Ihre Organisation einrichten

Ziel

Ihre Organisation beschreiben – ihre Einheiten, wer in welcher arbeitet und wer wo welche Art von Arbeit erledigt –, damit Geschäftsprozesse Arbeit an echte Personen weiterleiten können und damit Zugriffsregeln für Datensätze wie „meine Einheit und alles darunter“ einen Baum haben, an dem sie messen können.

Voraussetzungen

• Eine Umgebung. Jede Umgebung erhält bei ihrer Erstellung die Organisationstabellen und die App Organisation; es muss nichts installiert werden.
• Ihre Personen existieren bereits als Benutzer. Einheiten enthalten die Personen, die Ihr Mandant hat, legen Sie also zuerst Benutzer an, falls noch nicht geschehen.

Wo sie zu finden ist

Öffnen Sie die App Organisation über den App-Starter in der Plattform-Shell – nicht im Admin Control Center, wo Benutzer, Rollen und Teams mandantenweit verwaltet werden. Die Organisation gehört zu einer Umgebung, weil Sie eine Umstrukturierung vielleicht erst in einer Testumgebung durchspielen möchten, bevor sie in der Produktion gilt.

Die App hat vier Seiten:

Seite	Was sie enthält
Einheiten	Das Organigramm: jede Einheit, die Einheit darüber, ihr Typ und ihr Leiter
Benutzer	Die Benutzer der Umgebung und in welcher Einheit jeder von ihnen ist
Teams	Benannte Gruppen, zu denen ein Datensatz gehören kann, jeweils in einer Einheit
Prozessrollen	Wer welche Art von Arbeit in welcher Einheit erledigt

Schritte

1. Den Einheitenbaum aufbauen

Einheiten öffnet sich als Baum, nicht als Liste. Jede Einheit steht unter der darüber, sodass Sie die Gestalt der Organisation lesen statt einer Spalte mit übergeordneten Namen. Wählen Sie einen Pfeil aus, um eine Einheit zu öffnen, oder verwenden Sie die Pfeiltasten – rechts öffnet, links schließt, und links auf einer geschlossenen Einheit springt zu ihrer übergeordneten Einheit. Nur der geöffnete Teil wird geladen, daher öffnet sich ein Organigramm mit Tausenden von Einheiten so schnell wie eines mit sechs.

Klicken Sie auf eine Einheit, und ihre Details öffnen sich neben dem Organigramm – das eigene Formular der Tabelle, gespeichert genau wie auf der eigenen Seite des Datensatzes. Das Organigramm bleibt, wo es ist, sodass Sie sich darin bewegen und weiterlesen können. Ziehen Sie die Trennlinie zwischen beiden, um einer Seite mehr Platz zu geben; die Breite wird für diese Seite gespeichert. Auf einem schmalen Bildschirm wechseln sie sich ab, mit einem Weg zurück zum Organigramm.

Durchsuchen Sie das Organigramm mit dem Feld oben im Baumbereich. Treffer erscheinen unter den Einheiten, in denen sie liegen, sodass zwei Zweige mit demselben Namen durch das unterschieden werden, was über ihnen steht – und jede Zeile ist anklickbar, die Kette eingeschlossen. Die Auswahl eines Treffers bringt Sie mit dieser ausgewählten Einheit zurück ins Organigramm, dorthin also, wo Sie hinwollten. Escape gibt Ihnen das Organigramm zurück, mit allem, was Sie geöffnet hatten, weiterhin geöffnet.

Die Suche vergleicht den Namen einer Einheit. Passen mehr Treffer, als angezeigt werden können, wird das gemeldet – grenzen Sie die Suche ein, statt zu scrollen.

