Je organisatie inrichten

Doel

Je organisatie beschrijven — haar eenheden, wie in elke eenheid werkt, en wie welk soort werk waar doet — zodat bedrijfsprocessen werk naar echte mensen kunnen sturen, en zodat toegangsregels voor records als "mijn eenheid en alles daaronder" een boom hebben om zich aan te meten.

Vereisten

• Een omgeving. Elke omgeving krijgt bij het aanmaken de organisatietabellen en de app Organisatie; er hoeft niets te worden geïnstalleerd.
• Je mensen bestaan al als gebruikers. Eenheden bevatten de mensen die je tenant heeft, dus voeg eerst gebruikers toe als je dat nog niet hebt gedaan.

Waar het staat

Open de app Organisatie via het app-startprogramma in de Platformshell — niet in het Beheercentrum, waar gebruikers, rollen en teams voor de hele tenant staan. De organisatie hoort bij een omgeving, omdat je een reorganisatie misschien eerst in een testomgeving wilt oefenen voordat ze in productie werkelijkheid wordt.

De app heeft vier pagina's:

Pagina	Wat erin staat
Eenheden	Het organigram: elke eenheid, de eenheid erboven, het type en het hoofd ervan
Gebruikers	De gebruikers van de omgeving, en in welke eenheid elk van hen zit
Teams	Benoemde groepen waartoe een record kan behoren, elk in een eenheid
Procesrollen	Wie welk soort werk doet, in welke eenheid

Stappen

1. De eenhedenboom opbouwen

Eenheden opent als een boom, niet als een lijst. Elke eenheid staat onder de eenheid erboven, zodat je de vorm van de organisatie leest in plaats van een kolom met namen van bovenliggende eenheden. Selecteer een pijltje om een eenheid te openen, of gebruik de pijltoetsen — rechts opent, links sluit, en nogmaals links op een gesloten eenheid gaat omhoog naar de bovenliggende. Alleen het deel dat je hebt geopend, wordt geladen, dus een organigram met duizenden eenheden opent even snel als een met zes.

Klik op een eenheid en de details ervan openen naast het organigram — het eigen formulier van de tabel, en er wordt precies zo opgeslagen als op de eigen pagina van het record. Het organigram blijft staan waar het staat, zodat je erin kunt rondlopen en verder kunt lezen. Sleep de scheidingslijn tussen de twee om een kant meer ruimte te geven; de breedte wordt voor dit scherm onthouden. Op een smal scherm wisselen ze elkaar af, met een weg terug naar het organigram.

Doorzoek het organigram met het vak bovenaan het boomvenster. Resultaten verschijnen onder de eenheden waarin ze staan, zodat twee takken met dezelfde naam van elkaar te onderscheiden zijn door wat erboven staat — en elke regel is klikbaar, de keten inbegrepen. Kies je een resultaat, dan kom je terug in het organigram met die eenheid geselecteerd, waar je naartoe wilde. Escape geeft je het organigram terug met alles wat je had geopend nog open.

De zoekopdracht zoekt op de naam van een eenheid. Als er meer overeenkomen dan er passen, zegt hij dat — verfijn de zoekopdracht in plaats van te scrollen.

De mensen in elke eenheid staan erbij in het organigram

Onder elke eenheid, onder haar subeenheden, staan de mensen die erin zitten — elk met een eigen foto in plaats van het eenheidssymbool, of hun initiaal als ze geen foto hebben. Dat beantwoordt "wie zit er in deze tak" in het organigram zelf, in plaats van het over te laten aan de pagina Gebruikers en met de hand te filteren.

Selecteer je een persoon, dan zie je naast het organigram diens kaart in plaats van een formulier: een organigram is waar je een organisatie leest, niet waar je een medewerker bewerkt. Open Gebruikers om iemand te wijzigen. Zoeken vindt zowel mensen als eenheden, elk getoond onder de eenheid waarin ze zitten.

Wat een organigram tekent, is onderdeel van de weergave: welke tabellen onder welke hangen, hoe elk soort rij heet, het pictogram of de afbeelding ervan, en of het kiezen ervan een formulier, een kaart of helemaal niets toont. De Weergaveontwerper kan dat nog niet bewerken, dus op dit moment wordt het ingesteld in de definitie van de weergave — de weergave Eenheden wordt geleverd met eenheden en hun mensen al beschreven.

Eén tak tonen in plaats van de hele organisatie

Selecteer een eenheid en druk op Alleen deze tak tonen (het vizier naast het zoekvak). Het organigram opent opnieuw met die eenheid bovenaan, en een spoor erboven zegt waar je bent: selecteer een stap in het spoor om er weer uit te klimmen, of Alles voor de hele organisatie. Zolang het organigram is ingezoomd, zoekt de zoekopdracht binnen die tak — een resultaat dat je dan niet zou kunnen zien, zou nutteloos zijn.

