انجام یک کار
هدف
کاری را که یک فرایند کاری به شما ارجاع داده است پیدا کنید، موضوع تصمیم را ببینید و آن را با تصمیمی مانند تأیید یا رد به پایان برسانید.
پیش‌نیازها
- وارد پوستهٔ پلتفرم شده‌اید.
- فرایندی دست‌کم یک کار را به شما، به نقشی که دارید، یا به تیمی که عضو آن هستید ارجاع داده است.
کارهای شما کجا هستند
کارهای شما پشت دکمهٔ صندوق در نوار بالا قرار دارند، کنار کنترل‌های محیط و تنظیمات. وقتی کاری در انتظار باشد، این دکمه شمارنده‌ای نشان می‌دهد. با انتخاب آن، فهرستی از پایین پنجره بالا می‌آید؛ به‌محض اینکه کاری را از فهرست انتخاب کنید فهرست بسته می‌شود، پس هرگز روی چیزی که می‌خواهید بخوانید نمی‌ماند.
در هر برنامه‌ای که در فرایندها شرکت می‌کند، نواری هم در پایین پنجره هست. وقتی کاری در دست ندارید می‌گوید چند کار در انتظار است؛ وقتی کاری در دست دارید نام آن را می‌گوید. انتخاب همین نوار، همان فهرست را باز می‌کند — پس صف کارها از همان جمله‌ای که نامش را می‌برد در دسترس است، نه فقط از گوشهٔ پنجره.
کارهای شما می‌تواند روی یک صفحه هم باشد
یک برنامه می‌تواند همان فهرست را روی یکی از صفحه‌های خودش بگذارد — معمولاً صفحهٔ خانه، تا باز کردن برنامه یعنی باز کردن کارهایتان. رفتارش دقیقاً مثل فهرست زیر است: همان ردیف‌ها، همان ستون‌ها، و انتخاب یک ردیف کار را برمی‌دارد و آنچه را دربارهٔ آن است باز می‌کند. این یک صندوق کاری دوم نیست؛ شمارهٔ نوار بالا و ردیف‌های این صفحه یک مجموعه کار هستند.
اینکه برنامه‌ای چنین صفحه‌ای داشته باشد یا نه، به سازندهٔ آن بستگی دارد.
فهرست چه چیزی را نشان می‌دهد
فهرست یک جدول است؛ هر کار یک ردیف، و تازه‌ترین‌ها بالا:
| ستون | چه می‌گوید |
|---|---|
| # | شمارهٔ ردیف. |
| فرایند | کار از کدام فرایند آمده است. |
| کار | نام این گام، و زیر آن، اگر مهلتی داشته باشد، زمان آن: مهلت …، و وقتی آن لحظه گذشت، به رنگ قرمز مهلت آن … بود. |
| توضیح | ا ین گام برای چیست، به زبان طراح فرایند. |
| واگذار‌شده به | به چه کسی پیشنهاد شده یا چه کسی آن را برداشته است. اگر مستقیماً نام شما را ببرد، من می‌نویسد. |
| زمان دریافت | کی رسیده است، تا دقیقه. |
| مدت انتظار | چه مدت است که اینجا مانده — ۲ روز، ۳ ساعت، ۳۰ دقیقه. همیشه بزرگ‌ترین واحد کامل، تا بتوانید ردیف‌ها را در یک نگاه مقایسه کنید و لازم نباشد حساب کنید که هفتاد دقیقه از یک ساعت بیشتر است. |
بالای جدول ردیفی از دکمه‌هاست — باز کردن، واگذاری، بازگرداندن و تازه‌سازی — که بر ردیف علامت‌زده عمل می‌کنند. انتخاب متن یک ردیف آن را بی‌درنگ باز می‌کند، پس اغلب به علامت زدن نیازی نیست.
گام‌ها
- در نوار بالا دکمهٔ صندوق را انتخاب کنید تا فهرست کارها بالا بیاید.
- یک کار را انتخاب کنید. چهار اتفاق می‌افتد:
- کار از آنِ شما می‌شود. اگر به چند نفر پیشنهاد شده باشد، باز کردن همان برداشتن است — پایین‌تر را ببینید.
- فهرست بسته میش ود.
- موضوع تصمیم — یک رکورد، یک فهرست، یک گزارش یا یک صفحه — در بخش اصلی پنجره و در اندازهٔ کامل، همراه با ناوبری و دکمه‌های خودِ برنامه باز می‌شود. می‌توانید آن را بخوانید، پیمایش کنید و بگردید.
- نوار پایین اکنون نام کاری را که روی آن هستید نشان می‌دهد و دکمه‌های تصمیم و رها کردن را کنار آن می‌آورد.
- هر قدر لازم است وقت بگذارید. می‌توانید رکوردهای مرتبط را باز کنید، جست‌وجو کنید و بازگردید. نوار پایین کاری را که روی آن هستید نگه می‌دارد، پس تصمیم همیشه یک کلیک فاصله دارد و هرگز لازم نیست دوباره دنبال کار بگردید. با انتخاب نام کار روی همان نوار، فهرست دوباره باز می‌شود — و کار دیگری را همین‌طور برمی‌دارید.
- وقتی تصمیم گرفتید، تصمیم را انتخاب کنید. پنلی روی آنچه می‌خواندید باز می‌شود و جزئیاتی را که فرایند از شما می‌خواهد نشان می‌دهد.
