Mit Datensätzen in einer Ansicht arbeiten

Ziel

Die Datensätze einer Tabelle im Ansichtsraster einer App anlegen, bearbeiten, löschen, durchsuchen und sortieren.

Voraussetzungen

• Sie sind bei der Plattform-Shell angemeldet und haben eine App geöffnet (siehe „Eine App öffnen“).
• Sie haben in der linken Navigation der App eine Tabelle ausgewählt.

Schritte

1. Die ausgewählte Tabelle zeigt ihre Datensätze in einem Raster, mit der Standardansicht der Tabelle. Hat die Tabelle mehr als eine Ansicht, wählen Sie eine andere über die Auswahl Ansicht in der Befehlsleiste über dem Raster.

2. Um einen Datensatz hinzuzufügen, wählen Sie in der Befehlsleiste Neu und füllen Sie das Formular aus. Wählen Sie in der eigenen Befehlsleiste des Formulars Speichern und schließen, um zu speichern und zum Raster zurückzukehren, oder Speichern, um zu speichern und das Formular für weitere Änderungen offen zu lassen.

3. Um einen Datensatz zu ändern, markieren Sie seine Zeile über das Kontrollkästchen und wählen Sie dann in der Befehlsleiste des Rasters Bearbeiten. Ändern Sie das Formular und wählen Sie Speichern (im Formular bleiben) oder Speichern und schließen (zum Raster zurückkehren). Wählen Sie Schließen, um ohne Speichern zu verlassen; haben Sie ungespeicherte Änderungen, bittet die App Sie zuerst um Bestätigung – und fragt genauso, wenn Sie das Formular auf andere Weise verlassen, auch über die Schaltfläche Zurück des Browsers oder eine seitliche Wischgeste auf einem Trackpad.

4. Manche Felder eines Formulars verweisen auf einen Datensatz in einer anderen Tabelle. Wählen Sie das Feld aus, tippen Sie einen Teil des Datensatznamens ein und wählen Sie ihn aus der erscheinenden Liste – wenn Sie das Feld ohne Eingabe auswählen, werden die ersten Datensätze angeboten. Das Feld zeigt dann den Namen des Datensatzes. Um das Feld zu leeren, wählen Sie das ✕ an seinem Rand.

5. Ein Datumsfeld öffnet beim Auswählen einen Kalender. Wählen Sie einen Tag, und das Feld schließt sich; ein Datums- und Uhrzeitfeld lässt den Kalender offen, damit Sie Stunde und Minute einstellen können, und Sie wählen dann Fertig. Drei Abkürzungen machen ein weit entferntes Datum schnell erreichbar:

   • Wählen Sie Monat und Jahr oben im Kalender, um die zwölf Monate dieses Jahres zu sehen. Wählen Sie einen Monat, um dorthin zu springen.
   • Wählen Sie erneut das Jahr, um eine Seite mit Jahren zu sehen. Die Pfeile blättern jeweils zwölf Jahre weiter, sodass ein Geburtsdatum fünfundzwanzig Jahre zurück nur zwei Klicks auf den Pfeil und einen weiteren entfernt ist.
   • Heute springt zum heutigen Tag zurück, und Leeren – das ✕ am Rand des Feldes oder die Schaltfläche unter dem Kalender – leert das Feld. Speichern Sie den Datensatz, wird das Datum entfernt, nicht nur ausgeblendet.

   Datumsangaben werden im Kalender Ihrer App angezeigt – gregorianisch oder persisch, je nachdem, wie die App eingestellt ist oder wofür das Feld selbst entworfen wurde. Was auch immer Sie sehen, gespeichert wird derselbe Zeitpunkt; ein in einem Kalender eingegebener Datensatz wird im anderen also korrekt gelesen.

