Einem Datensatz eine Datei oder ein Bild hinzufügen

Ziel

Einem Datensatz eine Datei oder ein Bild anhängen, es ersetzen, herunterladen oder entfernen.

Voraussetzungen

• Sie sind bei der Plattform-Shell angemeldet und haben eine App geöffnet.
• Das Formular des Datensatzes enthält ein Datei- oder Bildfeld. Falls nicht, bitten Sie die Person, die die App gebaut hat, eines hinzuzufügen – ein solches Feld ist Teil des Tabellenentwurfs.
• Sie können den Datensatz ändern. Wer den Datensatz bearbeiten kann, kann seine Datei ändern; wer den Datensatz lesen kann, kann sie öffnen.

Schritte

1. Öffnen Sie das Formular des Datensatzes: Wählen Sie seine Zeile im Raster aus und wählen Sie Bearbeiten, oder wählen Sie Neu, um einen anzulegen.
2. Suchen Sie das Feld. Ein Bildfeld zeigt eine quadratische Vorschau; ein Dateifeld zeigt Name und Größe der Datei. Ein leeres Feld zeigt Keine Datei bzw. Kein Bild.
3. Wählen Sie Datei auswählen (bzw. Bild auswählen) und wählen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus. Ein Feld, das bereits eine enthält, bietet stattdessen Ersetzen an.
4. Die Datei wartet auf das Speichern, bei einem neuen wie bei einem bestehenden Datensatz. Das Feld zeigt Ihre Auswahl mit dem Hinweis „Diese Datei wird beim Speichern des Datensatzes hinzugefügt“ und wird gespeichert, sobald Sie Speichern oder Speichern und schließen wählen. Schließen Sie das Formular ohne zu speichern, behält der Datensatz seine bisherige Datei.
5. Um eine Kopie der angehängten Datei zu erhalten, wählen Sie Herunterladen. Sie erhalten die gespeicherte Datei – nicht eine, die Sie ausgewählt, aber noch nicht gespeichert haben.
6. Um das Feld zu leeren, wählen Sie Entfernen. Das Feld wird sofort als leer angezeigt, und die gespeicherte Datei wird beim Speichern gelöscht. Wählen Sie stattdessen eine andere Datei aus, statt zu speichern, wird das Entfernen aufgehoben.

Was im Hintergrund passiert

Die Plattform speichert die Datei zusammen mit dem Datensatz, zu dem sie gehört, und liefert sie nur an Personen aus, die diesen Datensatz lesen dürfen – einen öffentlichen Link darauf gibt es nicht. Wird der Datensatz gelöscht, werden seine Dateien mitgelöscht, und beim Ersetzen einer Datei wird die alte verworfen.

Da die Bytes zum Datensatz gehören, werden sie unmittelbar nach dem Speichern des Datensatzes geschrieben statt als Teil davon. Deshalb wird eine Datei erst gespeichert, wenn Sie auf „Speichern“ drücken: Ein Bild, das Sie in einem anschließend verworfenen Formular ausgetauscht haben, hätte sonst das Bild im Datensatz bereits ersetzt.

Ein Bild wird in Ihrem Browser verkleinert, bevor es gesendet wird, sodass ein Foto direkt aus einer Handykamera zu einem Bild vernünftiger Größe wird, ohne dass Sie es vorher skalieren müssen. Das Original auf Ihrem Computer bleibt unverändert.

Eine große Datei wird an anderer Stelle abgelegt – die Plattform hat einen eigenen Speicher für Dokumente in großen Mengen und verschiebt eine Datei selbstständig dorthin, sobald sie größer ist, als ein Formularfeld aufnehmen soll. An der Nutzung ändert sich nichts: Das Feld sieht gleich aus, Herunterladen liefert dieselbe Datei, und sie wird weiterhin nur an Personen ausgeliefert, die den Datensatz lesen dürfen. Sie werden nicht gefragt, wohin sie soll, und es gibt keine Einstellung dafür – welcher der beiden Speicher eine Datei aufnimmt, entscheidet die Plattform, nicht Sie und nicht die Person, die die App gebaut hat.

Jedes Feld enthält eine Datei. Hängen Sie eine neue an, ersetzt sie die vorhandene. Brauchen Sie mehrere Dateien zur selben Sache – etwa jede Rechnung eines Kunden –, muss die App mit einer eigenen Tabelle dafür entworfen sein; fragen Sie die Person, die die App gebaut hat.

Fehlerbehebung

• „Die Datei hat … Byte; das Limit für dieses Feld beträgt …“ – Die Datei ist größer, als diese Art von Feld annimmt, und diese Installation hat keinen Ort für große Dateien. Wo der Speicher für große Dateien eingeschaltet ist, sehen Sie diese Meldung nie: Die Datei wird einfach gespeichert, und am Feld ändert sich nichts. Wo nicht, verwenden Sie eine kleinere Datei oder fragen Sie die Person, die Ihre Parsware-Installation betreibt, ob der Speicher für große Dateien eingeschaltet werden kann. Bildfelder haben ein niedrigeres Limit als Dateifelder, weil ein Bild in einem Formular angezeigt und nicht archiviert werden soll – und ein ausgewähltes Bild wird vorher in Ihrem Browser verkleinert, sodass es selten in die Nähe kommt.
• „Die Datei konnte nicht gespeichert werden“ – Der Speicher für große Dateien hat sie nicht angenommen. Es wurde nichts gespeichert, und das Feld behält seine bisherige Datei; versuchen Sie es also erneut. Passiert es wiederholt, informieren Sie die Person, die Ihre Parsware-Installation betreibt, denn dann muss der Speicher selbst geprüft werden.
• „Ein Bildfeld akzeptiert nur Bildinhalte“ – Das Feld ist ein Bildfeld, und die gewählte Datei ist kein Bild. Wählen Sie eine Bilddatei (PNG, JPEG usw.).
• Das Feld meldet, dass die Datei beim Speichern hinzugefügt wird. – Das ist der normale Zustand nach der Auswahl. Wählen Sie Speichern; die Datei wird beim Speichern abgelegt.
• Ich habe ein Bild entfernt, aber es ist wieder da. – Das Entfernen wurde nie gespeichert. Wenn Sie das Formular ohne zu speichern schließen, bleibt der Datensatz genau so, wie er war, einschließlich der Dateien.
• Das Bild erscheint nicht. – Sie haben möglicherweise keine Berechtigung, die Datei des Datensatzes zu lesen, oder jemand anderes hat sie entfernt. Öffnen Sie den Datensatz erneut, um seinen aktuellen Stand zu sehen.

Verwandte Szenarien

• Mit Datensätzen in einer Ansicht arbeiten.
• Eine App öffnen.