- آنچه لازم است پر کنید و یک نتیجه را انتخاب کنید — دکمه‌های پایین پنل، مانند تأیید، رد یا به‌سادگی انجام شد. عبارت‌ها را طراح فرایند انتخاب کرده است.
کار از فهرست شما خارج می‌شود و فرایند به گام بعدی خود می‌رود.
و شما به ص فحهٔ خانهٔ برنامه بازگردانده می‌شوید. آنچه کار باز کرده بود را فرایند آنجا گذاشته بود — اغلب رکوردی که فقط اجازهٔ خواندنش را داشتید — و دلیلِ باز بودنش همین حالا تمام شد. کاری که چیزی برای باز کردن نداشته باشد، شما را دقیقاً همان‌جا که بودید می‌گذارد.
بعضی کارها دلیل می‌خواهند
یک فرایند می‌تواند برای یکی از نتیجه‌ها — معمولاً رد کردن — توضیح لازم بداند و برای دیگری نه. اگر نتیجه‌ای را انتخاب کنید که توضیح می‌خواهد و چیزی ننوشته باشید، پنل به‌جای بی‌پاسخ ماندن به شما می‌گوید کدام فیلد را باید پر کنید. آن را پر کنید و دوباره نتیجه را انتخاب کنید.
کارهایی که چیزی برای باز کردن ندارند
بعضی کارها فقط یک تصمیم‌اند — برای نمونه تأیید یک آیین‌نامه. انتخاب چنین کاری شما را از آنچه در حال انجامش بودید دور نمی‌کند؛ فقط آن را به کاری تبدیل می‌کند که نامش در نوار پایین می‌آید. هر وقت آماده بودید تصمیم را انتخاب کنید.
کارهایی که به چند نفر پیشنهاد می‌شوند
فرایند اغلب یک گام را به یک نقش یا یک تیم می‌دهد، نه به یک نفر. در این حالت کار در فهرست همهٔ کسانی که ممکن است آن را انجام دهند دیده می‌شود و نخستین کسی که آن را باز کند، آن را برمی‌دارد. دکمهٔ جداگانه‌ای در کار نیست: باز کردن همان برداشتن است.
برای بقیه، آن کار از آن پس برداشته‌شده نشان داده می‌شود و دیگر باز نمی‌شود — پس می‌بینید کار کجا رفته است، به‌جای اینکه با ردیفی روبه‌رو شوید که کاری نمی‌کند.
اگر دو نفر تقریباً هم‌زمان آن را باز کنند، به یکی گفته می‌شود شخص دیگری این کار را برداشته است و فهرست دوباره باز می‌شود. چیزی از دست نمی‌رود؛ کار دیگری بردارید.
بازگرداندن یک کار
فهرست کارها را بالا بیاورید، کاری را که در دست دارید علامت بزنید و بازگرداندن را انتخاب کنید. کار به همهٔ کسانی که به آنان پیشنهاد شده بود بازمی‌گردد و هر کدام می‌توانند آن را بردارند. وقتی چیزی را برداشته‌اید که در واقع کار شخص دیگری است از این استفاده کنید.
واگذاری یک کار به دیگری
وقتی از این استفاده کنید که کار نباید به همان گروه بازگردد — مثلاً شما مرخصی می‌روید، یا تصمیم آشکارا با شخص دیگری است.
- فهرست کارها را بالا بیاورید و کار را علامت بزنید.
- واگذاری را انتخاب کنید.
- در کادر به نام را تایپ کنید و شخص را از فهرستی که ظاهر می‌شود برگزینید.
- دوباره واگذاری را انتخاب کنید.
کار از دست شما خارج می‌شود و به ایشان می‌رسد. این یک پیشنهاد است، مانند هر پیشنهاد د یگری: آنان با باز کردن آن را برمی‌دارند، دقیقاً همان‌گونه که شما می‌کنید.
فقط کاری را می‌توانید واگذار کنید که از آنِ شماست — یا در دست دارید یا جزء کسانی هستید که به آنان پیشنهاد شده است. کاری که شخص دیگری برداشته، واگذاری‌اش با اوست، نه شما.
ترک کار بدون تصمیم
روی نوار پایین رها کردن را انتخاب کنید. چیزی ثبت نمی‌شود و کار از آنِ شما می‌ماند — فقط اکنون روی آن کار نمی‌کنید و همچنان در فهرست شماست تا بازگردید. آنچه باز کرده بودید روی صفحه می‌ماند؛ رها کردن یک کار، رکوردی را که می‌خواندید دور نمی‌اندازد.
برای بازگرداندن آن به دیگرانی که کار به آنان پیشنهاد شده بود، به‌جای این از بازگرداندن استفاده کنید.
اگر صفحهٔ یک کار در دسترس نباشد
هر کار به چیزی در یک برنامهٔ مشخص اشاره می‌کند. اگر آن برنامه در محیطی که در آن هستید نصب نباشد، فهرست به‌جای باز کردن چیز دیگری همین را می‌گوید. به محیطی که کار به آن تعلق دارد بروید، یا از مدیر بپرسید فرایند انتظار کدام برنامه را دارد.
پشت صحنه چه می‌گذرد
پایان دادن به یک کار، نتیجه‌ای که انتخاب کرده‌اید را همراه با آنچه پر کرده‌اید ثبت می‌کند و کنترل را به فرایند بازمی‌گرداند تا به گام بعدی برود. اگر فرایند چند شاخه را هم‌زمان اجرا می‌کند، تنها شاخه‌ای که کار شما به آن تعلق دارد پیش می‌رود و بقیه مستقل از آن ادامه می‌دهند.