Crear un equipo
Objetivo
Crear un equipo para que los registros puedan pertenecer a un grupo de personas en lugar de a una sola, y para que directivas como «los registros de mi equipo» tengan a quién aplicarse.
Requisitos previos
- Ha iniciado sesión en el Centro de control de administración como administrador de la plataforma.
- Las personas que quiere incluir en el equipo ya existen como usuarios.
Pasos
- Abra la página Equipos desde la navegación de la izquierda, dentro de Usuarios.
- Seleccione Nuevo. Se abre un panel.
- Escriba un nombre (es lo que ven las personas allí donde se muestra el propietario de un registro) y, si lo desea, una descripción de para qué sirve el equipo.
- Seleccione Guardar.
- Asigne personas al equipo: con su fila seleccionada, elija Administrar miembros (el mismo comando está en el propio panel del equipo). Marque a todos los que pertenecen al equipo y seleccione Guardar. La lista contiene los usuarios de su inquilino, con el correo electrónico de cada persona bajo su nombre para distinguir a dos personas que se llamen igual, y un cuadro de búsqueda encima que filtra por cualquiera de los dos.
Los miembros se añaden después de guardar el equipo, no mientras se crea: no hay a nadie que añadir a un equipo que todavía no existe, así que el formulario de creación le remite al panel.
El equipo ya está disponible en todos los entornos: un registro puede pertenecerle y se puede elegir allí donde se elige un propietario.
Un equipo no es un rol, y la diferencia importa
Es lo único que conviene tener claro, porque ambos son listas de personas:
| Un equipo | Un rol | |
|---|---|---|
| Responde a | A qué registros llega alguien | Qué puede hacer alguien |
| Se da a | Personas, incorporándolas | Personas, en la página Usuarios |
| Puede poseer registros | Sí: un registro puede pertenecer a un equipo | No |
| Procede de | Esta página | La página Roles; sus permisos, de una solución |
Incorporar a alguien a un equipo nunca le da un permiso. Si una persona no puede crear una cuenta, añadirla a un equipo no servirá: necesita un rol. Lo que cambia un equipo es el alcance de los permisos que ya tiene: una directiva de «los registros de mi equipo» encuentra más en cuanto la persona está en el equipo.
Por qué los equipos están aquí y no dentro de una aplicación
Un equipo es como un usuario: pertenece a su inquilino, no a un entorno. Créelo una vez y aparecerá en Desarrollo, Prueba y Producción por igual, como el mismo equipo; así, un registro que pertenece a «Soporte» en un entorno y otro que pertenece a «Soporte» en otro son propiedad del mismo grupo.
Por eso también el nombre del equipo se puede cambiar libremente, a diferencia del nombre lógico de un rol. Nada se refiere a un equipo por su nombre; cambiárselo solo cambia lo que leen las personas, en todas partes.
Editar y eliminar
Haga clic en la fila de un equipo (o márquela y seleccione Editar) para cambiarle el nombre o la descripción, o para cambiar quién está en él. Quitar a alguien surte efecto en todos los entornos: deja de llegar a los registros del equipo.
Eliminar pregunta a cada entorno si el equipo todavía posee algún registro antes de seguir adelante. Si es así, se le indica dónde (el entorno y qué tablas) y la eliminación se rechaza hasta que esos registros reciban otro propietario. Eliminar un equipo no elimina la cuenta de nadie; las personas simplemente dejan de formar parte de él.
Qué ocurre entre bastidores
El equipo se guarda una sola vez, junto a sus usuarios. Tras cada guardado, la plataforma lo copia (con sus miembros) a cada uno de sus entornos, que es lo que permite que un registro de allí le pertenezca. Eliminar un equipo quita también esas copias, de modo que deja de ofrecerse como propietario.
Solución de problemas
- «Ya existe un equipo llamado …». — el nombre es lo que muestra cada campo de propietario, así que dos equipos no pueden compartirlo. Elija otro nombre.
- Eliminar aparece atenuado en la confirmación. — el equipo todavía posee registros, o no se pudo contactar con uno de sus entornos para preguntar. El mensaje indica cuál. Reasigne los registros o vuelva a intentarlo cuando el entorno esté disponible.
- «El equipo se guardó, pero no se pudieron actualizar los entornos: …» — el equipo en sí está a salvo; solo las copias de sus entornos están atrasadas, y el mensaje dice qué lo impidió (lo más habitual, que la capa de aplicación no estaba accesible). Corríjalo y vuelva a guardar el equipo: la actualización se puede repetir y pone todos los entornos al día.
- Alguien está en el equipo pero sigue sin ver los registros del equipo. — compruebe que tiene un rol que le da acceso, con una directiva que incluya los registros del equipo. La pertenencia decide a qué registros llega un permiso; no concede el permiso.
- Eliminar actúa sobre un equipo cada vez. — cada eliminación hace a sus entornos una pregunta propia, y un lote convertiría un solo rechazo en una decisión de todo o nada.