کار با رکوردها در یک نما
هدف
رکوردهای یک جدول را از شبکهٔ نما در درون یک برنامه بسازید، ویرایش کنید، حذف کنید، جستجو کنید و مرتب کنید.
پیش‌نیازها
- وارد پوستهٔ پلتفرم شده‌اید و یک برنامه را باز کرده‌اید (به «باز کردن یک برنامه» مراج عه کنید).
- یک جدول را در ناوبری کناری برنامه انتخاب کرده‌اید.
گام‌ها
-
جدول انتخاب‌شده رکوردهای خود را با استفاده از نمای پیش‌فرض آن جدول در یک شبکه نشان می‌دهد. اگر جدول بیش از یک نما داشته باشد، نمای دیگری را از انتخابگر نما در نوار فرمان بالای شبکه برگزینید.
-
برای افزودن یک رکورد، در نوار فرمان گزینهٔ جدید را انتخاب کنید و فرم را پر کنید. در نوار فرمانِ خودِ فرم، گزینهٔ ذخیره و بستن را انتخاب کنید تا رکورد ذخیره شود و به شبکه بازگردید، یا ذخیره را انتخاب کنید تا ذخیره شود و فرم برای ویرایش‌های بیشتر باز بماند.
-
برای تغییر یک رکورد، ردیف آن را با کادر انتخاب برگزینید و سپس در نوار فرمان شبکه گزینهٔ ویرایش را انتخاب کنید. فرم را به‌روز کنید و ذخیره (ماندن روی فرم) یا ذخیره و بستن (بازگشت به شبکه) را انتخاب کنید. برای خروج بدون ذخیره، بستن را انتخاب کنید؛ اگر تغییرهای ذخیره‌نشده داشته باشید، برنامه نخست از شما تأیید می‌خواهد — و اگر از هر راه دیگری هم خارج شوید، از جمله دکمهٔ بازگشت مرورگر یا کشیدن انگشت به پهلو روی تاچ‌پد، همین پرسش را می‌پرسد.
-
برخی فیلدهای یک فرم به رکوردی در جدولی دیگر اشاره می‌کنند. فیلد را انتخاب کنید، بخشی از نام رکورد را تایپ کنید و آن را از فهرستی که ظاهر می‌شود برگزینید — اگر فیلد را بدون تایپ کردن انتخاب کنید، نخستین رکوردها پیشنهاد می‌شوند. سپس فیلد نام آن رکورد را نشان می‌دهد. برای خالی کردن فیلد، علامت ✕ را در لبهٔ آن انتخاب کنید.
-
فیلد تاریخ با انتخاب شدن یک تقویم باز می‌کند. یک روز را برگزینید تا فیلد بسته شود؛ فیلد تاریخ و زمان تقویم را باز نگه می‌دارد تا ساعت و دقیقه را هم تنظیم کنید و سپس تمام را انتخاب کنید. سه میان‌بر رسیدن به تاریخی دور را آسان می‌کند:
- ماه و سال بالای تقویم را انتخاب کنید تا دوازده ماه آن سال را ببینید. با انتخاب یک ماه به آن ماه می‌روید.
- دوباره سال را انتخاب کنید تا صفحه‌ای از سال‌ها را ببینید. پیکان‌ها هر بار دوازده سال ورق می‌زنند، پس تاریخ تولدی بیست‌وپنج سال پیش با دو فشار و یک انتخاب در دسترس است.
- امروز به امروز بازمی‌گردد و پاک کردن — علامت ✕ در لبهٔ فیلد، یا دکمهٔ زیر تقویم — فیلد را خالی می‌کند. رکورد را ذخیره کنید تا تاریخ حقیقتاً حذف شود، نه فقط پنهان.
تاریخ‌ها در تقویم برنامهٔ شما نشان داده می‌شوند — میلادی یا شمسی، هر کدام که برنامه روی آن تنظیم شده باشد، یا هر کدام که خودِ فیلد برای آن طراحی شده باشد. در هر حال همان لحظهٔ یکسان ذخیره می‌شود، پس رکوردی که در یک تقویم وارد شده، در تقویم دیگر هم درست خوانده می‌شود.
