Eine Aufgabe erledigen
Ziel
Die Arbeit finden, die ein Geschäftsprozess Ihnen zugewiesen hat, sich ansehen, worum es bei der Entscheidung geht, und sie mit einer Entscheidung wie Genehmigen oder Ablehnen abschließen.
Voraussetzungen
- Sie sind bei der Plattform-Shell angemeldet.
- Ein Prozess hat mindestens eine Aufgabe Ihnen, einer Ihrer Rollen oder einem Ihrer Teams zugewiesen.
Wo Ihre Aufgaben sind
Ihre Aufgaben liegen hinter der Ablage-Schaltfläche in der oberen Leiste, neben der Umgebungsauswahl und den Einstellungen. Sie zeigt eine Zahl, sobald etwas wartet. Wenn Sie sie wählen, fährt vom unteren Fensterrand eine Liste herauf; wählen Sie darin eine Aufgabe aus, verschwindet die Liste wieder, sodass sie nie über dem liegt, was Sie gerade lesen möchten.
In jeder App, die an Prozessen teilnimmt, gibt es außerdem eine Leiste am unteren Fensterrand. Haben Sie keine Aufgabe in Bearbeitung, zeigt sie, wie viele Aufgaben warten; haben Sie eine, nennt sie deren Namen. Wenn Sie diese Leiste wählen, öffnet sich dieselbe Liste – die Warteschlange ist also über den Satz erreichbar, der sie benennt, nicht nur über die Fensterecke.
Ihre Aufgaben können auch auf einer Seite stehen
Eine App kann dieselbe Liste auf einem ihrer eigenen Bildschirme zeigen – meist auf ihrer Startseite, sodass das Öffnen der App gleichbedeutend mit dem Öffnen Ihrer Arbeit ist. Sie verhält sich genau wie die unten beschriebene Liste: dieselben Zeilen, dieselben Spalten, und wenn Sie eine auswählen, übernehmen Sie die Aufgabe und öffnen, worum es geht. Es ist kein zweiter Posteingang; die Zahl in der oberen Leiste und die Zeilen auf der Seite sind dieselben Aufgaben.
Ob eine App eine solche Liste hat, entscheidet die Person, die sie gebaut hat.
Ihre Aufgaben können auch auf einer Seite stehen
Eine App kann dieselbe Liste auf einem ihrer eigenen Bildschirme zeigen – meist auf ihrer Startseite, sodass das Öffnen der App gleichbedeutend mit dem Öffnen Ihrer Arbeit ist. Sie verhält sich genau wie die unten beschriebene Liste: dieselben Zeilen, dieselben Spalten, und wenn Sie eine auswählen, übernehmen Sie die Aufgabe und öffnen, worum es geht. Es ist kein zweiter Posteingang; die Zahl in der oberen Leiste und die Zeilen auf der Seite sind dieselben Aufgaben.
Ob eine App eine solche Liste hat, entscheidet die Person, die sie gebaut hat.
Was die Liste zeigt
Die Liste ist eine Tabelle mit einer Zeile pro Aufgabe, die neueste zuerst:
| Spalte | Was sie angibt |
|---|---|
| # | Die Nummer der Zeile. |
| Prozess | Aus welchem Prozess die Aufgabe stammt. |
| Aufgabe | Wie der Schritt heißt. |
| Beschreibung | Wofür der Schritt da ist, in den Worten der Person, die ihn entworfen hat – und seine Frist, sofern es eine gibt. |
| Zugewiesen an | Wem sie angeboten wird oder wer sie übernommen hat. Dort steht Ich, wo sie Sie direkt nennt. |
| Eingegangen | Wann sie aufgetaucht ist, auf die Minute genau. |
| Wartet seit | Wie lange sie schon liegt – 2 Tage, 3 Stunden, 30 Minuten. Immer die größte ganze Einheit, sodass Sie Zeilen auf einen Blick vergleichen können, statt auszurechnen, dass siebzig Minuten länger als eine Stunde sind. |
| Wartet seit | Wie lange sie schon liegt – 2 Tage, 3 Stunden, 30 Minuten. Immer die größte ganze Einheit, sodass Sie Zeilen auf einen Blick vergleichen können, statt auszurechnen, dass siebzig Minuten länger als eine Stunde sind. |
Über der Tabelle steht eine Reihe von Schaltflächen – Öffnen, Weitergeben, Zurückgeben und Aktualisieren –, die auf die Zeile wirken, die Sie angehakt haben. Wenn Sie den Text einer Zeile wählen, wird sie sofort geöffnet; das Häkchen brauchen Sie also selten.
