Configurar su organización

Objetivo

Describir su organización (sus unidades, quién trabaja en cada una y quién hace qué tipo de trabajo y dónde) para que los procesos de negocio puedan enrutar trabajo a personas reales, y para que las reglas de acceso a registros como «mi unidad y todo lo que depende de ella» tengan un árbol con el que medirse.

Requisitos previos

• Un entorno. Cada entorno recibe las tablas de organización y la aplicación Organización al crearse; no hay nada que instalar.
• Sus personas ya existen como usuarios. Las unidades contienen a las personas que tiene su inquilino, así que añada primero los usuarios si no lo ha hecho.

Dónde está

Abra la aplicación Organización desde el iniciador de aplicaciones de la Shell de la plataforma, no desde el Centro de control de administración, que es donde viven los usuarios, los roles y los equipos para todo el inquilino. La organización pertenece a un entorno, porque puede que quiera ensayar una reorganización en un entorno de Prueba antes de que sea real en Producción.

La aplicación tiene cuatro páginas:

Página	Qué contiene
Unidades	El organigrama: cada unidad, la unidad de la que depende, su tipo y su responsable
Usuarios	Los usuarios del entorno y la unidad en la que está cada uno
Equipos	Grupos con nombre a los que puede pertenecer un registro, cada uno situado en una unidad
Roles de proceso	Quién hace qué tipo de trabajo, y en qué unidad

Pasos

1. Construir el árbol de unidades

Unidades se abre como un árbol, no como una lista. Cada unidad está bajo la unidad de la que depende, así que se lee la forma de la organización en lugar de una columna de nombres de unidades primarias. Seleccione un chevrón para abrir una unidad, o use las teclas de flecha: la derecha abre, la izquierda cierra, y volver a pulsar la izquierda sobre una unidad cerrada sube a su unidad primaria. Solo se carga la parte que ha abierto, así que un organigrama con miles de unidades se abre tan rápido como uno con seis.

Haga clic en una unidad y sus detalles se abren junto al organigrama: el propio formulario de la tabla, que se guarda exactamente igual que en la página del registro. El organigrama se queda donde está, así que puede moverse por él y seguir leyendo. Arrastre el divisor entre ambos para dar más espacio a un lado; el ancho se recuerda para esta pantalla. En una pantalla estrecha se turnan, con una forma de volver al organigrama.

Busque en el organigrama con el cuadro de la parte superior del panel del árbol. Las coincidencias aparecen bajo las unidades en las que están, de modo que dos ramas con el mismo nombre se distinguen por lo que tienen encima, y todas las líneas se pueden pulsar, incluida la cadena. Al elegir un resultado vuelve al organigrama con esa unidad seleccionada, que es a donde intentaba llegar. Esc le devuelve el organigrama con lo que tuviera abierto todavía abierto.

La búsqueda coincide con el nombre de una unidad. Si coinciden más de las que caben, lo indica: acote la búsqueda en lugar de desplazarse.

Las personas de cada unidad están en el organigrama con ella

Bajo cada unidad, debajo de sus subunidades, están las personas que pertenecen a ella, cada una con su propia imagen en lugar del icono de unidad, o con su inicial si no tiene fotografía. Eso responde a «quién está en esta rama» en el propio organigrama, en lugar de dejarlo para la página Usuarios y filtrar a mano.

Al seleccionar a una persona se muestra su tarjeta junto al organigrama en lugar de un formulario: un organigrama es donde se lee una organización, no donde se edita a un empleado. Abra Usuarios para cambiar a alguien. La búsqueda encuentra personas además de unidades, cada una mostrada bajo la unidad en la que está.

Lo que dibuja un organigrama forma parte de la vista: qué tablas cuelgan de cuáles, cómo se llama cada tipo de fila, su icono o su imagen, y si al elegir una se muestra un formulario, una tarjeta o nada. El diseñador de vistas todavía no puede crear eso, así que hoy se establece en la definición de la vista; la vista Unidades se distribuye con las unidades y sus personas ya descritas.

Mostrar una rama en lugar de toda la organización

Seleccione una unidad y pulse Mostrar solo esta rama (la mira junto al cuadro de búsqueda). El organigrama se vuelve a abrir con esa unidad arriba, y una ruta de navegación encima indica dónde está: seleccione un paso de la ruta para volver a salir, o Todo para toda la organización. Mientras el organigrama está centrado en una rama, la búsqueda mira dentro de esa rama: un resultado que después no pudiera ver no serviría de nada.