-
یک فرم ممکن است فیلد فایل یا تصویر هم داشته باشد — عکس یک مخاطب، یا رسید امضاشدهٔ تحویل. به «افزودن فایل یا تصویر به یک رکورد» مراجعه کنید؛ رفتار فایل کمی با بقیهٔ فیلدها فرق دارد، چون در رکوردی که از پیش ذخیره شده، همان لحظه که آن را برمی‌گزینید ذخیره می‌شود، نه هنگام ذخیرهٔ فرم. اگر جدول برای این کار تنظیم شده باشد، همان تصویر در شبکه کنار نام هر رکورد و کنار هر گزینه در جستجوی رکورد هم دیده می‌شود — رکوردی که هنوز تصویری ندارد، به‌جای آن نخستین حرف نامش را نشان می‌دهد.
-
برای حذف رکوردها، یک یا چند ردیف را با کادرهای انتخاب برگزینید، حذف را انتخاب کنید و تأیید کنید. ویرایش دقیقاً به یک ردیف انتخاب‌شده نیاز دارد؛ حذف روی یک یا چند ردیف انتخاب‌شده کار می‌کند.
-
برای یافتن رکوردها، در کادر جستجو در سرصفحهٔ نما، کنار انتخابگر ستون‌ها، تایپ کنید. شبکه اندکی پس از آنکه تایپ را متوقف کنید (Enter آن را بی‌درنگ اعمال می‌کند) به رکوردهایی محدود می‌شود که ستون اصلی آن‌ها متن شما را در بر دارد.
-
برای مرتب‌سازی، عنوان یک ستون را انتخاب کنید؛ انتخاب دوبارهٔ همان عنوان ترتیب را وارونه می‌کند. برای مرتب‌سازی بر اساس بیش از یک ستون — بر اساس وضعیت، و در هر وضعیت بر اساس نام — کلید Shift را نگه دارید و عنوان بعدی را انتخاب کنید. عنوان‌ها با یک پیکان جهت را نشان می‌دهند و وقتی بیش از یک ستون در کار باشد، با عددی کوچک جای هر ستون را در ترتیب. بخش مرتب‌سازی بر اساس چند ستون، و فیلتر را در ادامه ببینید.
-
برای حرکت در جدول‌های بزرگ، از قبلی و بعدی در زیر شبکه استفاده کنید. برای بارگذاری دوبارهٔ صفحهٔ جاری، تازه‌سازی را در نوار فرمان انتخاب کنید.
مرتب‌سازی بر اساس چند ستون، و فیلتر
بالای شبکه، کنار انتخابگر ستون‌ها، دو دکمه هست که آنچه فهرست نشان می‌دهد را تغییر می‌دهند، بی‌آنکه رکوردی تغییر کند.
مرتب‌سازی پنلی باز می‌کند که ترتیب را به‌صورت ردیف‌هایی نشان می‌دهد: مرتب‌سازی بر اساس ستون نخست، سپس ستون بعدی، هر یک صعودی یا نزولی. افزودن سطح مرتب‌سازی ردیفی می‌افزاید و × آن را برمی‌دارد؛ برای تغییر جای یک ردیف، آن را از دستگیره‌اش بکشید (یا دستگیره را برگزینید و با کلیدهای جهت جابه‌جا کنید). اعمال فهرست را دوباره مرتب می‌کند و بازنشانی به ترتیبی برمی‌گردد که نما با آن طراحی شده است. این پنل هر کاری را که Shift+کلیک می‌کند انجام می‌دهد و راه انجام آن بدون ماوس است.
فیلتر همان سازنده‌ای را باز می‌کند که طراح نما به کار می‌برد: شرط‌هایی مانند وضعیت برابر است با فعال یا مبلغ بزرگ‌تر از ۱۰۰۰، که با و یا یا ترکیب می‌شوند، و گروه‌هایی درون گروه‌ها برای پرسشی مانند (وضعیت جدید یا باز است) و مالک من هستم. اعمال فهرست را محدود می‌کند و پاک کردن فیلتر را برمی‌دارد. فیلتر شما به فیلتر خود نما افزوده می‌شود — نما را محدودتر می‌کند و هرگز رکوردهایی را که نما کنار گذا شته نشان نمی‌دهد.
نقطه‌ای روی هر یک از دو دکمه یعنی در حال استفاده است. اگر شبکه در حالی خالی باشد که فیلتری اعمال شده، همین را می‌گوید، تا فهرست خالی هرگز با داده‌ای گم‌شده اشتباه گرفته نشود. هر دو تا زمانی که نما را عوض کنید یا از صفحه بیرون بروید، برقرار می‌مانند.
