Changer le propriétaire d’un enregistrement
Objectif
Voir à qui appartient un enregistrement, et le confier à quelqu’un d’autre.
Prérequis
- Vous pouvez modifier l’enregistrement. Si vous pouvez le modifier, vous pouvez le confier à quelqu’un d’autre.
À qui appartient un enregistrement
Chaque enregistrement appartient à quelqu’un : la personne qui l’a créé, sauf s’il a été confié à quelqu’un d’autre depuis. Le propriétaire peut être une personne ou une équipe — une file d’attente, une équipe de quart, une région — car le travail appartient souvent à un groupe plutôt qu’à un seul poste.
Vous le changez dans le champ Propriétaire de l’enregistrement.
Depuis le champ Propriétaire du formulaire
Si la personne qui a conçu votre formulaire y a placé un champ Propriétaire, vous changez le propriétaire à cet endroit, comme n’importe quel autre champ.
- Sélectionnez la zone Propriétaire. Un panneau s’ouvre.
- En haut de ce panneau, choisissez Utilisateur ou Équipe. Ce choix vient en premier, et il change ce que propose la liste en dessous — les personnes et les équipes sont deux listes différentes.
- Recherchez et choisissez le nouveau propriétaire.
- Sélectionnez Enregistrer.
Rien ne se passe tant que vous n’enregistrez pas. Choisir un nom ne fait que remplir la zone, exactement comme saisir un numéro de téléphone : si vous fermez le formulaire sans enregistrer, l’enregistrement appartient toujours à son ancien propriétaire.
Vous pouvez aussi le faire lors de la création d’un enregistrement. Renseignez le propriétaire avec tout le reste, et l’enregistrement est créé et confié en une seule étape, au lieu d’être enregistré puis réattribué.
Lorsque la zone est fermée, elle affiche le nom du propriétaire précédé d’une petite icône. Cette icône indique si le propriétaire est une personne ou une équipe — cela vaut un coup d’œil, car deux d’entre eux peuvent porter le même nom.
Il n’y a plus de commande Attribuer
Il existait auparavant un bouton Attribuer dans la barre de commandes, qui faisait la même chose au moyen de sa propre boîte de dialogue. Il a disparu. Le champ Propriétaire peut désormais pointer à lui seul vers une personne ou une équipe ; la commande était donc une seconde façon de faire une seule chose — et les deux se comportaient différemment, ce qui est pire que l’une ou l’autre : le champ attendait l’enregistrement, la commande prenait effet dès que vous la confirmiez.
Si votre formulaire n’a pas de champ Propriétaire, demandez à la personne qui l’a conçu d’en placer un. C’est la seule chose que coûte ce changement.
Pourquoi la propriété est traitée avec soin
La propriété n’est pas un détail de l’enregistrement comme l’est un numéro de téléphone : elle détermine qui peut voir l’enregistrement. Ainsi, quelle que soit la manière dont vous la changez, la plateforme vérifie les mêmes choses — que le nouveau propriétaire existe, qu’il s’agit d’une personne ou d’une équipe, et que vous étiez bien autorisé à confier l’enregistrement.
Dépannage
- Le champ Propriétaire est là, mais je ne peux pas le modifier. — pour l’une de trois raisons. Vous n’avez pas l’autorisation de modifier l’enregistrement (vous ne pouvez pas céder un enregistrement que vous ne pouvez pas modifier) ; le formulaire a été ouvert en lecture seule ; ou vous êtes sur un enregistrement Utilisateur, Équipe ou Unité organisationnelle, où le propriétaire est affiché mais jamais modifiable — ce sont les éléments dont la propriété est constituée, si bien que « à qui appartient cette équipe » est une question sans réponse.
- Mon formulaire n’a pas de champ Propriétaire. — il doit y être placé, comme n’importe quel autre champ. Demandez à la personne qui a conçu le formulaire ; l’aide destinée aux créateurs explique comment ajouter un champ à un formulaire.
- Je ne trouve pas Utilisateur et Équipe dans le champ Propriétaire du formulaire. — ils se trouvent dans le panneau, en haut. Sélectionnez d’abord la zone ; le choix apparaît au-dessus de la liste de noms qu’il filtre.
- La personne que je cherche n’est pas dans la liste. — la liste contient les utilisateurs de cet environnement. Quelqu’un qui ne s’y est jamais connecté peut ne pas encore y apparaître.
- J’ai choisi une équipe et la liste s’est vidée. — les équipes et les utilisateurs sont des listes distinctes ; passer de l’une à l’autre efface volontairement votre choix, car une personne n’est pas une équipe.
- « L’enregistrement a été enregistré, mais son propriétaire n’a pas pu être changé. » — c’est exactement ce que dit le message, et la distinction compte : vos autres modifications sont stockées, ne les ressaisissez donc pas. Seul le transfert a été refusé, généralement parce que la personne ou l’équipe choisie a été supprimée entre-temps, ou parce que vous n’êtes pas autorisé à céder cet enregistrement. Rouvrez-le et changez uniquement le propriétaire.
- Je l’ai attribué et je ne le retrouve plus. — cela peut arriver une fois que votre administrateur a mis en place des règles d’accès : l’enregistrement appartient peut-être désormais à quelqu’un dont vous ne pouvez pas voir les enregistrements.