Datensätze aus einer Tabellenkalkulation importieren
Ziel
Eine Tabellenkalkulation in eine Tabelle laden, ohne die Zeilen einzeln abzutippen.
Voraussetzungen
- Sie dürfen in dieser Tabelle Datensätze anlegen. Importieren ist Anlegen: Hat die Liste keine Schaltfläche Neu, hat sie auch keine Schaltfläche Daten importieren.
- Ihre Tabellenkalkulation ist als CSV gespeichert. In Excel: Datei → Kopie speichern → CSV UTF-8.
Die Datei vorbereiten
Zwei Dinge lohnen sich vor dem Start, weil beide in der Tabellenkalkulation viel einfacher sind als hinterher:
- Schreiben Sie die Spaltenüberschriften in die erste Zeile und benennen Sie sie nach den
Feldern. Die Plattform ordnet eine Überschrift über den Namen einem Feld zu – auch über den Namen
ohne Präfix, sodass eine Spalte namens Age das Feld
par_agefindet –, und jede Spalte, die sie erkennt, müssen Sie nicht von Hand zuordnen. - Entfernen Sie die Zeilen, die Sie nicht möchten. Alles in der Datei wird importiert.
Leerzeilen werden ignoriert; leere Zeilen am Ende sind also kein Problem.
Importieren
- Öffnen Sie die Liste, der Sie etwas hinzufügen möchten.
- Drücken Sie in der Befehlsleiste auf Daten importieren.
- Wählen Sie Ihre CSV-Datei aus. Der Bereich liest sie ein und zeigt, was er gefunden hat.
- Prüfen Sie das Trennzeichen. Die Plattform ermittelt es aus der Überschriftenzeile und zeigt, welches sie gewählt hat: Komma, Semikolon, Tabulator oder senkrechter Strich. Wurde Ihre Datei auf einem Rechner gespeichert, der ein Komma als Dezimaltrennzeichen verwendet, sind es Semikolons – und wenn die ganze Datei als eine einzige Spalte angekommen ist, liegt es daran. Ändern Sie es, und der Bereich liest die Datei neu ein.
- Prüfen Sie die Zuordnung. Jede Spalte wird mit ihrer Überschrift, den ersten Werten, die
tatsächlich darin stehen, und dem Feld aufgeführt, in das sie geht. Die Werte sind der Teil, den
Sie lesen sollten: Eine Überschrift sagt nur, wie jemand die Spalte genannt hat.
- Die erkannten Felder sind bereits ausgefüllt. Ändern Sie alle, die falsch sind.
- Lassen Sie eine Spalte weg, indem Sie ihr Feld leeren. Eine Tabellenkalkulation hat fast immer eine Spalte, die die Tabelle nicht hat, und das ist in Ordnung.
- Ein mit einem Sternchen markiertes Feld ist ein Pflichtfeld.
- Drücken Sie Importieren.
Was zurückkommt
Der Bereich zeigt, wie viele Zeilen zu Datensätzen wurden und wie viele nicht.
Eine fehlerhafte Zeile scheitert allein. Aus einer Datei mit viertausend Zeilen, von denen zwölf fehlerhaft sind, werden dreitausendneunhundertachtundachtzig importiert, und Sie erhalten die zwölf zurück – mit der Zeilennummer, die Ihre eigene Tabellenkalkulation am Rand zeigt, und einem Satz, der sagt, was an jeder falsch war.
Drücken Sie Fehlgeschlagene Zeilen herunterladen, um diese Zeilen als CSV zu erhalten, mit einer
zusätzlichen Spalte _error am Ende. Korrigieren Sie sie in dieser Datei, löschen Sie die Spalte
_error und importieren Sie die Datei erneut: Die Zeilen, die bereits funktioniert haben, sind
nicht darin, es wird also nichts doppelt angelegt.
Was in eine Zelle gehört
| Das Feld enthält | Schreiben Sie |
|---|---|
| Text | Beliebiges. Leerzeichen an den Enden werden entfernt. |
| Eine Zahl | 1234, -7, 12.50. Tausendertrennzeichen sind in Ordnung: 1,234.5. Als Dezimaltrennzeichen einen Punkt, kein Komma. |
| Ja/Nein | Yes, No, true, false, 1, 0, Y, N, on, off. |
| Ein Datum | 2024-03-01 oder 2024-03-01 14:30. Gregorianisch. |
| Eine Auswahl | Den Wortlaut der Option selbst – Open, Closed –, genau wie er in der Liste erscheint. |
| Ein Nachschlagefeld | Den Namen des Datensatzes, auf den es verweist: den Namen des Accounts, den Namen des Kontakts. |
| Ein Nachschlagefeld für mehrere Tabellen | table:id, z. B. account:7c1f…. Ein Name allein kann nicht sagen, welche Tabelle gemeint ist. |
| Eine Datei oder ein Bild | Nichts – diese können nicht aus einer Tabellenkalkulation kommen, daher wird das Feld nicht angeboten. |
Eine leere Zelle lässt das Feld unberührt. Sie leert es nicht: Der Datensatz sagt einfach nichts über dieses Feld aus, und es gilt der Standardwert, den die Tabelle vorsieht.
Ein Nachschlagefeld wird über den Namen zugeordnet, ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Haben zwei Datensätze denselben Namen, kann die Plattform nicht erkennen, welchen Sie meinten; diese Zeilen scheitern daher, statt auf den zuerst gefundenen zu verweisen.
Grenzen
- Zehntausend Zeilen auf einmal. Jede Zeile durchläuft genau dieselben Prüfungen wie ein Datensatz, den Sie von Hand eingeben – das macht einen Import vertrauenswürdig, und es ist auch der Grund, warum er einen Moment dauert. Teilen Sie eine größere Datei auf und importieren Sie die Teile.
- Der Bereich listet die ersten zweihundert Fehler auf; die heruntergeladene Datei enthält alle.
Fehlerbehebung
- Die ganze Datei ist als eine Spalte angekommen. – Das Trennzeichen ist falsch. Siehe Schritt 4.
- Die Überschrift der ersten Spalte wird nicht erkannt, die anderen schon. – Excel schreibt ein unsichtbares Zeichen an den Anfang der Datei. Die Plattform entfernt es; passiert das trotzdem, unterscheiden sich Überschrift und Feldname tatsächlich. Ordnen Sie das Feld von Hand zu.
- Jede Zeile ist mit derselben Meldung gescheitert. – Das ist ein Zuordnungsfehler, kein Datenfehler. Lesen Sie den ersten Fehler, gehen Sie zurück und korrigieren Sie die genannte Spalte.
- Ein Datum wird abgelehnt. – Schreiben Sie es als
2024-03-01. Ein Datum in der Schreibweise Ihrer Region ist mehrdeutig (ist03/04März oder April?), daher rät die Plattform nicht. - Es gibt keine Schaltfläche Daten importieren. — Sie dürfen in dieser Tabelle keine Datensätze anlegen, oder Ihre Rolle hat in dieser Umgebung nicht das Recht Daten importieren. Fragen Sie, wer Ihre Rollen verwaltet.