werd aangeboden, en ieder van hen kan haar oppakken. Gebruik dit wanneer je iets hebt opgepakt dat voor iemand anders blijkt te zijn.
Een taak aan iemand anders doorgeven
Gebruik dit wanneer de taak niet terug moet naar dezelfde groep — je gaat weg, of het is duidelijk aan iemand anders om te beslissen.
- Open je takenlijst en vink de taak aan.
- Selecteer Doorgeven.
- Begin een naam te typen in het vak Aan en kies de persoon uit de lijst die verschijnt.
- Selecteer nogmaals Doorgeven.
De taak gaat uit jouw handen over in die van de ander. Het is een aanbod, net als elk ander: de ander pakt haar op door haar te openen, precies zoals jij zou doen.
Je kunt alleen een taak doorgeven die van jou is — een taak die je in handen hebt, of een taak die aan jou (onder anderen) wordt aangeboden. Een taak die iemand anders heeft opgepakt, is aan die persoon om door te geven, niet aan jou.
Een taak verlaten zonder te beslissen
Selecteer Verlaten op de onderste balk. Er wordt niets vastgelegd, en de taak blijft van jou — je werkt er alleen op dit moment niet meer aan, en ze staat nog in je lijst om later naar terug te keren. Wat je open had, blijft op het scherm; een taak verlaten gooit het record dat je aan het lezen was niet weg.
Wil je haar teruggeven aan de andere mensen aan wie ze werd aangeboden, gebruik dan Teruggeven.
Als het scherm van een taak niet beschikbaar is
Een taak verwijst naar iets in een bepaalde app. Is die app niet geïnstalleerd in de omgeving waarin je werkt, dan zegt de lijst dat, in plaats van iets anders te openen. Schakel over naar de omgeving waar het werk bij hoort, of vraag een beheerder welke app het proces verwacht.
Wat er achter de schermen gebeurt
Bij het voltooien van een taak wordt vastgelegd welke uitkomst je hebt gekozen, samen met alles wat je hebt ingevuld, en krijgt het proces de controle terug; het gaat dan verder met wat er daarna komt. Voert het proces meerdere vertakkingen tegelijk uit, dan gaat alleen de vertakking waartoe je taak behoort verder — de andere lopen onafhankelijk door.