Trabajar con registros en una vista

Objetivo

Crear, editar, eliminar, buscar y ordenar los registros de una tabla desde la cuadrícula de la vista, dentro de una aplicación.

Requisitos previos

• Ha iniciado sesión en el Shell de la plataforma y ha abierto una aplicación (consulte Abrir una aplicación).
• Ha seleccionado una tabla en la navegación izquierda de la aplicación.

Pasos

1. La tabla seleccionada muestra sus registros en una cuadrícula, con la vista predeterminada de la tabla. Si la tabla tiene más de una vista, elija otra en el selector Vista de la barra de comandos que hay encima de la cuadrícula.

2. Para añadir un registro, seleccione Nuevo en la barra de comandos y rellene el formulario. En la barra de comandos del propio formulario, seleccione Guardar y cerrar para guardarlo y volver a la cuadrícula, o Guardar para guardarlo y mantener el formulario abierto para seguir editando.

3. Para modificar un registro, seleccione su fila con la casilla y, después, seleccione Editar en la barra de comandos de la cuadrícula. Actualice el formulario y seleccione Guardar (se queda en el formulario) o Guardar y cerrar (vuelve a la cuadrícula). Seleccione Cerrar para salir sin guardar; si tiene cambios sin guardar, la aplicación le pide primero que confirme, y hace la misma pregunta si sale de cualquier otra forma, incluido el botón Atrás del navegador o un deslizamiento lateral en el panel táctil.

4. Algunos campos de un formulario apuntan a un registro de otra tabla. Seleccione el campo, escriba parte del nombre del registro y elíjalo en la lista que aparece; si selecciona el campo sin escribir, se ofrecen los primeros registros. El campo muestra entonces el nombre del registro. Para vaciar el campo, seleccione la ✕ de su borde.

5. Un campo de fecha abre un calendario al seleccionarlo. Elija un día y el campo se cierra; un campo de fecha y hora mantiene el calendario abierto para que pueda establecer la hora y los minutos, y luego seleccione Listo. Tres atajos agilizan una fecha lejana:

   • Seleccione el mes y el año en la parte superior del calendario para ver los doce meses de ese año. Seleccione un mes para ir a él.
   • Vuelva a seleccionar el año para ver una página de años. Las flechas avanzan de doce en doce años, así que una fecha de nacimiento de hace veinticinco años está a dos pulsaciones y un clic.
   • Hoy vuelve a la fecha de hoy, y Borrar —la ✕ del borde del campo o el botón de debajo del calendario— vacía el campo. Guarde el registro y la fecha se elimina, no solo se oculta.

   Las fechas se muestran en el calendario de su aplicación: gregoriano o persa, el que tenga configurado la aplicación o para el que se haya diseñado el propio campo. Vea el que vea, se almacena el mismo instante, así que un registro introducido en un calendario se lee correctamente en el otro.

6. Un formulario también puede tener un campo de archivo o de imagen: la foto de un contacto, un albarán firmado. Consulte Añadir un archivo o una imagen a un registro; un archivo se comporta de forma algo distinta a los demás campos, porque en un registro guardado se almacena en el momento en que lo elige y no al guardar. Cuando una tabla se ha configurado para ello, esa imagen también aparece en la cuadrícula junto al nombre de cada registro y junto a cada opción de una búsqueda; un registro que todavía no tiene imagen muestra en su lugar la primera letra de su nombre.

7. Para quitar registros, seleccione una o varias filas con sus casillas, seleccione Eliminar y confirme. Editar requiere exactamente una fila seleccionada; Eliminar funciona con una o varias filas seleccionadas.

8. Para encontrar registros, escriba en el cuadro Buscar del encabezado de la vista, junto al selector de columnas. La cuadrícula se reduce un momento después de que deje de escribir (Intro lo aplica de inmediato) a los registros cuya columna principal contiene su texto.

