برپا کردن سازمان
هدف
سازمان خود را توصیف کنید — واحدهایش، اینکه هرکس در کدام واحد کار می‌کند، و چه کسی چه نوع کاری را کجا انجام می‌دهد — تا فرایندهای کاری بتوانند کار را به افراد واقعی برسانند، و قاعده های دسترسی مانند «واحد من و هرچه زیر آن است» درختی برای سنجیدن داشته باشند.
پیش‌نیازها
- یک محیط. هر محیط هنگام ساخته‌شدن، جدول‌های سازمان و برنامهٔ سازمان را می‌گیرد؛ چیزی برای نصب کردن نیست.
- افراد شما از پیش کاربر هستند. واحدها کاربران مستأجر شما را در خود جای می‌دهند، پس اگر هنوز نساخته‌اید، نخست کاربران را بسازید.
کجاست
برنامهٔ سازمان را از راه‌انداز برنامه‌ها در پوستهٔ سکو باز کنید — نه مرکز کنترل مدیریت، که جای کاربران، نقش‌ها و تیم‌ها در سطح مستأجر است. سازمان به یک محیط تعلق دارد، چون ممکن است بخواهید یک تجدید ساختار را در محیط آزمون تمرین کنید پیش از آنکه در محیط عملیاتی واقعی شود.
این برنامه چهار صفحه دارد:
| صفحه | چه چیزی در آن است |
|---|---|
| واحدها | چارت سازمانی: هر واحد، واحد بالادست آن، نوعش، و رئیسش |
| کاربران | کاربران محیط، و اینکه هرکدام در کدام واحد هستند |
| تیم‌ها | گروه‌های نام‌دار که رکورد می‌تواند به آن‌ها تعلق داشته باشد، هرکدام در یک واحد |
| نقش‌های فرایندی | چه کسی چه نوع کاری را در کدام واحد انجام می‌دهد |
گام‌ها
۱. درخت واحدها را بسازید
صفحهٔ واحدها به‌صورت درخت باز می‌شود، نه فهرست. هر واحد زیر واحد بالادست خود می‌نشیند، پس به‌جای ستونی از نام والدها، شکل سازمان را می‌خوانید. برای باز کردن یک واحد روی پیکان آن بزنید یا از کلیدهای جهت‌نما استفاده کنید — راست باز می‌کند، چپ می‌بندد، و چپ دوباره روی واحد بسته به والد آن می‌رود. تنها بخشی که باز کرده‌اید بارگذاری می‌شود، پس چارتی با هزاران واحد به همان سرعتی باز می‌شود که چارتی با شش واحد.
روی یک واحد کلیک کنید تا جزئیاتش کنار چارت باز شود — فرم خودِ جدول، که دقیقاً مانند صفحهٔ رکورد ذخیره می‌شود. چارت سر جایش می‌ماند، پس می‌توانید در آن بگردید و همچنان بخوانید. برای دادن فضای بیشتر به یکی از دو سو، جداکنندهٔ میان آن‌ها را بکشید؛ این عرض برای همین صفحه به یاد سپرده می‌شود. در صفحهٔ باریک، این دو نوبتی نشان داده می‌شوند و راهی برای بازگشت به چارت هست.
در چارت جست‌وجو کنید با جعبهٔ بالای پنجرهٔ درخت. موارد همخوان زیر واحدهایی که در آن‌ها هستند نشان داده می‌شوند، پس دو شعبهٔ هم‌نام با آنچه بالای‌شان است از هم بازشناخته می‌شوند — و هر سطر، از جمله زنجیرهٔ بالادست، قابل کلیک است. با برگزیدن یک نتیجه، به چارت بازمی‌گردید و همان واحد انتخاب شده است؛ همان جایی که می‌خواستید برسید. کلید Esc چارت را با هر آنچه باز کرده بودید بازمی‌گرداند.
جست‌وجو با نام واحد تطبیق می‌شود. اگر موارد همخوان بیش از گنجایش باشد، همین را می‌گوید — به‌جای پیمایش، جست‌وجو را باریک‌تر کنید.
