إعداد منظمتك

الهدف

صِف منظمتك — وحداتها، ومن يعمل في كل وحدة، ومن يؤدي أي نوع من العمل وأين — حتى تستطيع عمليات الأعمال توجيه العمل إلى أشخاص حقيقيين، وحتى تجد قواعد الوصول مثل «وحدتي وكل ما تحتها» شجرةً تُقاس عليها.

المتطلبات المسبقة

• بيئة. كل بيئة تحصل على جداول المنظمة وعلى تطبيق المنظمة عند إنشائها؛ لا شيء لتثبيته.
• أن يكون أفرادك موجودين كمستخدمين. الوحدات تضم مستخدمي المستأجر لديك، فأنشئ المستخدمين أولًا إن لم تكن قد فعلت.

أين تجده

افتح تطبيق المنظمة من مشغّل التطبيقات في غلاف المنصة — لا من مركز التحكم الإداري، فهو موضع المستخدمين والأدوار والفرق على مستوى المستأجر. المنظمة تخص بيئة، لأنك قد ترغب في تجربة إعادة هيكلة في بيئة اختبار قبل أن تصير واقعًا في بيئة الإنتاج.

للتطبيق أربع صفحات:

الصفحة	ما تحتويه
الوحدات	الهيكل التنظيمي: كل وحدة، والوحدة التي فوقها، ونوعها، ورئيسها
المستخدمون	مستخدمو البيئة، والوحدة التي ينتمي إليها كل منهم
الفرق	مجموعات مسمّاة يمكن أن ينتمي إليها السجل، كل منها داخل وحدة
أدوار العمليات	من يؤدي أي نوع من العمل، وفي أي وحدة

الخطوات

١. ابنِ شجرة الوحدات

تُفتح صفحة الوحدات شجرةً لا قائمة. كل وحدة تجلس تحت التي فوقها، فتقرأ شكل المنظمة بدل عمود من أسماء الوحدات الأم. اضغط السهم لفتح وحدة، أو استخدم مفاتيح الأسهم — اليمين يفتح، واليسار يغلق، واليسار مرة أخرى على وحدة مغلقة ينتقل إلى الوحدة الأم. لا يُحمَّل إلا الجزء الذي فتحته، فهيكل فيه آلاف الوحدات يُفتح بسرعة هيكل فيه ست.

انقر وحدةً لتُفتح تفاصيلها بجوار الهيكل — نموذج الجدول نفسه، ويُحفظ تمامًا كما يُحفظ في صفحة السجل. يبقى الهيكل مكانه، فتتنقّل فيه وتواصل القراءة. اسحب الفاصل بينهما لتمنح أحد الجانبين مساحة أكبر؛ ويُحفَظ هذا العرض لهذه الشاشة. وعلى شاشة ضيّقة يتناوبان، مع طريق للعودة إلى الهيكل.

ابحث في الهيكل من المربّع أعلى لوحة الشجرة. تظهر المطابقات تحت الوحدات التي تقع فيها، فيُميَّز فرعان بالاسم نفسه بما فوقهما — وكل سطر قابل للنقر، بما في ذلك سلسلة الوحدات الأعلى. اختيار نتيجة يعيدك إلى الهيكل والوحدة مختارة، وهو ما كنت تقصده. ومفتاح Esc يعيد الهيكل بكل ما كنت قد فتحته.

يطابق البحث اسم الوحدة. وإن زادت المطابقات عمّا يُعرض، قيل لك ذلك — ضيّق البحث بدل التمرير.

أفراد كل وحدة موجودون في المخطط أيضًا

أسفل كل وحدة، تحت وحداتها الفرعية، يظهر الأشخاص الذين يعملون فيها — كل واحد بصورته بدلًا من رمز الوحدة، أو بالحرف الأول من اسمه إن لم تكن له صورة. هذا يجيب عن سؤال «من في هذا الفرع؟» داخل المخطط نفسه، بدل تركه لصفحة المستخدمين وتصفيتها يدويًا.

عند اختيار شخص تظهر بطاقته بجانب المخطط لا نموذجه: المخطط مكان لقراءة المؤسسة، لا لتحرير موظف. افتح صفحة المستخدمين للتعديل. والبحث يجد الأشخاص كما يجد الوحدات، ويعرض كلًا منهم تحت الوحدة التي ينتمي إليها.

ما يرسمه المخطط جزء من طريقة العرض: أي الجداول تندرج تحت أي، وبماذا يُسمى كل نوع من الصفوف، وما رمزه أو صورته، وهل يعرض اختياره نموذجًا أم بطاقة أم لا شيء. لا يستطيع مصمّم طرق العرض تأليف ذلك بعد، فهو اليوم مضبوط في تعريف طريقة العرض — وطريقة عرض الوحدات تصل موصوفة بالوحدات وأفرادها.

عرض فرع واحد بدل المنظمة كلها

اختر وحدةً واضغط اعرض هذا الفرع وحده (علامة التصويب بجوار مربّع البحث). يُعاد فتح الهيكل وتلك الوحدة في أعلاه، ويقول أثرٌ فوقه أين أنت: اختر خطوةً من الأثر للصعود، أو الكل للمنظمة كلها. وما دام الهيكل مركَّزًا، يبحث البحث داخل ذلك الفرع — فنتيجةٌ لا تستطيع رؤيتها بعدها لا تنفع.