9. Para ordenar, seleccione el encabezado de una columna; vuelva a seleccionarlo para invertir el orden. Para ordenar por más de una columna —por estado y, dentro de cada estado, por nombre—, mantenga pulsada Mayús y seleccione el siguiente encabezado. Los encabezados muestran una flecha para el sentido y, cuando hay más de uno, un pequeño número con la posición de cada columna en el orden. Consulte Ordenar por varias columnas y filtrar más abajo.

10. Para moverse por tablas grandes, use Anterior y Siguiente debajo de la cuadrícula. Seleccione Actualizar en la barra de comandos para volver a cargar la página actual.

Ordenar por varias columnas y filtrar

Encima de la cuadrícula, junto al selector de columnas, hay dos botones que cambian lo que muestra la lista sin cambiar ningún registro.

Ordenar abre un panel que presenta el orden en filas: Ordenar por la primera columna, después por la siguiente, cada una ascendente o descendente. Agregar nivel de ordenación añade una fila; la × quita una; arrastre una fila por su asa (o ponga el foco en el asa y use las teclas de flecha) para cambiar su posición. Aplicar reordena la lista; Restablecer vuelve al orden con el que se diseñó la vista. Este panel hace todo lo que hace Mayús+clic, y es la forma de hacerlo sin ratón.

Filtrar abre el mismo generador que usa el diseñador de una vista: condiciones como Estado es igual a Activo o Importe mayor que 1000, combinadas con Y u O, y grupos dentro de grupos para una pregunta como (Estado es Nuevo o Abierto) y Propietario soy yo. Aplicar reduce la lista; Borrar quita el filtro. Su filtro se añade al de la propia vista: reduce la vista, nunca muestra registros que la vista deja fuera.

Un punto en cualquiera de los dos botones indica que está en uso. Si la cuadrícula está vacía mientras hay un filtro aplicado, lo indica, para que una lista vacía nunca se confunda con datos que faltan. Los dos se mantienen hasta que cambia de vista o sale de la página.

Una vista dibujada como árbol o calendario no tiene nada de esto — ni Filtrar, ni Ordenar, ni Buscar, ni selector de columnas —, porque ninguna es una lista de filas: un árbol sigue su jerarquía y un calendario muestra su periodo.

Registros relacionados

El formulario de un registro tiene un selector Relacionado al final de sus pestañas, que enumera las tablas cuyos registros apuntan a este: los contactos de una cuenta, las líneas de un pedido, las tareas de un proyecto.

Elija una y se abre como una pestaña junto a las del propio formulario, mostrando solo esos registros con los comandos propios de su vista. Cambie de una a otra cuando quiera; cierre la pestaña con la × que tiene. Las pestañas propias del formulario no tienen ×, porque las puso ahí un creador a propósito.

Nuevo en una pestaña relacionada crea un registro de la tabla relacionada con el vínculo a este ya rellenado. Eso es lo que la convierte en la forma de añadir una línea a un pedido o una tarea a un proyecto, en lugar de una lista que tiene que abandonar para actuar. La barra de direcciones también lleva el vínculo, así que al actualizar o al compartir un enlace se llega al mismo formulario a medio rellenar.

Los equipos son la excepción, y la pestaña lo indica: Usuarios, Roles, Equipos y Pertenencias a equipos son copias de elementos que pertenecen a toda la organización, así que sus pestañas relacionadas son de solo lectura. A una persona se la añade a un equipo en el Centro de control de administración, en Equipos; consulte Añadir un usuario a un equipo.

Al cerrarlo, vuelve a la pestaña. Tanto si pulsa Cerrar como Guardar y cerrar, y tanto si estaba añadiendo un registro como si abría uno que ya existía, vuelve al registro primario con la misma pestaña relacionada abierta, no a la lista propia de la tabla relacionada, a la que nunca navegó. La barra de direcciones también lleva el camino de vuelta, así que esto se mantiene aunque actualice a mitad de una edición.