Die Personen jeder Einheit stehen mit ihr im Organigramm

Unter jeder Einheit, unterhalb ihrer Untereinheiten, stehen die Personen, die ihr angehören – jede mit ihrem eigenen Bild anstelle des Einheitensymbols oder mit ihrem Anfangsbuchstaben, wenn sie kein Foto hat. Das beantwortet „Wer ist in diesem Zweig?“ im Organigramm selbst, statt es der Seite „Benutzer“ und dem Filtern von Hand zu überlassen.

Die Auswahl einer Person zeigt neben dem Organigramm ihre Karte statt eines Formulars: In einem Organigramm liest man eine Organisation, man bearbeitet dort keine Mitarbeitenden. Öffnen Sie Benutzer, um jemanden zu ändern. Die Suche findet Personen ebenso wie Einheiten, jeweils unter der Einheit angezeigt, der sie angehören.

Was ein Organigramm zeichnet, ist Teil der Ansicht: welche Tabellen unter welchen hängen, wie jede Art von Zeile heißt, ihr Symbol oder Bild und ob ihre Auswahl ein Formular, eine Karte oder gar nichts zeigt. Der Ansichtsdesigner kann das noch nicht erstellen, daher wird es heute in der Definition der Ansicht festgelegt – die Ansicht „Einheiten“ wird mit bereits beschriebenen Einheiten und ihren Personen ausgeliefert.

Nur einen Zweig statt der ganzen Organisation anzeigen

Wählen Sie eine Einheit aus und drücken Sie Nur diesen Zweig anzeigen (das Fadenkreuz neben dem Suchfeld). Das Organigramm öffnet sich neu mit dieser Einheit ganz oben, und ein Pfad darüber zeigt, wo Sie sich befinden: Wählen Sie einen Schritt im Pfad aus, um wieder hinauszusteigen, oder Alle für die ganze Organisation. Solange das Organigramm fokussiert ist, sucht die Suche innerhalb dieses Zweigs – ein Treffer, den Sie dann nicht sehen könnten, wäre nutzlos.

Wo das Organigramm fokussiert ist, wird im Link mitgeführt, sodass Sie jemandem „die Provinz Teheran, geöffnet bei dieser Einheit“ schicken können. Es ist nicht Teil der Definition der Ansicht, und das ist beabsichtigt: Eine Einheit, die in Ihrer Testumgebung existiert, ist in der Produktion nicht derselbe Datensatz, daher würde ein in eine Lösung eingebauter Fokus nach dem ersten Import ins Leere zeigen.

Doppelklicken Sie auf eine Einheit, um ihre Datensatzseite im ganzen Fenster zu öffnen.

Die Adressleiste folgt der Auswahl, sodass ein Link, den Sie verschicken, das Organigramm bei derselben Einheit öffnet, die Sie gerade angesehen haben.

1. Wählen Sie Neu aus.
2. Geben Sie einen Namen ein und lassen Sie Übergeordnete Einheit für die Spitze Ihrer Organisation leer.
3. Legen Sie einen Einheitentyp fest – Branch, City, Province, Hospital, wie auch immer Ihre Organisation ihre Ebenen nennt. Das ist Ihr eigenes Vokabular, keine Liste, die wir ausliefern.
4. Legen Sie einen Leiter fest: die Person, die diese Einheit leitet.
5. Speichern Sie und wiederholen Sie den Vorgang, wobei Sie diesmal jeweils die Einheit darüber als Übergeordnete Einheit der neuen wählen.

Nichts verbietet mehr als eine Einheit auf oberster Ebene – eine Organisation mit zwei rechtlichen Einheiten hat zwei.

2. Personen Einheiten zuordnen

Öffnen Sie Benutzer, öffnen Sie eine Person und legen Sie ihre Organisationseinheit fest. Eine Person gehört genau einer Einheit an. Aus dieser einen Tatsache werden alle einheitsbezogenen Zugriffsregeln und alle Fragen der Art „Wer ist in diesem Zweig?“ beantwortet.

3. Festlegen, wer was wo erledigt

Öffnen Sie Prozessrollen und wählen Sie Neu aus. Jede Zeile besteht aus drei Dingen: einem Benutzer, einer Organisationseinheit und einer Rolle.