Schritte
- Wählen Sie die Ablage-Schaltfläche in der oberen Leiste, um Ihre Aufgabenliste heraufzuholen.
- Wählen Sie eine Aufgabe aus. Vier Dinge passieren:
- Die Aufgabe gehört Ihnen. Wurde sie mehreren Personen angeboten, übernehmen Sie sie durch das Öffnen – siehe unten.
- Die Liste schließt sich.
- Das, worum es bei der Entscheidung geht – ein Datensatz, eine Liste, ein Bericht oder ein Bildschirm –, öffnet sich im Hauptbereich des Fensters in voller Größe, mit der eigenen Navigation und den Schaltflächen der App. Sie können es lesen, scrollen und erkunden.
- Die Leiste am unteren Rand zeigt jetzt den Namen der Aufgabe, an der Sie arbeiten, mit einer Schaltfläche Entscheiden und einer Schaltfläche Verlassen daneben.
- Lassen Sie sich so viel Zeit, wie Sie brauchen. Sie können verwandte Datensätze öffnen, suchen und zurückkehren. Die untere Leiste behält die Aufgabe, an der Sie arbeiten, sodass Entscheiden immer nur einen Klick entfernt ist – Sie müssen die Aufgabe nie erneut suchen. Wenn Sie den Namen der Aufgabe in dieser Leiste wählen, öffnet sich die Liste wieder; so wechseln Sie zu einer anderen.
- Wenn Sie sich entschieden haben, wählen Sie Entscheiden. Über dem, was Sie gelesen haben, öffnet sich ein Bereich mit allen Angaben, die der Prozess von Ihnen verlangt.
- Füllen Sie aus, was nötig ist, und wählen Sie ein Ergebnis – die Schaltflächen unten im Bereich, etwa Genehmigen, Ablehnen oder einfach Erledigt. Den Wortlaut wählt die Person, die den Prozess entworfen hat.
Die Aufgabe verschwindet dann aus Ihrer Liste, und der Prozess fährt mit seinem nächsten Schritt fort.
Sie werden zur Startseite der App zurückgebracht. Was die Aufgabe geöffnet hat, hat der Prozess dort platziert – oft ein Datensatz, den Sie nur lesen durften –, und der Grund, weshalb es offen war, ist gerade entfallen. Eine Aufgabe, die nichts zu öffnen hatte, lässt Sie genau dort, wo Sie waren.
Sie werden zur Startseite der App zurückgebracht. Was die Aufgabe geöffnet hat, hat der Prozess dort platziert – oft ein Datensatz, den Sie nur lesen durften –, und der Grund, weshalb es offen war, ist gerade entfallen. Eine Aufgabe, die nichts zu öffnen hatte, lässt Sie genau dort, wo Sie waren.
Manche Aufgaben verlangen eine Begründung
Ein Prozess kann für ein Ergebnis eine Erklärung verlangen, für ein anderes nicht – typischerweise für eine Ablehnung. Wählen Sie ein Ergebnis, das eine Begründung braucht, ohne etwas geschrieben zu haben, sagt Ihnen der Bereich, welches Feld Sie ausfüllen müssen, statt stillschweigend nichts zu tun. Füllen Sie es aus und wählen Sie das Ergebnis erneut.
Aufgaben, die nichts öffnen
Manche Aufgaben sind eine reine Entscheidung – etwa die Bestätigung einer Richtlinie. Wenn Sie eine solche auswählen, werden Sie nicht von dem wegbewegt, was Sie gerade tun; sie wird lediglich zur Aufgabe, die in der unteren Leiste genannt wird. Wählen Sie Entscheiden, sobald Sie bereit sind.