Una pestaña relacionada necesita un registro guardado, ya que los registros relacionados dependen de este; en un registro que todavía está creando, el selector lo indica.

Comandos que no ve

La barra de comandos solo muestra lo que su rol le permite hacer con esta tabla. Si no puede crear registros aquí, no hay botón Nuevo; si no puede eliminarlos, no hay Eliminar. No hay nada atenuado: un comando que nunca podrá usar se omite, en lugar de ofrecerse y rechazarse.

Si puede leer una tabla pero no modificarla, Editar se muestra como Abrir, y el registro se abre como una página que puede leer: se muestran todos los campos, en ninguno se puede escribir y no hay Guardar. No poder cambiar algo no es motivo para no poder verlo.

Lo decide la tabla en la que está, no el registro, así que una misma aplicación puede permitirle crear contactos y solo leer cuentas. Pida a su administrador que ajuste su rol si necesita más (consulte Conceder a un rol acceso a registros).

Qué ocurre entre bastidores

Cada acción se ejecuta sobre su entorno actual con sus propios permisos: solo puede ver y modificar los registros a los que tiene acceso. Eliminar un registro es permanente, por eso la aplicación le pide que confirme primero.

Ocultar un comando es una cortesía, no la protección en sí: la plataforma vuelve a comprobar su permiso en el servidor cada vez que se lee, crea, modifica o elimina un registro. Por eso un comando que desaparece tras un cambio de rol nunca fue lo que mantenía seguro el registro. La búsqueda, la ordenación y la paginación las aplica la plataforma al obtener los registros, así que la cuadrícula siempre refleja los datos más recientes para el filtro que ha elegido.

Solución de problemas

• La acción Editar o Eliminar no está disponible. — Editar necesita exactamente una fila seleccionada y Eliminar, al menos una; seleccione primero las filas con sus casillas.
• Falta Nuevo o Eliminar en la barra de comandos. — su rol no le concede eso en esta tabla, así que el botón no se muestra en absoluto. Consulte Comandos que no ve más arriba.
• El formulario no tiene botón Guardar. — puede leer esta tabla pero no modificarla, así que el registro se abrió en modo de solo lectura. El botón no está oculto temporalmente; un guardado se rechazaría.
• Al guardar se notifica un error de validación. — el registro incumple una regla que impone la tabla (por ejemplo, un campo obligatorio o una restricción de valor). El mensaje explica qué corregir; corrija el formulario y vuelva a guardar.
• La cuadrícula indica "No hay registros." — la tabla todavía no tiene registros, o ninguno coincide con su búsqueda actual. Vacíe el cuadro de búsqueda y pulse Intro para ver todos los registros.
• Vacié una fecha, pero ha vuelto. — vaciar un campo es un cambio como cualquier otro: solo se almacena cuando selecciona Guardar o Guardar y cerrar. Cerrar el formulario sin guardar lo descarta junto con sus demás cambios.
• Una fecha se lee distinta de la que elegí. — el campo se muestra en el calendario de la aplicación, y un creador también puede dar a un campo su propio formato de visualización. El instante almacenado es el mismo que eligió; solo cambia cómo se escribe.
• Al eliminar aparece «Otros registros todavía apuntan a este». — otros registros están vinculados a este mediante un campo de búsqueda, y el mensaje nombra cada tabla y campo. No se ha eliminado nada. Abra el registro, cambie o elimine esos registros desde sus pestañas Relacionado y vuelva a eliminarlo.
• Al guardar, se indica que otra persona cambió este registro mientras lo tenía abierto. — Otra persona guardó el mismo registro después de que usted lo abriera. No se guardó nada suyo, así que su cambio no se sobrescribió. Cierre el formulario, vuelva a abrir el registro para ver qué cambió y haga sus cambios de nuevo.

Escenarios relacionados

• Añadir un archivo o una imagen a un registro.
• Abrir una aplicación.
• Cambiar de entorno.