نمایی که به‌صورت درخت یا تقویم کشیده شده هیچ‌کدام از این‌ها را ندارد — نه فیلتر، نه مرتب‌سازی، نه جست‌وجو و نه انتخاب ستون — چون هیچ‌کدام فهرستی از ردیف‌ها نیست: درخت سلسله‌مراتبش را دنبال می‌کند و تقویم بازهٔ زمانی‌اش را نشان می‌دهد.
رکوردهای مرتبط
فرم هر رکورد در انتهای زبانه‌هایش یک انتخابگر مرتبط دارد که جدول‌هایی را فهرست می‌کند که رکوردهایشان به این یکی اشاره می‌کنند — مخاطبان یک حساب، سطرهای یک سفارش، کارهای یک پروژه.
یکی را برگزینید تا همچون یک زبانه کنار زبانه‌های خود فرم باز شود و تنها همان رکوردها را با فرمان‌های نمای خودشان نشان دهد. هرچه خواستید میانشان جابه‌جا شوید؛ زبانه را با × روی آن ببندید. زبانه‌های خود فرم × ندارند، چون سازنده آن‌ها را به‌عمد آنجا گذاشته است.
جدید روی یک زبانهٔ مرتبط، رکوردی از جدولِ مرتبط می‌سازد که پیوند به این یکی از پیش در آن پر شده است. همین است که آن را راهِ افزودن سطر به سفارش یا کار به پروژه می‌کند، نه فهرستی که برای کاری کردن باید ترکش کنید. نوار نشانی هم این پیوند را با خود دارد، پس بازخوانی یا پیوندی که فرستاده‌اید روی همان فرمِ نیمه‌پرشده می‌نشیند.
تیم‌ها استثنا هستند و خود زبانه این را می‌گوید: کاربران، نقش‌ها، تیم‌ها و عضویت‌های تیم رونوشت چیزهایی‌اند که به کل سازمان تعلق دارند، پس زبانه‌های مرتبطشان فقط‌خواندنی است. کسی را در مرکز کنترل مدیریت، زیر تیم‌ها، در تیم می‌گذارند — نگاه کنید به گذاشتن یک کاربر در یک تیم.
بستنش شما را به همان زبانه برمی‌گرداند. چه بستن را بزنید و چه ذخیره و بستن، و چه رکوردی می‌افزودید و چه رکوردی را که از قبل بود باز کرده بودید، به رکورد والد با همان زبانهٔ مرتبطِ باز برمی‌گردید — نه به فهرستِ خودِ جدول مرتبط، که جایی است که هرگز به آن نرفته بودید. نوار نشانی راه بازگشت را هم با خود دارد، پس این حتی با یک بازخوانی در میانهٔ ویرایش هم از دست نمی‌رود.
زبانهٔ مرتبط به رکوردِ ذخیره‌شده نیاز دارد، چون رکوردهای مرتبط به این یکی آویخته‌اند — روی رکوردی که هنوز می‌سازید، انتخابگر همین را می‌گوید.
فرمان‌هایی که نمی‌بینید
نوار فرمان تنها همان چیزی را نشان می‌دهد که نقش شما دربارهٔ این جدول اجازه می‌دهد. اگر اجازهٔ ساختن رکورد در اینجا را نداشته باشید، دکمهٔ جدید وجود ندارد؛ و اگر اجازهٔ حذف نداشته باشید، حذف هم نیست. هیچ‌چیز خاکستری نمی‌شود — فرمانی که هرگز نخواهید توانست از آن استفاده کنید، به‌جای آنکه پیشنهاد و سپس رد شود، اصلاً نمایش داده نمی‌شود.
اگر اجازهٔ خواندن جدولی را داشته باشید اما اجازهٔ تغییر آن را نه، به‌جای ویرایش عبارت باز کردن را می‌بینید و رکورد همچون صفحه‌ای خواندنی باز می‌شود: همهٔ فیلدها نمایش داده می‌شوند، هیچ‌کدام قابل تایپ نیستند و ذخیره‌ای در کار نیست. ناتوانی در تغییر چیزی، دلیلِ ناتوانی در دیدن آن نیست.
این را جدولی که در آن هستید تعیین می‌کند، ن ه رکورد — پس یک برنامه می‌تواند به شما اجازهٔ ساختن مخاطب بدهد و دربارهٔ حساب‌ها فقط اجازهٔ خواندن. اگر به دسترسی بیشتری نیاز دارید، از مدیر بخواهید نقش شما را تنظیم کند (نگاه کنید به دادن دسترسی رکورد به یک نقش).