يسافر موضع التركيز مع الرابط، فتستطيع أن ترسل لأحدهم «محافظة طهران، مفتوحة على هذه الوحدة». وهو ليس جزءًا من تعريف العرض، وذلك مقصود: الوحدة الموجودة في بيئة الاختبار ليست السجل نفسه في بيئة الإنتاج، فتركيزٌ مخبوز في الحزمة لن يشير إلى شيء بعد أول استيراد.

انقر نقرًا مزدوجًا على وحدة لفتح صفحة سجلها على النافذة كلها.

يتبع شريط العنوان اختيارك، فالرابط الذي ترسله يفتح الهيكل على الوحدة نفسها التي كنت تنظر إليها.

1. اختر جديد.
2. أدخل اسمًا، واترك الوحدة الأم فارغة لأعلى وحدة في منظمتك.
3. حدّد نوع الوحدة — فرع، مدينة، محافظة، مستشفى، أيًّا كان ما تسمّي به منظمتك مستوياتها. هذه مفرداتك أنت، لا قائمة نرسلها نحن.
4. عيّن مديرًا: الشخص الذي يرأس هذه الوحدة.
5. احفظ وكرّر، مختارًا هذه المرة الوحدة الأعلى لكل وحدة جديدة بوصفها الوحدة الأم.

لا شيء يمنع وجود أكثر من وحدة جذر — منظمة بكيانين قانونيين لها جذران.

٢. ضع الأشخاص في الوحدات

افتح المستخدمين، وافتح شخصًا، وحدّد الوحدة التنظيمية الخاصة به. الشخص يجلس في وحدة واحدة. هذه الحقيقة المفردة هي ما تُجاب منه كل قاعدة وصول على مستوى الوحدة، وكل سؤال عن «من في هذا الفرع».

٣. قل من يفعل ماذا وأين

افتح أدوار العمليات واختر جديد. كل سطر ثلاثة أشياء: مستخدم، ووحدة تنظيمية، ودور.

اقرأ السطر هكذا: «هذا الشخص يؤدي هذا النوع من العمل في هذه الوحدة.» معتمِد الفرع، وموظف الموارد البشرية للمنطقة، ومراجع المكتب الرئيسي.

ليس لزامًا أن تكون الوحدة وحدة الشخص نفسه. معتمِدٌ إقليمي يجلس في المكتب الرئيسي ترتيبٌ اعتيادي، وهو بالضبط ما وُجدت من أجله ثلاثة أعمدة بدل عمودين.

لماذا تحتاج العملية إلى هذا

حين تبلغ عملية الأعمال خطوةً مسندة إلى دور — role("Manager") مثلًا — يسأل المحرّك: من يحمل «Manager» في الوحدة التي يجري فيها هذا التشغيل؟ والجواب يأتي من سطور أدوار العمليات ولا شيء غيرها.

فإن لم تكن هناك سطور، فالجواب: لا أحد. يتوقف التشغيل عند في انتظار: لا أحد، ولن يغيّر ذلك أي قدر من حسن تصميم العملية — فالعملية سليمة؛ المنظمة هي التي لم تُوصف بعد.

والجدول نفسه هو ما يتسلّقه التصعيد: حين لا يحمل أحدٌ الدور في وحدة، يصعد المحرّك سلسلة الوحدة الأم سائلًا عند كل مستوى، حتى يبلغ وحدةً من النوع الذي قالت العملية إن عليه التوقف عنده.

دور العملية ليس صلاحية

هذه النقطة الوحيدة الجديرة بالوضوح، لأن كليهما يُسمّى «دورًا»:

	دور العملية	الدور الأمني
أين يُضبط	صفحة أدوار العمليات، داخل بيئة	صفحة الأدوار في مركز التحكم الإداري، على مستوى المستأجر
ماذا يقرّر	إلى من يُرسَل هذا النوع من العمل	ما يُسمح للشخص برؤيته وفعله
ماذا يمنح	لا شيء	صلاحيات الجداول، والنطاق الذي تُمنح ضمنه

منح شخصٍ دورَ عملية لا يوسّع ما يستطيع رؤيته. وإن كان عليه فتح السجلات التي تدور حولها المهمة، فهو يحتاج إلى الوصول أيضًا — انظر منح دور وصولًا إلى السجلات.

في بيئة التطوير، هذا مملوء سلفًا

بيئة التطوير المنشأة مع بيانات العيّنة تأتي بمنظمة جاهزة فيها: مكتب رئيسي، ومنطقتان، وأربعة فروع، وأفرادك موزّعون على الفروع، ورئيس لكل وحدة، وإسنادات أدوار عمليات للجميع. وُجد هذا كي يمكن تشغيل عملية في الدقيقة الأولى بعد إنشاء البيئة، لا بعد نصف ساعة من الإدخال اليدوي.

إنها بيانات عيّنة. أعد تسميتها أو تشكيلها، أو احذفها وأدخل بياناتك — ولاحظ أن بيئات الإنتاج لا تُمنح مثلها أبدًا.

ماذا تفحص حين لا يصل العمل إلى أحد

• في انتظار: لا أحد — لا أحد يحمل ذلك الدور في تلك الوحدة. أضف سطرًا في أدوار العمليات، أو تحقّق من أن التشغيل يجري في الوحدة التي تظنها.
• يصل إلى الشخص الخطأ — انظر إلى الوحدة في سطور الإسناد، لا إلى الدور وحده.
• التصعيد يتوقف مبكرًا أو يصعد أكثر من اللازم — افحص قيم نوع الوحدة على امتداد سلسلة الوحدات الأم؛ فهي ما يطابقه إعداد «التوقف عند» في العملية.