Dónde está centrado el organigrama viaja en el enlace, así que puede enviar a alguien «la provincia de Teherán, abierta en esta unidad». No forma parte de la definición de la vista, y es deliberado: una unidad que existe en su entorno de Prueba no es el mismo registro en Producción, así que un enfoque incorporado a una solución no apuntaría a nada tras la primera importación.

Haga doble clic en una unidad para abrir la página de su registro en toda la ventana.

La barra de direcciones sigue a la selección, así que un enlace que envíe abre el organigrama en la misma unidad que estaba mirando.

1. Seleccione Nuevo.
2. Escriba un Nombre y deje Unidad primaria vacía para la cima de su organización.
3. Establezca un Tipo de unidad: Branch, City, Province, Hospital, como llame su organización a sus niveles. Es su propio vocabulario, no una lista que proporcionemos nosotros.
4. Establezca un Responsable: la persona que dirige esta unidad.
5. Guarde y repita, esta vez eligiendo como Unidad primaria de cada nueva unidad la unidad de la que depende.

Nada impide tener más de una unidad de nivel superior: una organización con dos entidades jurídicas tiene dos.

2. Colocar a las personas en unidades

Abra Usuarios, abra a alguien y establezca su Unidad organizativa. Una persona está en una unidad. Ese único dato es la base con la que se responde a cada regla de acceso limitada a unidades y a cada pregunta de «quién está en esta rama».

3. Indicar quién hace qué, y dónde

Abra Roles de proceso y seleccione Nuevo. Cada fila son tres cosas: un Usuario, una Unidad organizativa y un Rol.

Lea una fila como «esta persona hace este tipo de trabajo en esta unidad». El aprobador de una sucursal, la persona de recursos humanos de una región, el revisor de la sede central.

La unidad no tiene por qué ser la de la propia persona. Un aprobador regional que está en la sede central es algo habitual, y es exactamente para lo que existen tres columnas en lugar de dos.

Por qué lo necesita un proceso

Cuando un proceso de negocio llega a un paso asignado a un rol (por ejemplo, role("Manager")), el motor pregunta: ¿quién tiene «Manager» en la unidad en la que ocurre esta ejecución? La respuesta sale de las filas de Roles de proceso y de nada más.

Si no hay ninguna, la respuesta es nadie. La ejecución se detiene con En espera de: nadie, y ningún diseño correcto del proceso lo cambiará: el proceso está bien; es que todavía no se ha descrito la organización.

Esa misma tabla es la que recorre el escalado: cuando nadie tiene el rol en una unidad, el motor sube por la cadena de Unidad primaria, preguntando en cada nivel, hasta llegar a una unidad del tipo en el que el proceso indica que debe detenerse.

Un rol de proceso no es un permiso

Es lo único que conviene tener claro, porque ambos se llaman roles:

	Un rol de proceso	Un rol de seguridad
Dónde se establece	En la página Roles de proceso, en un entorno	En la página Roles del Centro de control de administración, para todo el inquilino
Qué decide	A quién se envía este tipo de trabajo	Qué puede ver y hacer alguien
Qué concede	Nada	Permisos sobre tablas, y el alcance con el que se tienen

Dar a alguien un rol de proceso no amplía lo que puede ver. Si tiene que abrir los registros de los que trata una tarea, necesita también el acceso correspondiente; consulte Conceder a un rol acceso a registros.

En un entorno de desarrollo, ya viene rellenado

Un entorno de desarrollo creado con los datos de ejemplo activados llega con una organización ya dentro: una sede central, dos regiones, cuatro sucursales, sus personas colocadas en las sucursales, un responsable en cada unidad y asignaciones de roles de proceso para todos. Existe para que se pueda ejecutar un proceso en el momento en que se crea el entorno y no después de media hora escribiendo.

Son datos de ejemplo. Cámbieles el nombre, reorganícelos o elimínelos e introduzca los suyos; y tenga en cuenta que los entornos de producción nunca los reciben.

Qué comprobar cuando el trabajo no llega a nadie

• En espera de: nadie — nadie tiene ese rol en esa unidad. Añada una fila en Roles de proceso, o compruebe que la ejecución ocurre en la unidad que usted cree.
• Lo recibe la persona equivocada — mire la unidad en las filas de asignación, no solo el rol.
• Un escalado se detiene demasiado pronto o sube demasiado — compruebe los valores de Tipo de unidad a lo largo de la cadena de unidades primarias; es con lo que coincide la opción «detenerse en» de un proceso.