التعامل مع دفعة فاشلة أو استرداد
الهدف
أعد عميلًا رُفضت بطاقته إلى وضع السداد، وأعِد المال متى كان مستحقًا له.
المتطلبات المسبقة
- لديك دور Sports & Leisure — receptionist أو centre manager.
الخطوات
رُفضت دفعة
- افتح Sports & Leisure → Billing → Subscriptions واختر عرض Past due، أو Instalments وعرض Failed.
- افتح القسط الفاشل. Why it failed هو سبب مزوّد الدفع — Card declined مثلًا — وNext attempt هو موعد إعادة المحاولة تلقائيًا. كل المحاولات موجودة في علامة التبويب Payments الخاصة به.
- لتحصيله الآن — أعطاك العميل بطاقة جديدة — اختر Take payment. متى دُفع، يعود الاشتراك Active.
استرداد دفعة
- افتح الدفعة من Billing → Payments (أو من علامة التبويب Payments في قسط).
- لاسترداد كامل المبلغ، اختر Refund.
- لاسترداد جزء منه، اكتب أولًا الإجمالي الجديد المسترد في Refunded — 10 لإعادة 10 جنيهات من 45 — ثم اختر Refund. تصبح Partly refunded؛ والاسترداد مجددًا لاحقًا يعيد الباقي.
ما الذي يحدث خلف الكواليس
الدفعة المرفوضة تُسجَّل ولا تضيع: يصبح القسط Failed، ويذكر سجل دفعة ما أجاب به المزوّد، ويبقى الاشتراك Past due حتى تُدفع كل الأقساط الفاشلة. تُعاد المحاولة كل Days between attempts إلى أن تنفد Attempts at a payment في الخطة؛ بعد ذلك لا يُحاوَل شيء تلقائيًا، وTake payment هو طريقة تحصيله.
إذا لم يُجب مزوّد الدفع إطلاقًا، فلا يُسجَّل شيء — لا يمكن لأحد أن يعرف هل انتقل المال — وتطلب المحاولة التالية بالمرجع نفسه، فلا يُخصم من العميل مرتين.
يُطلب الاسترداد من مزوّد الدفع أولًا. إن لم يسترد المزوّد — أو لم يستطع، لأن ليس كل مزوّد يسترد كل نوع من الدفعات — فلا يتغير شيء في الدفعة، وتذكر الرسالة السبب.
حل المشكلات
- "… is paused, so nothing is taken from it." — استأنف الاشتراك أولًا.
- "The payment provider did not refund it: …" — يلي ذلك سبب المزوّد نفسه؛ والدفعة لم تتغير.
- "A refund cannot be more than was paid." — Refunded هو الإجمالي المُعاد، لا المبلغ المضاف.
- "A payment is a record of what a provider did, and is not edited." — وحده Refund يغيّر الدفعة.
- "This payment was taken at the till for sale …" — دفعة نقطة البيع تُسترد من عملية البيع نفسها، كي يقول الاثنان الشيء نفسه؛ انظر استرداد بيع أو إلغاؤه.