Lesen Sie eine Zeile als „Diese Person erledigt diese Art von Arbeit in dieser Einheit“. Der Genehmiger einer Filiale, die Personalverantwortliche einer Region, der Prüfer für die Zentrale.

Die Einheit muss nicht die eigene der Person sein. Ein regionaler Genehmiger, der in der Zentrale sitzt, ist eine ganz gewöhnliche Konstellation, und genau dafür gibt es drei Spalten statt zwei.

Warum ein Prozess das braucht

Erreicht ein Geschäftsprozess einen Schritt, der einer Rolle zugewiesen ist – etwa role("Manager") –, fragt die Engine: Wer hat „Manager“ in der Einheit inne, in der dieser Lauf stattfindet? Die Antwort kommt aus den Zeilen unter Prozessrollen und nirgendwo sonst.

Gibt es keine, lautet die Antwort: niemand. Der Lauf bleibt mit Wartet auf: Niemand stehen, und kein noch so korrektes Prozessdesign ändert daran etwas – der Prozess ist in Ordnung; die Organisation ist nur noch nicht beschrieben.

Dieselbe Tabelle ist es, an der eine Eskalation emporsteigt: Hat in einer Einheit niemand die Rolle inne, geht die Engine die Kette der Übergeordneten Einheit nach oben und fragt auf jeder Ebene, bis sie eine Einheit des Typs erreicht, bei dem der Prozess anhalten soll.

Eine Prozessrolle ist keine Berechtigung

Das ist das eine, worüber Klarheit herrschen sollte, weil beides Rollen heißt:

	Eine Prozessrolle	Eine Sicherheitsrolle
Wo sie festgelegt wird	Auf der Seite Prozessrollen, in einer Umgebung	Auf der Seite Rollen im Admin Control Center, mandantenweit
Was sie entscheidet	Wer diese Art von Arbeit zugeschickt bekommt	Was jemand sehen und tun darf
Was sie gewährt	Nichts	Tabellenberechtigungen und den Bereich, in dem sie gelten

Wer eine Prozessrolle erhält, sieht dadurch nicht mehr. Soll die Person die Datensätze öffnen, um die es in einer Aufgabe geht, braucht sie auch den entsprechenden Zugriff – siehe Einer Rolle Zugriff auf Datensätze gewähren.

In einer Entwicklungsumgebung ist sie bereits ausgefüllt

Eine Entwicklungsumgebung, die mit aktivierten Beispieldaten erstellt wird, bringt bereits eine Organisation mit: eine Zentrale, zwei Regionen, vier Filialen, Ihre Personen in den Filialen, einen Leiter für jede Einheit und Prozessrollenzuweisungen für alle. Das gibt es, damit ein Prozess in der Minute ausgeführt werden kann, in der die Umgebung erstellt wird, und nicht erst nach einer halben Stunde Tipparbeit.

Es sind Beispieldaten. Benennen Sie sie um, strukturieren Sie sie um oder löschen Sie sie und geben Sie Ihre eigenen ein – und beachten Sie, dass Produktionsumgebungen nie welche erhalten.

Was Sie prüfen sollten, wenn Arbeit nirgendwo ankommt

• Wartet auf: Niemand – niemand hat diese Rolle in dieser Einheit inne. Fügen Sie eine Zeile unter „Prozessrollen“ hinzu oder prüfen Sie, ob der Lauf in der Einheit stattfindet, in der Sie ihn vermuten.
• Die falsche Person bekommt sie – sehen Sie sich die Einheit in den Zuweisungszeilen an, nicht nur die Rolle.
• Eine Eskalation stoppt zu früh oder steigt zu weit – prüfen Sie die Werte von Einheitentyp entlang der Kette der übergeordneten Einheiten; mit ihnen gleicht die Einstellung „anhalten bei“ eines Prozesses ab.