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Den Besitzer eines Datensatzes ändern

Ziel​

Sehen, wem ein Datensatz gehört, und ihn an jemand anderen übergeben.

Voraussetzungen​

  • Sie können den Datensatz bearbeiten. Wenn Sie ihn ändern können, können Sie ihn auch weitergeben.

Wem ein Datensatz gehört​

Jeder Datensatz gehört jemandem: der Person, die ihn angelegt hat, sofern er seitdem nicht weitergegeben wurde. Besitzer kann eine Person oder ein Team sein – eine Warteschlange, eine Schicht, eine Region –, denn Arbeit gehört oft einer Gruppe statt einem einzelnen Schreibtisch.

Sie ändern ihn im Feld Besitzer des Datensatzes.

Über das Feld „Besitzer“ im Formular​

Hat die Person, die Ihr Formular gebaut hat, dort ein Feld Besitzer platziert, ändern Sie den Besitzer dort wie jedes andere Feld.

  1. Wählen Sie das Feld „Besitzer“ aus. Ein Bereich öffnet sich.
  2. Wählen Sie oben in diesem Bereich Benutzer oder Team. Das kommt zuerst und ändert, was die Liste darunter anbietet – Personen und Teams sind zwei verschiedene Listen.
  3. Suchen Sie den neuen Besitzer und wählen Sie ihn aus.
  4. Wählen Sie Speichern.

Bis zum Speichern passiert nichts. Das Auswählen eines Namens füllt nur das Feld aus, genau wie das Eintippen einer Telefonnummer: Schließen Sie das Formular ohne zu speichern, gehört der Datensatz weiterhin dem bisherigen Besitzer.

Das geht auch beim Anlegen eines Datensatzes. Füllen Sie den Besitzer zusammen mit allem anderen aus, und der Datensatz wird in einem Schritt angelegt und übergeben, statt erst gespeichert und dann neu zugewiesen zu werden.

Solange das Feld geschlossen ist, zeigt es den Namen des Besitzers mit einem kleinen Symbol davor. Das Symbol zeigt, ob der Besitzer eine Person oder ein Team ist – ein Blick lohnt sich, denn zwei davon können denselben Namen tragen.

Den Befehl „Zuweisen“ gibt es nicht mehr​

Früher gab es in der Befehlsleiste eine Schaltfläche Zuweisen, die dieselbe Aufgabe über einen eigenen Dialog erledigte. Sie ist entfallen. Das Feld „Besitzer“ kann jetzt selbst auf eine Person oder ein Team verweisen, der Befehl war also ein zweiter Weg für dieselbe Sache – und beide verhielten sich unterschiedlich, was schlimmer ist als jeder für sich: Das Feld wartete auf das Speichern, der Befehl wirkte in dem Moment, in dem Sie ihn bestätigten.

Hat Ihr Formular kein Feld Besitzer, bitten Sie die Person, die das Formular gebaut hat, eines zu platzieren. Das ist das Einzige, was diese Änderung kostet.

Warum Besitz sorgfältig behandelt wird​

Der Besitz ist kein Detail des Datensatzes wie eine Telefonnummer: Er entscheidet, wer den Datensatz überhaupt sehen kann. Wie auch immer Sie ihn ändern, die Plattform prüft daher dasselbe – dass der neue Besitzer existiert, dass er eine Person oder ein Team ist und dass Sie den Datensatz überhaupt weitergeben durften.

Fehlerbehebung​

  • Das Feld „Besitzer“ ist da, aber ich kann es nicht ändern. – Einer von drei Gründen. Sie haben keine Berechtigung, den Datensatz zu ändern (einen Datensatz, den Sie nicht bearbeiten können, können Sie nicht weitergeben); das Formular wurde schreibgeschützt geöffnet; oder Sie befinden sich in einem Datensatz vom Typ Benutzer, Team oder Organisationseinheit, wo der Besitzer angezeigt, aber nie bearbeitet werden kann – aus diesen besteht der Besitz, daher hat „Wem gehört dieses Team?“ keine Antwort.
  • In meinem Formular gibt es kein Feld „Besitzer“. – Es muss wie jedes andere Feld platziert werden. Fragen Sie die Person, die das Formular gebaut hat; die Hilfe für Ersteller beschreibt, wie man einem Formular ein Feld hinzufügt.
  • Ich finde „Benutzer“ und „Team“ im Feld „Besitzer“ nicht. – Sie stehen im Bereich, ganz oben. Wählen Sie zuerst das Feld aus; die Auswahl erscheint über der Namensliste, die sie filtert.
  • Die gewünschte Person ist nicht in der Liste. – Die Liste enthält die Benutzer dieser Umgebung. Wer sich noch nie dort angemeldet hat, erscheint möglicherweise noch nicht.
  • Ich habe ein Team gewählt, und die Liste wurde leer. – Teams und Benutzer sind getrennte Listen; beim Wechsel wird Ihre Auswahl absichtlich geleert, denn eine Person ist kein Team.
  • „Der Datensatz wurde gespeichert, aber sein Besitzer konnte nicht geändert werden.“ – Genau das ist passiert, und der Unterschied ist wichtig: Ihre übrigen Änderungen sind gespeichert, geben Sie sie also nicht erneut ein. Abgelehnt wurde nur die Übergabe, meist weil die gewählte Person oder das gewählte Team inzwischen entfernt wurde oder weil Sie diesen Datensatz nicht weitergeben dürfen. Öffnen Sie ihn erneut und ändern Sie nur den Besitzer.
  • Ich habe ihn zugewiesen und finde ihn nicht mehr. – Das kann passieren, sobald Ihr Administrator Zugriffsregeln eingerichtet hat: Der Datensatz gehört jetzt möglicherweise jemandem, dessen Datensätze Sie nicht sehen können.

Verwandte Szenarien​