Configurer votre organisation

Objectif

Décrire votre organisation — ses unités, qui travaille dans chacune, et qui fait quel type de travail et où — pour que les processus métier puissent acheminer le travail vers de vraies personnes, et que les règles d’accès aux enregistrements comme « mon unité et tout ce qui se trouve en dessous » disposent d’une arborescence à laquelle se mesurer.

Prérequis

• Un environnement. Chaque environnement reçoit les tables de l’organisation et l’application Organisation dès sa création ; il n’y a rien à installer.
• Vos collaborateurs existent déjà en tant qu’utilisateurs. Les unités contiennent les personnes de votre locataire : ajoutez donc d’abord les utilisateurs si ce n’est pas fait.

Où elle se trouve

Ouvrez l’application Organisation depuis le lanceur d’applications du Shell de la plateforme — et non depuis le Centre de contrôle d’administration, où se trouvent les utilisateurs, les rôles et les équipes communs à tout le locataire. L’organisation appartient à un environnement, car vous pouvez vouloir répéter une réorganisation dans un environnement de test avant qu’elle ne devienne réalité en production.

L’application comporte quatre pages :

Page	Ce qu’elle contient
Unités	L’organigramme : chaque unité, l’unité au-dessus d’elle, son type et son responsable
Utilisateurs	Les utilisateurs de l’environnement, et l’unité à laquelle chacun appartient
Équipes	Des groupes nommés auxquels un enregistrement peut appartenir, chacun rattaché à une unité
Rôles de processus	Qui fait quel type de travail, dans quelle unité

Étapes

1. Construire l’arborescence des unités

Unités s’ouvre sous forme d’arborescence, pas de liste. Chaque unité est placée sous celle qui la chapeaute : vous lisez donc la forme de l’organisation plutôt qu’une colonne de noms de parents. Sélectionnez un chevron pour ouvrir une unité, ou utilisez les touches fléchées — la flèche droite ouvre, la flèche gauche ferme, et une nouvelle flèche gauche sur une unité fermée remonte à son parent. Seule la partie que vous avez ouverte est chargée : un organigramme de milliers d’unités s’ouvre donc aussi vite qu’un organigramme de six.

Cliquez sur une unité et ses détails s’ouvrent à côté de l’organigramme — le formulaire propre à la table, enregistré exactement comme sur la page de l’enregistrement lui-même. L’organigramme reste en place : vous pouvez vous y déplacer et continuer à lire. Faites glisser le séparateur entre les deux pour donner plus de place à l’un des côtés ; la largeur est mémorisée pour cet écran. Sur un écran étroit, ils s’affichent à tour de rôle, avec un moyen de revenir à l’organigramme.

Recherchez dans l’organigramme avec la zone en haut du volet de l’arborescence. Les correspondances apparaissent sous les unités dans lesquelles elles se trouvent : deux branches portant le même nom se distinguent ainsi par ce qui se trouve au-dessus d’elles — et chaque ligne est cliquable, chaîne comprise. Choisir un résultat vous ramène dans l’organigramme avec cette unité sélectionnée, ce qui est bien là où vous vouliez aller. Échap rend l’organigramme avec tout ce que vous aviez ouvert toujours ouvert.

La recherche porte sur le nom d’une unité. S’il y a plus de correspondances que de place, elle le signale — affinez la recherche plutôt que de faire défiler.

Les personnes de chaque unité figurent dans l’organigramme avec elle

Sous chaque unité, après ses sous-unités, figurent les personnes qui y sont rattachées — chacune avec sa propre photo à la place du pictogramme d’unité, ou son initiale si elle n’a pas de photo. Cela répond à la question « qui fait partie de cette branche ? » dans l’organigramme lui-même, au lieu de la renvoyer à la page Utilisateurs et à un filtrage manuel.

Sélectionner une personne affiche sa fiche à côté de l’organigramme plutôt qu’un formulaire : un organigramme sert à lire une organisation, pas à modifier un employé. Ouvrez Utilisateurs pour en modifier un. La recherche trouve les personnes comme les unités, chacune affichée sous l’unité à laquelle elle appartient.

Ce que dessine un organigramme fait partie de la vue : quelles tables se rattachent à quelles autres, comment s’appelle chaque type de ligne, son icône ou son image, et si le choisir affiche un formulaire, une fiche ou rien du tout. Le concepteur de vues ne permet pas encore de le définir : aujourd’hui, cela se règle donc dans la définition de la vue — la vue Unités est livrée avec les unités et leurs personnes déjà décrites.

Afficher une seule branche plutôt que toute l’organisation

Sélectionnez une unité et appuyez sur Afficher uniquement cette branche (le viseur à côté de la zone de recherche). L’organigramme se rouvre avec cette unité en haut, et un fil d’Ariane au-dessus indique où vous êtes : sélectionnez une étape du fil pour remonter, ou Tout pour l’organisation entière. Tant que l’organigramme est ainsi centré, la recherche porte sur cette branche — un résultat que vous ne pourriez pas voir ensuite ne servirait à rien.

