Importer des enregistrements depuis un tableur
Objectif
Charger un tableur dans une table, sans saisir les lignes une par une.
Prérequis
- Vous pouvez créer des enregistrements dans cette table. Importer, c’est créer : si la liste n’a pas de bouton Nouveau, elle n’a pas non plus de bouton Importer des données.
- Votre tableur est enregistré au format CSV. Dans Excel : Fichier → Enregistrer une copie → CSV UTF-8.
Préparer le fichier
Deux choses valent la peine d’être faites avant de commencer, car elles sont bien plus simples dans le tableur qu’après coup :
- Placez les en-têtes de colonne sur la première ligne, et nommez-les d’après les champs. La
plateforme fait correspondre un en-tête à un champ par son nom — y compris le nom sans son
préfixe : une colonne appelée Age trouve ainsi le champ
par_age— et chaque colonne qu’elle reconnaît est une colonne que vous n’avez pas à associer à la main. - Retirez les lignes dont vous ne voulez pas. Tout ce qui se trouve dans le fichier est importé.
Les lignes vides sont ignorées : des lignes vides en fin de fichier ne posent donc pas de problème.
L’importer
- Ouvrez la liste à laquelle vous voulez ajouter des enregistrements.
- Appuyez sur Importer des données dans la barre de commandes.
- Choisissez votre fichier CSV. Le panneau le lit et vous montre ce qu’il a trouvé.
- Vérifiez le séparateur. La plateforme le déduit de la ligne d’en-tête et indique lequel elle a choisi : une virgule, un point-virgule, une tabulation ou une barre verticale. Si votre fichier a été enregistré sur une machine qui utilise la virgule comme séparateur décimal, ce seront des points-virgules — et si tout le fichier est arrivé en une seule colonne, c’est pour cette raison. Changez-le et le panneau relit le fichier.
- Vérifiez la correspondance. Chaque colonne est listée avec son en-tête, les premières
valeurs qu’elle contient réellement, et le champ dans lequel elle va. Ce sont les valeurs qu’il
faut lire : un en-tête ne dit que le nom que quelqu’un a donné à la colonne.
- Les champs reconnus sont déjà renseignés. Changez ceux qui sont faux.
- Écartez une colonne en effaçant son champ. Un tableur a presque toujours une colonne que la table n’a pas, et ce n’est pas un problème.
- Un champ marqué d’un astérisque est obligatoire.
- Appuyez sur Importer.
Ce qui revient
Le panneau indique combien de lignes sont devenues des enregistrements et combien ne le sont pas devenues.
Une ligne en échec échoue seule. Un fichier de quatre mille lignes dont douze sont mauvaises en importe trois mille neuf cent quatre-vingt-huit et vous rend les douze — avec le numéro de ligne que votre propre tableur affiche dans sa marge, et une phrase expliquant ce qui n’allait pas pour chacune.
Appuyez sur Télécharger les lignes en échec pour obtenir ces lignes dans un CSV, avec une
colonne _error supplémentaire à la fin. Corrigez-les dans ce fichier, supprimez la colonne
_error, et importez-le de nouveau : les lignes qui ont déjà fonctionné n’y figurent pas, rien
n’est donc dupliqué.
Ce que l’on met dans une cellule
| Le champ contient | Écrivez |
|---|---|
| Du texte | N’importe quoi. Les espaces aux extrémités sont supprimés. |
| Un nombre | 1234, -7, 12.50. Les séparateurs de milliers sont acceptés : 1,234.5. Un point décimal, pas une virgule. |
| Oui/Non | Yes, No, true, false, 1, 0, Y, N, on, off. |
| Une date | 2024-03-01, ou 2024-03-01 14:30. Calendrier grégorien. |
| Un choix | Les termes mêmes de l’option — Open, Closed — exactement tels qu’ils apparaissent dans la liste. |
| Une recherche | Le nom de l’enregistrement vers lequel elle pointe : le nom du compte, le nom du contact. |
| Une recherche multi-tables | table:id, par exemple account:7c1f…. Un nom seul ne peut pas indiquer de quelle table il s’agit. |
| Un fichier ou une image | Rien — ils ne peuvent pas provenir d’un tableur, le champ n’est donc pas proposé. |
Une cellule vide laisse le champ tel quel. Elle ne l’efface pas : l’enregistrement ne dit simplement rien de ce champ, et la valeur par défaut éventuelle de la table s’applique.
Une recherche est mise en correspondance par le nom, sans tenir compte des majuscules. Si deux enregistrements portent le même nom, la plateforme ne peut pas savoir lequel vous vouliez : ces lignes échouent donc plutôt que d’être associées au premier enregistrement trouvé.
Limites
- Dix mille lignes à la fois. Chaque ligne passe exactement par les mêmes contrôles qu’un enregistrement que vous auriez saisi, ce qui rend une importation fiable et explique aussi qu’elle prenne un moment. Scindez un fichier plus gros et importez les morceaux.
- Le panneau liste les deux cents premiers échecs ; le fichier téléchargé les contient tous.
Dépannage
- Tout le fichier est arrivé en une seule colonne. — le séparateur est incorrect. Voir l’étape 4.
- L’en-tête de la première colonne n’est pas reconnu, contrairement aux autres. — Excel écrit une marque invisible au début du fichier. La plateforme la supprime : si cela se produit malgré tout, l’en-tête et le nom du champ diffèrent réellement ; associez le champ à la main.
- Toutes les lignes ont échoué avec le même message. — c’est une erreur de correspondance plutôt qu’une erreur de données. Lisez le premier échec, revenez en arrière et corrigez la colonne qu’il mentionne.
- Une date est refusée. — écrivez-la sous la forme
2024-03-01. Une date écrite selon les usages de votre région est ambiguë (03/04, est-ce mars ou avril ?) : la plateforme ne devine donc pas. - Il n’y a pas de bouton Importer des données. — vous ne pouvez pas créer d’enregistrements dans cette table, ou votre rôle n’a pas le privilège Importer des données dans cet environnement. Demandez à la personne qui gère vos rôles.