6. Ein Formular kann auch ein Datei- oder Bildfeld enthalten – das Foto eines Kontakts, einen unterschriebenen Lieferschein. Siehe Einem Datensatz eine Datei oder ein Bild hinzufügen; eine Datei verhält sich etwas anders als jedes andere Feld, weil sie bei einem gespeicherten Datensatz in dem Moment gespeichert wird, in dem Sie sie auswählen, statt beim Speichern. Ist eine Tabelle dafür eingerichtet, erscheint dieses Bild auch im Raster neben dem Namen jedes Datensatzes und neben jeder Auswahlmöglichkeit in einem Nachschlagefeld – ein Datensatz ohne Bild zeigt stattdessen den ersten Buchstaben seines Namens.

7. Um Datensätze zu entfernen, markieren Sie eine oder mehrere Zeilen über ihre Kontrollkästchen, wählen Sie Löschen und bestätigen Sie. Bearbeiten erfordert genau eine markierte Zeile; Löschen funktioniert mit einer oder mehreren markierten Zeilen.

8. Um Datensätze zu finden, tippen Sie in das Feld Suchen in der Kopfzeile der Ansicht, neben der Spaltenauswahl. Einen Moment nachdem Sie aufgehört haben zu tippen, grenzt das Raster die Anzeige ein (die Eingabetaste wendet die Suche sofort an) – auf Datensätze, deren Hauptspalte Ihren Text enthält.

9. Um zu sortieren, wählen Sie eine Spaltenüberschrift; wählen Sie sie erneut, um die Reihenfolge umzukehren. Um nach mehr als einer Spalte zu sortieren – nach Status und innerhalb jedes Status nach Name –, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie die nächste Überschrift. Die Überschriften zeigen einen Pfeil für die Richtung und, sobald es mehr als eine gibt, eine kleine Zahl für die Position jeder Spalte in der Reihenfolge. Siehe Nach mehreren Spalten sortieren und filtern unten.

10. Um sich durch große Tabellen zu bewegen, verwenden Sie Zurück und Weiter unter dem Raster. Wählen Sie Aktualisieren in der Befehlsleiste, um die aktuelle Seite neu zu laden.

Nach mehreren Spalten sortieren und filtern

Über dem Raster, neben der Spaltenauswahl, befinden sich zwei Schaltflächen, die ändern, was die Liste zeigt, ohne einen Datensatz zu ändern.

Sortieren öffnet einen Bereich, der die Reihenfolge als Zeilen auflistet: Sortieren nach der ersten Spalte, dann nach der nächsten, jeweils aufsteigend oder absteigend. Sortierebene hinzufügen fügt eine Zeile hinzu; das × entfernt eine; ziehen Sie eine Zeile an ihrem Griff (oder setzen Sie den Fokus auf den Griff und verwenden Sie die Pfeiltasten), um ihre Position zu ändern. Übernehmen sortiert die Liste neu; Zurücksetzen kehrt zu der Reihenfolge zurück, mit der die Ansicht entworfen wurde. Dieser Bereich kann alles, was Umschalt+Klick kann, und ist der Weg, es ohne Maus zu tun.

Filtern öffnet denselben Editor, den der Designer einer Ansicht verwendet: Bedingungen wie Status gleich Active oder Betrag größer als 1000, verknüpft mit Und oder Oder, und Gruppen in Gruppen für eine Frage wie (Status ist New oder Open) und Besitzer bin ich. Übernehmen grenzt die Liste ein; Leeren entfernt den Filter. Ihr Filter kommt zu dem der Ansicht hinzu – er grenzt die Ansicht ein, zeigt aber nie Datensätze, die die Ansicht ausschließt.

Ein Punkt auf einer der beiden Schaltflächen bedeutet, dass sie aktiv ist. Ist das Raster leer, während ein Filter angewendet ist, sagt es das, damit eine leere Liste nie mit fehlenden Daten verwechselt wird. Beides bleibt bestehen, bis Sie die Ansicht wechseln oder die Seite verlassen.