Waarop het organigram is ingezoomd, reist mee in de link, zodat je iemand "de provincie Teheran, geopend bij deze eenheid" kunt sturen. Het is geen onderdeel van de definitie van de weergave, en dat is bewust: een eenheid die in je testomgeving bestaat, is in productie niet hetzelfde record, dus een focus die in een oplossing is ingebakken, zou na de eerste import naar niets wijzen.

Dubbelklik op een eenheid om haar recordpagina over het hele venster te openen.

De adresbalk volgt de selectie, dus een link die je verstuurt, opent het organigram op dezelfde eenheid waar jij naar keek.

1. Selecteer Nieuw.
2. Voer een Naam in, en laat Bovenliggende eenheid leeg voor de top van je organisatie.
3. Stel een Eenheidstype in — Branch, City, Province, Hospital, hoe je organisatie haar niveaus ook noemt. Dit is je eigen woordenschat, geen lijst die wij leveren.
4. Stel een Manager in: de persoon die aan het hoofd van deze eenheid staat.
5. Sla op en herhaal, en kies deze keer bij elke nieuwe eenheid de eenheid erboven als Bovenliggende eenheid.

Niets verbiedt meer dan één eenheid op het hoogste niveau — een organisatie met twee rechtspersonen heeft er twee.

2. Mensen in eenheden plaatsen

Open Gebruikers, open iemand en stel diens Organisatie-eenheid in. Een persoon zit in één eenheid. Uit dat ene gegeven worden elke toegangsregel op eenheidsniveau en elke vraag "wie zit er in deze tak" beantwoord.

3. Vastleggen wie wat doet, en waar

Open Procesrollen en selecteer Nieuw. Elke rij bestaat uit drie dingen: een Gebruiker, een Organisatie-eenheid en een Rol.

Lees een rij als "deze persoon doet dit soort werk in deze eenheid". De fiatteur van een vestiging, de HR-medewerker van een regio, de beoordelaar voor het hoofdkantoor.

De eenheid hoeft niet die van de persoon zelf te zijn. Een regionale fiatteur die op het hoofdkantoor zit, is een gewone situatie, en precies daarvoor zijn er drie kolommen in plaats van twee.

Waarom een proces dit nodig heeft

Als een bedrijfsproces een stap bereikt die aan een rol is toegewezen — bijvoorbeeld role("Manager") — vraagt de engine: wie heeft "Manager" in de eenheid waarin deze uitvoering plaatsvindt? Het antwoord komt uit de rijen van Procesrollen en nergens anders vandaan.

Zijn die er niet, dan is het antwoord: niemand. De uitvoering stopt met Wacht op: Niemand, en geen enkel correct procesontwerp verandert dat — het proces is in orde; de organisatie is alleen nog niet beschreven.

Langs dezelfde tabel klimt escalatie: als niemand de rol in een eenheid heeft, loopt de engine de keten van Bovenliggende eenheid omhoog en vraagt het op elk niveau, tot hij een eenheid bereikt van het type waarbij het proces zegt te stoppen.

Een procesrol is geen machtiging

Dit is het enige waarover je echt duidelijk moet zijn, omdat beide rollen heten:

	Een procesrol	Een beveiligingsrol
Waar hij wordt ingesteld	De pagina Procesrollen, in een omgeving	De pagina Rollen in het Beheercentrum, voor de hele tenant
Wat hij bepaalt	Wie dit soort werk krijgt toegestuurd	Wat iemand mag zien en doen
Wat hij toekent	Niets	Tabelmachtigingen, en het bereik waarop ze gelden

Iemand een procesrol geven verruimt niet wat die persoon kan zien. Moet hij de records openen waar een taak over gaat, dan heeft hij daarvoor ook de toegang nodig — zie Een rol toegang geven tot records.

In een ontwikkelomgeving is het al ingevuld

Een ontwikkelomgeving die met voorbeeldgegevens is aangemaakt, komt met een organisatie er al in: een hoofdkantoor, twee regio's, vier vestigingen, je mensen verdeeld over de vestigingen, een hoofd voor elke eenheid, en procesroltoewijzingen voor iedereen. Dat is er zodat een proces kan draaien op het moment dat de omgeving is aangemaakt, in plaats van na een half uur typen.

Het zijn voorbeeldgegevens. Hernoem ze, geef ze een andere vorm, of verwijder ze en voer je eigen gegevens in — en houd er rekening mee dat productieomgevingen er nooit een krijgen.

Wat je controleert als werk nergens terechtkomt

• Wacht op: Niemand — niemand heeft die rol in die eenheid. Voeg een rij toe in Procesrollen, of controleer of de uitvoering plaatsvindt in de eenheid waarvan je denkt dat ze erin plaatsvindt.
• De verkeerde persoon krijgt het — kijk naar de eenheid op de toewijzingsrijen, niet alleen naar de rol.
• Een escalatie stopt te vroeg of klimt te ver — controleer de waarden van Eenheidstype langs de keten van bovenliggende eenheden; daarop matcht de instelling "stoppen bij" van een proces.