Le centrage de l’organigramme est transmis dans le lien : vous pouvez donc envoyer à quelqu’un « la province de Téhéran, ouverte sur cette unité ». Il ne fait pas partie de la définition de la vue, et c’est voulu : une unité qui existe dans votre environnement de test n’est pas le même enregistrement en production, si bien qu’un centrage figé dans une solution ne pointerait vers rien dès la première importation.

Double-cliquez sur une unité pour ouvrir sa page d’enregistrement sur toute la fenêtre.

La barre d’adresse suit la sélection : un lien que vous envoyez ouvre donc l’organigramme sur l’unité que vous regardiez.

1. Sélectionnez Nouveau.
2. Saisissez un Nom, et laissez Unité parente vide pour le sommet de votre organisation.
3. Définissez un Type d’unité — Branch, City, Province, Hospital, selon la façon dont votre organisation nomme ses niveaux. C’est votre propre vocabulaire, pas une liste que nous livrons.
4. Définissez un Responsable : la personne qui dirige cette unité.
5. Enregistrez, puis recommencez, en choisissant cette fois l’unité supérieure de chaque nouvelle unité comme Unité parente.

Rien n’interdit d’avoir plus d’une unité de premier niveau — une organisation composée de deux entités juridiques en a deux.

2. Placer les personnes dans les unités

Ouvrez Utilisateurs, ouvrez une personne et définissez son Unité organisationnelle. Une personne appartient à une seule unité. C’est de ce seul fait que découlent toutes les règles d’accès limitées à une unité et toutes les réponses à la question « qui fait partie de cette branche ? ».

3. Dire qui fait quoi, et où

Ouvrez Rôles de processus et sélectionnez Nouveau. Chaque ligne comporte trois éléments : un Utilisateur, une Unité organisationnelle et un Rôle.

Lisez une ligne ainsi : « cette personne fait ce type de travail dans cette unité ». L’approbateur d’une agence, le responsable RH d’une région, le relecteur du siège.

L’unité n’est pas forcément celle de la personne. Un approbateur régional installé au siège est une situation ordinaire, et c’est précisément pour cela qu’il y a trois colonnes plutôt que deux.

Pourquoi un processus en a besoin

Lorsqu’un processus métier atteint une étape attribuée à un rôle — role("Manager"), par exemple — le moteur se demande : qui détient « Manager » dans l’unité où cette exécution a lieu ? La réponse vient des lignes de Rôles de processus, et de rien d’autre.

S’il n’y en a aucune, la réponse est : personne. L’exécution s’arrête sur En attente de : Personne, et aucune conception de processus, si correcte soit-elle, n’y changera rien — le processus est bon ; c’est l’organisation qui n’a pas encore été décrite.

C’est aussi cette table que parcourt l’escalade : lorsque personne ne détient le rôle dans une unité, le moteur remonte la chaîne des Unités parentes, en posant la question à chaque niveau, jusqu’à atteindre une unité du type auquel le processus dit de s’arrêter.

Un rôle de processus n’est pas une autorisation

C’est le seul point qui mérite d’être parfaitement clair, car les deux s’appellent des rôles :

	Un rôle de processus	Un rôle de sécurité
Où il se définit	La page Rôles de processus, dans un environnement	La page Rôles du Centre de contrôle d’administration, pour tout le locataire
Ce qu’il décide	Qui reçoit ce type de travail	Ce que quelqu’un a le droit de voir et de faire
Ce qu’il accorde	Rien	Des autorisations sur les tables, et la portée à laquelle elles s’appliquent

Attribuer un rôle de processus à quelqu’un n’élargit pas ce qu’il peut voir. S’il doit ouvrir les enregistrements sur lesquels porte une tâche, il lui faut aussi l’accès correspondant — voir Accorder à un rôle l’accès aux enregistrements.

Dans un environnement de développement, tout est déjà rempli

Un environnement de développement créé avec les données d’exemple activées arrive avec une organisation déjà en place : un siège, deux régions, quatre agences, vos collaborateurs répartis dans les agences, un responsable pour chaque unité, et des attributions de rôles de processus pour tout le monde. Cela existe pour qu’un processus puisse être exécuté dès la création de l’environnement plutôt qu’après une demi-heure de saisie.

Ce sont des données d’exemple. Renommez-les, remodelez-les, ou supprimez-les et saisissez les vôtres — et notez que les environnements de production n’en reçoivent jamais.

Que vérifier quand le travail n’arrive nulle part

• En attente de : Personne — personne ne détient ce rôle dans cette unité. Ajoutez une ligne dans Rôles de processus, ou vérifiez que l’exécution a bien lieu dans l’unité que vous croyez.
• La mauvaise personne le reçoit — regardez l’unité sur les lignes d’attribution, pas seulement le rôle.
• Une escalade s’arrête trop tôt ou remonte trop haut — vérifiez les valeurs de Type d’unité le long de la chaîne des parents ; c’est sur elles que porte le paramètre « s’arrêter à » d’un processus.