Eine Ansicht, die als Baum oder Kalender gezeichnet ist, hat nichts davon – kein Filtern, Sortieren, Suchen und keine Spaltenauswahl –, denn keine von beiden ist eine Liste von Zeilen: Ein Baum folgt seiner Hierarchie, ein Kalender zeigt seinen Zeitraum.

Verwandte Datensätze

Das Formular eines Datensatzes hat am Ende seiner Registerkarten eine Auswahl Verwandt, die die Tabellen auflistet, deren Datensätze auf diesen verweisen – die Kontakte eines Accounts, die Positionen einer Bestellung, die Aufgaben eines Projekts.

Wählen Sie eine aus, und sie öffnet sich als Registerkarte neben denen des Formulars und zeigt nur diese Datensätze mit den eigenen Befehlen ihrer Ansicht. Wechseln Sie nach Belieben hin und her; schließen Sie die Registerkarte mit dem × darauf. Die eigenen Registerkarten des Formulars haben kein ×, weil ein Ersteller sie bewusst dort platziert hat.

Neu auf einer verwandten Registerkarte legt einen Datensatz der verwandten Tabelle an, dessen Verknüpfung zu diesem Datensatz bereits ausgefüllt ist. Deshalb ist das der Weg, einer Bestellung eine Position oder einem Projekt eine Aufgabe hinzuzufügen – statt einer Liste, die Sie verlassen müssten, um zu handeln. Auch die Adressleiste trägt die Verknüpfung, sodass ein Neuladen oder ein geteilter Link beim selben halb ausgefüllten Formular landet.

Teams sind die Ausnahme, und die Registerkarte sagt das: Benutzer, Rollen, Teams und Teammitgliedschaften sind Kopien von Dingen, die der ganzen Organisation gehören, daher sind ihre verwandten Registerkarten schreibgeschützt. Jemand wird im Admin Control Center unter Teams einem Team hinzugefügt – siehe Einen Benutzer einem Team hinzufügen.

Beim Schließen kehren Sie zur Registerkarte zurück. Ob Sie Schließen oder Speichern und schließen drücken und ob Sie einen Datensatz hinzugefügt oder einen vorhandenen geöffnet haben – Sie landen wieder beim übergeordneten Datensatz mit derselben verwandten Registerkarte geöffnet, nicht in der eigenen Liste der verwandten Tabelle, zu der Sie nie navigiert sind. Auch den Rückweg trägt die Adressleiste, sodass er ein Neuladen während der Bearbeitung übersteht.

Eine verwandte Registerkarte braucht einen gespeicherten Datensatz, da verwandte Datensätze an diesem hängen – bei einem Datensatz, den Sie noch anlegen, weist die Auswahl darauf hin.

Befehle, die Sie nicht sehen

Die Befehlsleiste zeigt nur, was Ihre Rolle Ihnen mit dieser Tabelle erlaubt. Dürfen Sie hier keine Datensätze anlegen, gibt es keine Schaltfläche Neu; dürfen Sie keine löschen, gibt es kein Löschen. Nichts ist ausgegraut – ein Befehl, den Sie nie verwenden können, wird weggelassen, statt angeboten und dann verweigert zu werden.

Dürfen Sie eine Tabelle lesen, aber nicht ändern, heißt Bearbeiten stattdessen Öffnen, und der Datensatz öffnet sich als lesbare Seite: Jedes Feld wird angezeigt, in keines kann getippt werden, und es gibt kein Speichern. Etwas nicht ändern zu können ist kein Grund, es nicht ansehen zu können.

Das entscheidet die Tabelle, in der Sie sich befinden, nicht der Datensatz – dieselbe App kann Ihnen also erlauben, Contacts anzulegen und Accounts nur zu lesen. Brauchen Sie mehr, bitten Sie Ihren Administrator, Ihre Rolle anzupassen (siehe Einer Rolle Zugriff auf Datensätze gewähren).

Was im Hintergrund passiert

Jede Aktion läuft in Ihrer aktuellen Umgebung mit Ihren eigenen Berechtigungen – Sie können nur Datensätze sehen und ändern, die Sie sehen und ändern dürfen. Das Löschen eines Datensatzes ist endgültig, deshalb bittet die App Sie zuerst um Bestätigung.