افراد هر واحد هم در چارت هستند
زیر هر واحد، پایین‌تر از زیرواحدهایش، افرادی هستند که در آن می‌نشینند — هرکدام با عکس خودشان به‌جای نشانهٔ واحد، یا با حرف نخست نامشان اگر عکسی ندارند. این، پرسش «چه کسی در این شعبه است؟» را در خود چارت پاسخ می‌دهد، به‌جای آنکه آن را به صفحهٔ کاربران و پالایش دستی واگذار کند.
با انتخاب یک نفر، کارت او کنار چارت نشان داده می‌شود، نه فرم: چارت جایی است که سازمان را می‌خوانید، نه جایی که کارمند را ویرایش می‌کنید. برای تغییر، صفحهٔ کاربران را باز کنید. جست‌وجو افراد را هم مانند واحدها پیدا می‌کند و هرکدام را زیر واحدی که در آن هستند نشان می‌دهد.
آنچه یک چارت می‌کشد بخشی از نما است: اینکه کدام جدول‌ها زیر کدام می‌آیند، هر گونه سطر چه نامیده می‌شود، نشانه یا عکسش چیست، و اینکه با برگزیدن آن فرم نشان داده شود، کارت، یا هیچ. طراح نما هنوز نمی‌تواند این را بنویسد، پس امروز در تعریف نما تنظیم می‌شود — نمای واحدها با توصیف واحدها و افرادشان عرضه می‌شود.
نمایش یک شاخه به‌جای کل سازمان
یک واحد را انتخاب کنید و فقط همین شاخه را نشان بده را بزنید (نشانهٔ هدف، کنار جعبهٔ جست‌وجو). چارت با همان واحد در بالا باز می‌شود و ردی بالای آن می‌گوید کجا هستید: برای بالا رفتن، یکی از گام‌های رد را برگزینید، یا همه را برای کل سازمان. تا وقتی چارت متمرکز است، جست‌وجو درون همان شاخه را می‌گردد — نتیجه‌ای که بعد نتوانید ببینید به کاری نمی‌آید.
جای تمرکز چارت در پیوند همراه می‌رود، پس می‌توانید برای کسی «استان تهران، باز شده روی این واحد» را بفرستید. این بخشی از تعریف نما نیست، و این عمدی است: واحدی که در محیط آزمون شما هست، در محیط عملیاتی همان رکورد نیست، پس تمرکزی که در بسته پخته شده باشد، پس از نخستین ورود به جایی اشاره نمی‌کند.
برای باز کردن صفحهٔ رکورد در تمام پنجره، روی واحد دوبار کلیک کنید.
نوار نشانی همراه انتخاب شما تغییر می‌کند، پس پیوندی که می‌فرستید، چارت را روی همان واحدی باز می‌کند که خودتان می‌دیدید.
- جدید را انتخاب کنید.
- یک نام وارد کنید و برای بالاترین واحد سازمان، واحد والد را خالی بگذارید.
- نوع واحد را تعیین کنید —
شعبه،شهر،استان،بیمارستان، هرچه سازمان شما سطح‌هایش را می‌نامد. این واژگان خود شماست، نه فهرستی که ما بفرستیم. - یک مدیر بگذارید: کسی که در رأس این واحد است.
- ذخیره کنید و تکرار کنید، این‌بار برای هر واحد تازه، واحد بالادستش را به‌عنوان واحد والد برگزینید.
هیچ چیز بیش از یک واحد ریشه را منع نمی‌کند — سازمانی با دو شخصیت حقوقی، دو ریشه دارد.
۲. افراد را در واحدها بگذارید
کاربران را باز کنید، یک نفر را باز کنید و واحد سازمانی او را تعیین کنید. هر فرد در یک واحد می‌نشیند. همین یک واقعیت است که هر قاعدهٔ دسترسی واحدی و هر پرسش «چه کسانی در این شعبه‌اند» از آن پاسخ می‌گیرد.
۳. بگویید چه کسی، چه کاری، کجا
نقش‌های فرایندی را باز کنید و جدید را بزنید. هر سطر سه چیز است: یک کاربر، یک واحد سازمانی و یک نقش.