Aufgaben, die mehreren Personen angeboten werden
Ein Prozess gibt einen Schritt oft einer Rolle oder einem Team statt einer einzelnen Person. Dann erscheint die Aufgabe in der Liste aller, an die sie gehen könnte, und die erste Person, die sie öffnet, übernimmt sie. Es gibt keine eigene Schaltfläche dafür: Öffnen ist Übernehmen.
Für alle anderen zeigt die Aufgabe dann Übernommen und lässt sich nicht mehr öffnen – so sehen Sie, wohin sie gegangen ist, statt auf eine Zeile zu stoßen, die nichts tut.
Öffnen zwei von Ihnen sie fast im selben Moment, erfährt eine Person, dass jemand anderes diese Aufgabe übernommen hat, und die Liste öffnet sich erneut. Es geht nichts verloren; wählen Sie eine andere.
Eine Aufgabe zurückgeben
Holen Sie Ihre Aufgabenliste herauf, haken Sie eine Aufgabe an, die Sie halten, und wählen Sie Zurückgeben. Sie geht zurück an alle, denen sie angeboten wurde, und jede dieser Personen kann sie übernehmen. Nutzen Sie das, wenn Sie etwas übernommen haben, das sich als Sache eines anderen herausstellt.
Eine Aufgabe an jemand anderen weitergeben
Nutzen Sie das, wenn die Aufgabe nicht an dieselbe Gruppe zurückgehen soll – Sie sind nicht da, oder die Entscheidung ist ganz klar Sache einer anderen Person.
- Holen Sie Ihre Aufgabenliste herauf und haken Sie die Aufgabe an.
- Wählen Sie Weitergeben.
- Beginnen Sie, im Feld An einen Namen einzugeben, und wählen Sie die Person aus der erscheinenden Liste.
- Wählen Sie erneut Weitergeben.
Die Aufgabe geht aus Ihren Händen in die der anderen Person. Es ist ein Angebot wie jedes andere: Sie übernimmt die Aufgabe durch Öffnen, genau wie Sie.
Weitergeben können Sie nur eine Aufgabe, die Ihnen gehört – eine, die Sie halten, oder eine, die unter anderem Ihnen angeboten wird. Eine Aufgabe, die jemand anderes übernommen hat, kann diese Person weitergeben, nicht Sie.
Eine Aufgabe verlassen, ohne zu entscheiden
Wählen Sie Verlassen in der unteren Leiste. Es wird nichts festgehalten, und die Aufgabe bleibt Ihre – Sie arbeiten nur gerade nicht mehr daran, und sie steht weiterhin in Ihrer Liste, damit Sie zurückkehren können. Was Sie geöffnet hatten, bleibt auf dem Bildschirm; das Verlassen einer Aufgabe verwirft nicht den Datensatz, den Sie gelesen haben.
Um sie an die anderen Personen zurückzugeben, denen sie angeboten wurde, verwenden Sie stattdessen Zurückgeben.
Wenn der Bildschirm einer Aufgabe nicht verfügbar ist
Eine Aufgabe verweist auf etwas in einer bestimmten App. Ist diese App in der Umgebung, in der Sie sich befinden, nicht installiert, sagt die Liste das, statt etwas anderes zu öffnen. Wechseln Sie zu der Umgebung, zu der die Arbeit gehört, oder fragen Sie einen Administrator, welche App der Prozess erwartet.
Was im Hintergrund passiert
Das Erledigen einer Aufgabe hält fest, welches Ergebnis Sie gewählt haben, zusammen mit allem, was Sie ausgefüllt haben, und gibt die Steuerung an den Prozess zurück, der mit dem nächsten Schritt fortfährt. Führt der Prozess mehrere Zweige gleichzeitig aus, bewegt sich nur der Zweig weiter, zu dem Ihre Aufgabe gehört – die anderen laufen unabhängig weiter.