Einen Befehl auszublenden ist eine Gefälligkeit, nicht der Schutz selbst: Die Plattform prüft Ihre Berechtigung jedes Mal erneut auf dem Server, wenn ein Datensatz gelesen, angelegt, geändert oder gelöscht wird. Deshalb war ein Befehl, der nach einer Rollenänderung verschwindet, nie das, was den Datensatz geschützt hat. Suchen, Sortieren und Blättern wendet die Plattform beim Abrufen der Datensätze an, sodass das Raster immer die neuesten Daten für den gewählten Filter zeigt.

Fehlerbehebung

• Die Aktion „Bearbeiten“ oder „Löschen“ ist nicht verfügbar. – Bearbeiten braucht genau eine markierte Zeile und Löschen mindestens eine; markieren Sie zuerst Zeilen über ihre Kontrollkästchen.
• „Neu“ oder „Löschen“ fehlt in der Befehlsleiste. – Ihre Rolle gewährt das für diese Tabelle nicht, daher wird die Schaltfläche gar nicht angezeigt. Siehe Befehle, die Sie nicht sehen oben.
• Das Formular hat keine Schaltfläche „Speichern“. – Sie dürfen diese Tabelle lesen, aber nicht ändern, daher wurde der Datensatz schreibgeschützt geöffnet. Die Schaltfläche ist nicht vorübergehend ausgeblendet; ein Speichern würde abgelehnt.
• Beim Speichern wird ein Validierungsfehler gemeldet. – Der Datensatz verletzt eine Regel, die die Tabelle durchsetzt (zum Beispiel ein Pflichtfeld oder eine Wertbeschränkung). Die Meldung erklärt, was zu korrigieren ist; korrigieren Sie das Formular und speichern Sie erneut.
• Das Raster zeigt „Keine Datensätze.“ – Die Tabelle hat noch keine Datensätze, oder keiner passt zu Ihrer aktuellen Suche. Leeren Sie das Suchfeld und drücken Sie die Eingabetaste, um alle Datensätze zu sehen.
• Ich habe ein Datum geleert, aber es ist wieder da. – Das Leeren eines Feldes ist eine Änderung wie jede andere: Sie wird erst gespeichert, wenn Sie Speichern oder Speichern und schließen wählen. Schließen Sie das Formular ohne zu speichern, wird sie zusammen mit Ihren anderen Änderungen verworfen.
• Ein Datum sieht anders aus als das, das ich gewählt habe. – Das Feld wird im Kalender der App angezeigt, und ein Ersteller kann einem Feld auch ein eigenes Anzeigeformat geben. Der gespeicherte Zeitpunkt ist derselbe, den Sie gewählt haben; nur die Schreibweise unterscheidet sich.
• Beim Löschen erscheint „Andere Datensätze verweisen noch auf diesen“. — andere Datensätze sind über ein Nachschlagefeld mit diesem verknüpft, und die Meldung nennt jede Tabelle und jedes Feld. Es wurde nichts gelöscht. Öffnen Sie den Datensatz, ändern oder löschen Sie diese Datensätze über seine Registerkarten unter Verwandt und löschen Sie ihn dann erneut.
• Beim Speichern heißt es, jemand anderes habe den Datensatz geändert, während Sie ihn geöffnet hatten. — Eine andere Person hat denselben Datensatz gespeichert, nachdem Sie ihn geöffnet haben. Von Ihren Änderungen wurde nichts gespeichert, deren Änderung wurde also nicht überschrieben. Schließen Sie das Formular, öffnen Sie den Datensatz erneut, um die Änderung zu sehen, und nehmen Sie Ihre Änderungen noch einmal vor.

Verwandte Szenarien

• Einem Datensatz eine Datei oder ein Bild hinzufügen.
• Eine App öffnen.
• Zwischen Umgebungen wechseln.