Placer un utilisateur dans une équipe
Objectif
Placer une personne dans une équipe, pour que les enregistrements de l’équipe lui soient accessibles sous les stratégies Enregistrements de mes équipes et Les miens et ceux de mes équipes.
Prérequis
- Vous êtes connecté au Centre de contrôle d’administration en tant qu’administrateur de la plateforme.
- La personne existe déjà en tant qu’utilisateur.
Étapes
- Ouvrez la page Équipes depuis la navigation de gauche, sous Utilisateurs.
- Cochez la ligne de l’équipe et sélectionnez Gérer les membres. Un panneau s’ouvre avec la liste des utilisateurs de votre locataire et une zone de recherche qui filtre sur le nom ou l’adresse e-mail.
- Cochez les personnes qui doivent faire partie de l’équipe ; décochez celles qui ne le doivent pas. Le total affiché à côté de la zone de recherche correspond à l’ensemble des membres : il ne diminue donc pas pendant que vous filtrez.
- Sélectionnez Enregistrer.
L’appartenance prend effet immédiatement, dans tous les environnements. Il n’y a aucun délai à attendre : l’enregistrement copie la modification dans chaque environnement et incrémente son compteur de sécurité, qui sert de clé à toutes les décisions mises en cache.
Les équipes se modifient ici, pas dans une application
Les équipes, les utilisateurs et les rôles appartiennent à votre locataire, et non à un environnement particulier. Chaque environnement en conserve une copie pour que les enregistrements puissent y appartenir à une équipe et que les stratégies aient des membres à lire — et ces copies sont en lecture seule dans une application. Si vous ouvrez la table Équipes ou Appartenances aux équipes dans une application pilotée par modèle, vous pouvez consulter, mais pas modifier : créer une équipe à cet endroit en créerait une qui n’existe que dans un seul environnement, n’est rattachée au compte de personne et n’apparaît jamais sur cette page.
C’est pourquoi la plateforme refuse l’écriture et indique plutôt cet écran. Les Unités organisationnelles font exception et restent modifiables dans une application — une unité est réellement l’organigramme propre à un environnement, et non une copie de quoi que ce soit.
Qui dirige une unité
Une unité organisationnelle porte un Responsable — une recherche vers un utilisateur, sur le formulaire propre à l’unité. C’est la personne qui dirige cette unité, et il est placé sur l’unité plutôt que sur chaque personne, à dessein : qu’une unité ait un responsable est un fait organisationnel, alors que savoir qui rend compte à qui individuellement relève de données RH que la plateforme ne conserve délibérément pas. Une seule ligne à tenir à jour au lieu d’une par employé, et elle ne peut pas devenir obsolète pour quelqu’un le jour où il change de poste.
Définissez-le dans une application, sur la table Unités organisationnelles, de la même façon que vous définissez le parent de l’unité.
Rien ne le lit encore. Il est là pour l’acheminement des processus : « envoyer à mon responsable » est la règle d’approbation la plus courante qui soit, et comme les unités forment déjà une arborescence via Unité parente, remonter cette arborescence à partir du responsable d’une unité donne aussi toute l’échelle d’escalade — le responsable de l’approbateur, puis le sien. Un processus métier pourra l’exprimer sans que personne n’écrive de code.
Attribuer, ce n’est pas cela
Attribuer confie un enregistrement à une personne ou à une équipe — cela change qui est propriétaire de cet enregistrement. Cela ne dit rien de qui fait partie d’une équipe.
Vous ne trouverez Attribuer ni sur une équipe, ni sur un utilisateur, ni sur une unité organisationnelle, et c’est délibéré : ce sont les tables à travers lesquelles la propriété s’exprime. Une ligne de l’une d’elles est un principal, et non quelque chose qu’un principal possède ; « qui est propriétaire de cet utilisateur » est donc une question à laquelle la plateforme n’a pas de réponse — rien ne la lit jamais.
Pourquoi l’appartenance compte
Trois des stratégies intégrées la lisent (voir Accorder à un rôle l’accès aux enregistrements) :
- Enregistrements de mes équipes — les enregistrements dont est propriétaire une équipe à laquelle la personne appartient.
- Les miens et ceux de mes équipes — ceux-là, plus ceux dont elle est personnellement propriétaire.
- Mes enregistrements — délibérément pas les enregistrements d’équipe, ce qui constitue la surprise la plus fréquente dans tout système de ce genre. Quelqu’un qui dit « je ne vois pas mon propre enregistrement » détient généralement cette stratégie et regarde un enregistrement dont son équipe est propriétaire.
L’appartenance n’accorde jamais d’autorisation. Elle décide quels enregistrements les autorisations que la personne détient déjà peuvent atteindre. Si elle ne peut pas faire quelque chose du tout, il lui faut un rôle, pas une équipe.
Dépannage
- La liste des membres est vide. — le locataire n’a encore aucun utilisateur, ou ils n’ont pas pu être chargés. Créez d’abord les personnes sur la page Utilisateurs.
- « L’équipe a été enregistrée, mais les environnements n’ont pas pu être mis à jour : … » — l’appartenance est stockée ; seules les copies dans vos environnements sont en retard, et le message indique ce qui l’a empêché. Corrigez ce point et enregistrez de nouveau l’appartenance ; l’opération peut être répétée et les remet en phase.
- La personne ne voit toujours pas les enregistrements de l’équipe. — vérifiez trois choses dans l’ordre : que son rôle accorde bien l’autorisation, qu’elle est accordée sous une stratégie qui lit les équipes (et non Mes enregistrements), et que l’enregistrement appartient bien à l’équipe plutôt qu’à une personne.
- J’ai ajouté une appartenance et rien n’a changé. — c’est le propriétaire de l’enregistrement qui doit être l’équipe. Définissez le champ Propriétaire de l’enregistrement sur l’équipe ; l’appartenance décide ensuite qui cela atteint.
- Je ne peux pas modifier la table Équipes dans mon application. — c’est normal, voir plus haut : la véritable équipe se trouve sur la page Équipes du Centre de contrôle d’administration. La table de l’application est une copie, pour que les enregistrements puissent y appartenir à une équipe.