Completar una tarea

Objetivo

Encontrar el trabajo que un proceso de negocio le ha asignado, ver de qué trata la decisión y completarlo con una decisión como Aprobar o Rechazar.

Requisitos previos

• Ha iniciado sesión en el Shell de la plataforma.
• Un proceso le ha asignado al menos una tarea a usted, a un rol que tiene o a un equipo al que pertenece.

Dónde están sus tareas

Sus tareas están detrás del botón de bandeja de la barra superior, junto a los controles de entorno y de configuración. Muestra un contador cuando hay algo pendiente. Al seleccionarlo, sube una lista desde la parte inferior de la ventana; al elegir una tarea de esa lista, la lista vuelve a recogerse, de modo que nunca tapa lo que intenta leer.

También hay una barra a lo largo de la parte inferior de la ventana, en cualquier aplicación que participe en procesos. Si no tiene ninguna tarea entre manos, indica cuántas tareas hay pendientes; si tiene una, la nombra. Al seleccionar esa barra se abre la misma lista, así que la cola se alcanza desde la frase que la nombra, no solo desde la esquina de la ventana.

Sus tareas también pueden estar en una página

Una aplicación puede poner la misma lista en una de sus propias pantallas, normalmente su página principal, de modo que abrir la aplicación es abrir su trabajo. Se comporta exactamente igual que la lista que se describe a continuación: las mismas filas, las mismas columnas, y al seleccionar una se toma la tarea y se abre aquello de lo que trata. No es una segunda bandeja de entrada; el contador de la barra superior y las filas de la página son las mismas tareas.

Que una aplicación la tenga o no depende de quien la construyó.

Qué muestra la lista

La lista es una tabla, con una fila por tarea, primero las más recientes:

Columna	Qué indica
#	El número de la fila.
Proceso	De qué proceso ha salido la tarea.
Tarea	Cómo se llama el paso.
Descripción	Para qué sirve el paso, con las palabras de quien lo diseñó, y su plazo, si tiene uno.
Asignada a	A quién se ofrece o quién la ha tomado. Indica Yo cuando le nombra a usted directamente.
Llegada	Cuándo llegó, al minuto.
En espera	Cuánto tiempo lleva ahí: 2 días, 3 horas, 30 minutos. Siempre en la unidad entera más grande, para que pueda comparar las filas de un vistazo en lugar de calcular que setenta minutos es más que una hora.

Encima de la tabla hay una fila de botones —Abrir, Traspasar, Devolver y Actualizar— que actúan sobre la fila que ha marcado. Al seleccionar el texto de una fila, esta se abre directamente, así que rara vez necesita la marca.

Pasos

1. Seleccione el botón de bandeja de la barra superior para abrir su lista de tareas.
2. Seleccione una tarea. Ocurren cuatro cosas:
   • La tarea pasa a ser suya. Si se ofrecía a varias personas, abrirla es lo que la toma; vea más abajo.
   • La lista se cierra.
   • Aquello de lo que trata la decisión —un registro, una lista, un informe o una pantalla— se abre en la parte principal de la ventana, a tamaño completo, con la navegación y los botones propios de la aplicación. Puede leerlo, desplazarse y explorarlo libremente.
   • La barra de la parte inferior muestra ahora el nombre de la tarea en la que está, con un botón Decidir y un botón Dejar al lado.
3. Tómese el tiempo que necesite. Puede abrir registros relacionados, hacer una búsqueda y volver. La barra inferior conserva la tarea en la que está, así que Decidir siempre queda a un clic: nunca tiene que volver a buscar la tarea. Al seleccionar el nombre de la tarea en esa barra se vuelve a abrir la lista, que es como se cambia a otra tarea.
4. Cuando lo haya decidido, seleccione Decidir. Se abre un panel sobre lo que estaba leyendo, con los datos que el proceso le pida rellenar.
5. Rellene lo necesario y elija un resultado: los botones de la parte inferior del panel, como Aprobar, Rechazar o simplemente Hecho. Los textos los elige quien diseñó el proceso.

