Ein Team erstellen
Ziel
Ein Team erstellen, damit Datensätze einer Gruppe von Personen statt einer einzelnen Person gehören können – und damit Richtlinien wie „Datensätze meines Teams“ jemanden haben, auf den sie passen.
Voraussetzungen
- Sie sind als Plattformadministrator beim Admin Control Center angemeldet.
- Die Personen, die Sie im Team haben möchten, existieren bereits als Benutzer.
Schritte
- Öffnen Sie die Seite Teams über die linke Navigation, unter Benutzer.
- Wählen Sie Neu aus. Ein Seitenbereich öffnet sich.
- Geben Sie einen Namen ein – das sehen Personen überall, wo der Besitzer eines Datensatzes angezeigt wird – und optional eine Beschreibung, wofür das Team da ist.
- Wählen Sie Speichern aus.
- Besetzen Sie das Team: Wählen Sie bei ausgewählter Zeile Mitglieder verwalten (derselbe Befehl steht auch im Seitenbereich des Teams). Aktivieren Sie alle, die zum Team gehören, und wählen Sie dann Speichern aus. Die Liste enthält die Benutzer Ihres Mandanten, mit der E-Mail jeder Person unter ihrem Namen, damit zwei Personen mit demselben Namen unterschieden werden können, und darüber ein Suchfeld, das nach beidem eingrenzt.
Mitglieder werden nach dem Speichern des Teams hinzugefügt, nicht beim Erstellen – zu einem Team, das noch nicht existiert, kann niemand hinzugefügt werden, daher verweist das Erstellungsformular stattdessen auf den Bereich.
Das Team ist jetzt in jeder Umgebung verfügbar: Ein Datensatz kann ihm gehören, und es kann überall ausgewählt werden, wo ein Besitzer gewählt wird.
Ein Team ist keine Rolle, und der Unterschied ist wichtig
Das ist das eine, worüber Klarheit herrschen sollte, weil beides Listen von Personen sind:
| Ein Team | Eine Rolle | |
|---|---|---|
| Beantwortet | Welche Datensätze jemand erreicht | Was jemand tun darf |
| Vergeben an | Personen, indem man sie aufnimmt | Personen, auf der Seite „Benutzer“ |
| Kann Datensätze besitzen | Ja – ein Datensatz kann einem Team gehören | Nein |
| Stammt aus | Dieser Seite | Der Seite „Rollen“; ihre Berechtigungen aus einer Lösung |
Jemanden in ein Team aufzunehmen, gibt ihm nie eine Berechtigung. Kann eine Person kein Konto anlegen, hilft es nicht, sie einem Team hinzuzufügen – sie braucht eine Rolle. Was ein Team ändert, ist die Reichweite der Berechtigungen, die sie bereits hat: Eine Richtlinie „Datensätze meines Teams“ findet mehr, sobald sie im Team ist.
Warum Teams hier liegen und nicht in einer App
Ein Team ist wie ein Benutzer: Es gehört zu Ihrem Mandanten, nicht zu einer Umgebung. Erstellen Sie es einmal, und es erscheint in Entwicklung, Test und Produktion gleichermaßen, als dasselbe Team – ein Datensatz, der in einer Umgebung „Support“ gehört, und einer, der in einer anderen „Support“ gehört, gehören also derselben Gruppe.
Deshalb kann auch der Name des Teams frei geändert werden, anders als der logische Name einer Rolle. Nichts verweist über den Namen auf ein Team; eine Umbenennung ändert nur, was Personen lesen, überall.
Bearbeiten und löschen
Klicken Sie auf die Zeile eines Teams (oder aktivieren Sie sie und wählen Sie Bearbeiten), um es umzubenennen, seine Beschreibung zu ändern oder zu ändern, wer darin ist. Das Entfernen einer Person wirkt in jeder Umgebung: Sie erreicht die Datensätze des Teams nicht mehr.
Löschen fragt jede Umgebung, ob das Team noch Datensätze besitzt, bevor es ausgeführt wird. Ist das der Fall, wird Ihnen gesagt, wo – die Umgebung und welche Tabellen –, und das Löschen wird abgelehnt, bis diese Datensätze einen anderen Besitzer erhalten haben. Das Löschen eines Teams löscht niemandes Konto; die Personen sind einfach nicht mehr darin.
Was im Hintergrund passiert
Das Team wird einmal gespeichert, neben Ihren Benutzern. Nach jedem Speichern kopiert die Plattform es – samt Mitgliedschaft – in jede Ihrer Umgebungen, wodurch ein Datensatz dort ihm gehören kann. Das Löschen eines Teams entfernt auch diese Kopien, sodass es nicht mehr als Besitzer angeboten wird.
Fehlerbehebung
- „Ein Team namens … existiert bereits.“ – der Name ist das, was jedes Besitzerfeld zeigt, daher können sich zwei Teams keinen teilen. Wählen Sie einen anderen Namen.
- Löschen ist in der Bestätigung ausgegraut. – das Team besitzt noch Datensätze, oder eine Ihrer Umgebungen war für die Nachfrage nicht erreichbar. Die Meldung sagt, welches von beiden. Weisen Sie die Datensätze neu zu oder versuchen Sie es erneut, sobald die Umgebung wieder erreichbar ist.
- „Das Team wurde gespeichert, aber die Umgebungen konnten nicht aktualisiert werden: …“ – das Team selbst ist sicher; nur die Kopien in Ihren Umgebungen hinken hinterher, und die Meldung sagt, was es verhindert hat (meist war die Anwendungsschicht nicht erreichbar). Beheben Sie das und speichern Sie das Team erneut – die Aktualisierung ist wiederholbar und bringt jede Umgebung auf denselben Stand.
- Jemand ist im Team, sieht die Datensätze des Teams aber trotzdem nicht. – prüfen Sie, ob die Person eine Rolle hat, die ihr Zugriff gewährt, mit einer Richtlinie, die Teamdatensätze einschließt. Die Mitgliedschaft entscheidet, welche Datensätze eine Berechtigung erreicht; sie gewährt die Berechtigung nicht.
- Löschen wirkt immer nur auf ein Team. – jedes Löschen stellt Ihren Umgebungen eine eigene Frage, und ein Stapel würde aus einer Ablehnung eine Alles-oder-nichts-Entscheidung machen.