سطر را چنین بخوانید: «این فرد این نوع کار را در این واحد انجام می‌دهد.» تأییدکنندهٔ یک شعبه، کارشناس منابع انسانی یک منطقه، بازبین دفتر مرکزی.
واحد لازم نیست واحد خود آن فرد باشد. تأییدکنندهٔ منطقه‌ای که در دفتر مرکزی می‌نشیند ترتیبی عادی است، و دقیقاً همان چیزی است که سه ستون به‌جای دو ستون برای آن وجود دارد.
چرا فرایند به این نیاز دارد
وقتی یک فرایند کاری به گامی می‌رسد که به یک نقش سپرده شده — مثلاً role("Manager") — موتور
می‌پرسد: چه کسی «Manager» را در واحدی که این اجرا در آن رخ می‌دهد در دست دارد؟ پاسخ تنها و تنها
از سطرهای نقش‌های فرایندی می‌آید.
اگر سطری نباشد، پاسخ «هیچ‌کس» است. اجرا با در انتظار: هیچ‌کس متوقف می‌شود، و هیچ مقدار طراحی درست فرایند آن را تغییر نمی‌دهد — فرایند سالم است؛ سازمان هنوز توصیف نشده است.
همین جدول است که تشدید (escalation) از آن بالا می‌رود: وقتی کسی آن نقش را در یک واحد ندارد، موتور زنجیرهٔ واحد والد را بالا می‌رود و در هر سطح می‌پرسد، تا به واحدی از همان نوعی برسد که فرایند گفته است در آن بایستد.
نقش فرایندی، مجوز نیست
این تنها نکته‌ای است که ارزش صراحت دارد، چون هر دو «نقش» نامیده می‌شوند:
| نقش فرایندی | نقش امنیتی | |
|---|---|---|
| کجا تنظیم می‌شود | صفحهٔ نقش‌های فرایندی، در یک محیط | صفحهٔ نقش‌ها در مرکز کنترل مدیریت، در سطح مستأجر |
| چه چیزی را تعیین می‌کند | اینکه این نوع کار برای چه کسی فرستاده شود | اینکه چه کسی اجازهٔ دیدن و انجام چه چیزی را دارد |
| چه چیزی می‌دهد | هیچ | دسترسی جدول‌ها و دامنه‌ای که در آن نگه داشته می‌شود |
دادن یک نقش فرایندی به کسی، دامنهٔ دید او را گسترده نمی‌کند. اگر قرار است رکوردهای مربوط به یک کار را باز کند، دسترسی آن را هم لازم دارد — ببینید دادن دسترسی رکوردها به یک نقش.
در محیط توسعه، از پیش پر شده است
محیط توسعه‌ای که با دادهٔ نمونه ساخته شود، با سازمانی آماده می‌آید: یک دفتر مرکزی، دو منطقه، چهار شعبه، افراد شما در شعبه‌ها، رئیسی بر هر واحد، و نقش‌های فرایندی برای همه. این برای آن است که بتوان همان دقیقهٔ نخست یک فرایند را اجرا کرد، نه پس از نیم ساعت تایپ.
این دادهٔ نمونه است. آن را تغییر نام دهید، بازآرایی کنید یا حذف کنید و از خود وارد کنید — و توجه کنید که به محیط‌های عملیاتی هرگز چنین چیزی داده نمی‌شود.
وقتی کار به جایی نمی‌رسد، چه را بررسی کنیم
- در انتظار: هیچ‌کس — کسی آن نقش را در آن واحد ندارد. سطری در نقش‌های فرایندی بیفزایید، یا بررسی کنید که ا جرا واقعاً در همان واحدی است که گمان می‌کنید.
- کار به فرد نادرست می‌رسد — به واحد روی سطرهای انتساب نگاه کنید، نه فقط به نقش.
- تشدید زود می‌ایستد یا زیادی بالا می‌رود — مقدار نوع واحد را در طول زنجیرهٔ والد بررسی کنید؛ همان است که تنظیم «کجا بایست» فرایند با آن تطبیق می‌شود.