La tarea sale entonces de su lista y el proceso continúa con su siguiente paso.

Se le devuelve a la página principal de la aplicación. Lo que abrió la tarea lo puso ahí el proceso —a menudo un registro que usted solo podía leer—, y el motivo por el que estaba abierto acaba de terminar. Una tarea que no tenía nada que abrir le deja exactamente donde estaba.

Algunas tareas piden un motivo

Un proceso puede exigir una explicación para un resultado y no para otro, normalmente para un rechazo. Si elige un resultado que la requiere y no ha escrito nada, el panel le indica qué campo debe rellenar en lugar de no hacer nada sin avisar. Rellénelo y vuelva a elegir el resultado.

Tareas sin nada que abrir

Algunas tareas son una decisión pura; por ejemplo, confirmar que se ha leído una política. Al seleccionar una, no se le aleja de lo que estaba haciendo; simplemente pasa a ser la tarea nombrada en la barra inferior. Seleccione Decidir cuando esté listo.

Tareas ofrecidas a varias personas

Un proceso suele asignar un paso a un rol o a un equipo en lugar de a una sola persona. Cuando lo hace, la tarea aparece en la lista de todas las personas a las que podría ir, y la primera persona que la abre la toma. No hay ningún botón aparte que pulsar: abrir es tomar.

Para todos los demás, esa tarea aparece entonces como Tomada y ya no se puede abrir, así que puede ver adónde ha ido en lugar de encontrarse una fila que no hace nada.

Si dos personas la abren casi en el mismo momento, a una de ellas se le indica que otra persona ha tomado esa tarea y la lista se vuelve a abrir. No se pierde nada; elija otra.

Devolver una tarea

Abra su lista de tareas, marque una tarea que tenga y seleccione Devolver. Vuelve a todas las personas a las que se ofrecía, y cualquiera de ellas puede tomarla. Úselo cuando haya tomado algo que resulta ser para otra persona.

Pasar una tarea a otra persona

Úselo cuando la tarea no deba volver al mismo grupo: se va a ausentar, o está claro que le corresponde decidir a otra persona.

1. Abra su lista de tareas y marque la tarea.
2. Seleccione Traspasar.
3. Empiece a escribir un nombre en el cuadro Para y elija a la persona en la lista que aparece.
4. Vuelva a seleccionar Traspasar.

La tarea sale de sus manos y pasa a las de esa persona. Es un ofrecimiento, igual que cualquier otro: la toma al abrirla, exactamente como haría usted.

Solo puede traspasar una tarea que sea suya: una que tenga o una que se ofrezca, entre otras personas, a usted. Una tarea que ha tomado otra persona le corresponde traspasarla a ella, no a usted.

Dejar una tarea sin decidir

Seleccione Dejar en la barra inferior. No se registra nada, y la tarea sigue siendo suya: simplemente ya no está trabajando en ella en este momento, y sigue en su lista para volver a ella. Lo que tuviera abierto permanece en pantalla; dejar una tarea no descarta el registro que estaba leyendo.

Para devolvérsela a las demás personas a las que se ofrecía, use Devolver en su lugar.

Si la pantalla de una tarea no está disponible

Una tarea apunta a algo de una aplicación concreta. Si esa aplicación no está instalada en el entorno en el que está, la lista lo indica en lugar de abrir otra cosa. Cambie al entorno al que pertenece el trabajo, o pregunte a un administrador qué aplicación espera el proceso.

Qué ocurre entre bastidores

Completar una tarea registra qué resultado eligió junto con lo que haya rellenado, y devuelve el control al proceso, que pasa a lo que venga a continuación. Si el proceso está ejecutando varias ramas a la vez, solo avanza la rama a la que pertenece su tarea; las demás siguen de forma independiente.