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Einem Benutzer eine Rolle zuweisen

Ziel​

Einem Benutzer eine Rolle gewähren (oder entziehen), damit sein Zugriff dem entspricht, was die Rolle erlaubt.

Voraussetzungen​

  • Sie sind als Plattformadministrator beim Admin Control Center angemeldet.
  • Der Benutzer existiert bereits (siehe Einen Benutzer erstellen).
  • Die Rolle existiert bereits (siehe Eine Rolle erstellen).

Schritte​

  1. Öffnen Sie die Seite Benutzer über die linke Navigation.
  2. Suchen Sie die Zeile des Benutzers in der Benutzertabelle. Die Spalte Rollen nennt, was er bereits innehat – bis zu drei, danach eine Anzahl.
  3. Aktivieren Sie die Zeile und wählen Sie in der Symbolleiste Rollen verwalten aus. (Sie erreichen es auch im Bearbeitungsbereich eines Benutzers – dort sind Sie ohnehin, wenn Sie ihn geöffnet haben, um etwas anderes zu ändern.)
  4. Der Bereich listet jede Rolle des Mandanten auf, wobei die Rollen, die dieser Benutzer innehat, bereits aktiviert sind. Aktivieren Sie zum Gewähren, deaktivieren Sie zum Entziehen. Verwenden Sie das Suchfeld, um eine lange Liste einzugrenzen – es vergleicht den Namen einer Rolle und ihre Beschreibung.
  5. Wählen Sie Speichern aus.

Nichts wird geschrieben, bevor Sie Speichern drücken, daher kostet ein versehentlich geöffneter Bereich nichts: Abbrechen lässt den Benutzer genau so, wie er war.

Der Benutzer muss sich ab- und wieder anmelden

Eine hier gewährte Rolle erreicht keine bereits geöffnete Sitzung. Der Zugriff des Benutzers steckt in dem Token, das er bei der Anmeldung erhalten hat, also bitten Sie ihn, sich abzumelden und erneut anzumelden – bis dahin ändert die neue Rolle für ihn nichts: Seiten bleiben ausgeblendet, und Aufgaben, die dieser Rolle angeboten werden, erscheinen nicht in seiner Aufgabenliste.

Das gilt auch für das Entziehen einer Rolle. Muss jemand den Zugriff sofort statt bei der nächsten Anmeldung verlieren, deaktivieren Sie stattdessen den Benutzer.

Was im Hintergrund passiert​

Die Rollenzuweisung wird am Benutzer gespeichert. Bei der nächsten Anmeldung des Benutzers trägt sein Zugriffstoken die aktualisierten Rollen, sodass rollenbeschränkte Seiten und Aktionen die Änderung widerspiegeln.

Eine Rolle, die jemanden über ein Team erreicht, verhält sich anders, und es lohnt sich zu wissen, was Sie gerade tun. Die Rollen eines Teams werden innerhalb der Umgebung bei jeder Anfrage neu ermittelt, daher wirkt das Hinzufügen einer Person zu einem Team schon bei ihrer nächsten Aktion, ohne Abmelden. Eine hier gewährte Rolle erreicht sie über ihr Token, das nur bei der Anmeldung neu ausgestellt wird. Soll eine Änderung sofort greifen, ist die Gewährung an ein Team, in dem die Person ist, der Weg dafür.

Fehlerbehebung​

  • Rollen verwalten ist ausgegraut – es wirkt immer nur auf eine Person, aktivieren Sie also genau eine Zeile.
  • Die Rolle ist nicht in der Liste – sie existiert noch nicht; erstellen Sie sie zuerst.
  • Eine aktivierte Rolle, die ich nicht kenne – der Benutzer hat eine Rolle inne, die der Mandant nicht mehr definiert. Sie steht aktiviert ganz oben, damit Sie sie entfernen können; bleibt sie aktiviert, behält er sie.
  • „Rolle … wurde nicht gefunden.“ – die Rolle wurde gelöscht, nachdem die Seite geladen wurde. Aktualisieren Sie die Seite.
  • Ich habe die Rolle gewährt, und für die Person hat sich nichts geändert – sie ist noch mit dem Token von vorher angemeldet. Bitten Sie sie, sich ab- und wieder anzumelden. Das ist der übliche Grund, warum die Aufgabenliste einer Person leer bleibt, nachdem sie die Rolle erhalten hat, der ein Prozess Arbeit zuweist.

Verwandte Szenarien​

  • Einen Benutzer erstellen.
  • Eine Rolle erstellen.