پشت صحنه چه اتفاقی می‌افتد
هر کنش روی محیط جاری شما و با مجوزهای خود شما اجرا می‌شود — شما تنها می‌توانید رکوردهایی را ببینید و تغییر دهید که اجازهٔ آن را دارید. حذف یک رکورد دائمی است و به همین دلیل برنامه نخست از شما تأیید می‌خواهد. جستجو، مرتب‌سازی و صفحه‌بندی هنگام واکشی رکوردها توسط پلتفرم اعمال می‌شوند، بنابراین شبکه همواره تازه‌ترین دادهٔ متناسب با فیلتری را که برگزیده‌اید بازتاب می‌دهد.
پنهان کردن یک فرمان تنها یک ملاحظهٔ ظاهری است، نه خودِ محافظت: پلتفرم در هر بار خواندن، ساختن، تغییر یا حذف یک رکورد، مجوز شما را دوباره روی سرور بررسی می‌کند. به همین دلیل فرمانی که پس از تغییر نقش ناپدید می‌شود، هرگز آن چیزی نبوده که رکورد را ایمن نگه می‌داشته است.
عیب‌یابی
- کنش ویرایش یا حذف در دسترس نیست. — ویرایش به دقیقاً یک ردیف انتخاب‌شده و حذف به دست‌کم یک ردیف نیاز دارد؛ نخست ردیف‌ها را با کادرهای انتخاب برگزینید.
- جدید یا حذف در نوار فرمان نیست. — نقش شما این کار را روی این جدول به شما نمی‌دهد، پس دکمه اصلاً نمایش داده نمی‌شود. به بخش فرمان‌هایی که نمی‌بینید در بالا نگاه کنید.
- فرم دکمهٔ ذخیره ندارد. — شما اجازهٔ خواندن این جدول را دارید اما اجازهٔ تغییر آن را نه، پس رکورد فقط‌خواندنی باز شده است. دکمه موقتاً پنهان نشده؛ ذخیره رد می‌شد.
- ذخیره یک خطای اعتبارسنجی گزارش می‌کند. — رکورد قاعده‌ای را که جدول اعمال می‌کند نقض کرده است (برای نمونه، یک فیلد الزامی یا یک محدودیت مقدار). پیام توضیح می‌دهد چه چیزی باید اصلاح شود؛ فرم را درست کنید و دوباره ذخیره کنید.
- شبکه پیام «No records.» را نشان می‌دهد. — جدول هنوز هیچ رکوردی ندارد، یا هیچ رکوردی با جستجوی جاری شما هم‌خوان نیست. کادر جستجو را خالی کنید و Enter را فشار دهید تا همهٔ رکوردها را ببینید.
- تاریخی را خالی کردم اما بازگشت. — پاک کردن یک فیلد هم مانند هر تغییر دیگری است: تنها وقتی ذخیره می‌شود که ذخیره یا ذخیره و بستن را انتخاب کنید. بستن فرم بدون ذخیره، آن را همراه بقیهٔ ویرایش‌هایتان کنار می‌گذارد.
- تاریخ جور دیگری از آنچه برگزیدم خوانده می‌شود. — فیلد در تقویم برنامه نشان داده می‌شود، و سازنده می‌تواند برای هر فیلد قالب نمایش خودش را هم تعیین کند. لحظهٔ ذخیره‌شده همان است که برگزیده‌اید؛ تنها شیوهٔ نوشتنش فرق می‌کند.
- حذف می‌گوید «رکوردهای دیگری هنوز به این رکورد اشاره می‌کنند». — رکوردهای دیگری از طریق یک فیلد جست‌وجو (lookup) به این رکورد پیوند دارند و پیام، هر جدول و فیلد را نام می‌برد. چیزی حذف نشده است. رکورد را باز کنید، آن رکوردها را از زبانه‌های مرتبط آن تغییر دهید یا حذف کنید، سپس دوباره حذف کنید.
- ذخیره می‌گوید شخص دیگری این رکورد را هنگامی که باز بود تغییر داد. — فرد دیگری پس از باز کردن رکورد توسط شما، همان رکورد را ذخیره کرده است. هیچ‌یک از تغییرات شما ذخیره نشد، پس تغییر او بازنویسی نشد. فرم را ببندید، رکورد را دوباره باز کنید تا تغییر او را ببینید، و تغییرات خود را دوباره اعمال کنید.
سناریوهای مرتبط
- افزودن فایل یا تصویر به یک رکورد.
- باز کردن یک برنامه.
- جابه‌جایی میان محیط‌ها.