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Traiter un paiement refusé ou un remboursement

Objectif​

Remettre à jour un client dont la carte a été refusée, et rendre l’argent quand il lui est dû.

Prérequis​

  • Vous avez le rôle Sports & Leisure — receptionist ou centre manager.

Étapes​

Un paiement a été refusé

  1. Ouvrez Sports & Leisure → Billing → Subscriptions et choisissez la vue Past due, ou Instalments et la vue Failed.
  2. Ouvrez l’échéance en échec. Why it failed est le motif du prestataire de paiement — par exemple Card declined — et Next attempt est la date de la prochaine tentative automatique. Toutes les tentatives figurent dans son onglet Payments.
  3. Pour la prélever maintenant — le client vous a donné une nouvelle carte —, sélectionnez Take payment. Une fois payée, la souscription redevient Active.

Rembourser un paiement

  1. Ouvrez le paiement depuis Billing → Payments (ou depuis l’onglet Payments d’une échéance).
  2. Pour le rembourser en totalité, sélectionnez Refund.
  3. Pour en rembourser une partie, saisissez d’abord le nouveau total remboursé dans Refunded — 10 pour rendre 10 £ sur 45 — puis sélectionnez Refund. Il est Partly refunded ; un nouveau remboursement plus tard rend le reste.

Ce qui se passe en coulisses​

Un paiement refusé est enregistré, pas perdu : l’échéance est Failed, une ligne de paiement indique ce que le prestataire a répondu, et la souscription est Past due jusqu’à ce que chaque échéance en échec soit payée. Elle est retentée tous les Days between attempts jusqu’à épuisement des Attempts at a payment du plan ; ensuite, rien n’est retenté automatiquement et Take payment est le moyen de la prélever.

Si le prestataire de paiement ne répond pas du tout, rien n’est enregistré — personne ne peut savoir si l’argent a bougé — et la tentative suivante demande avec la même référence : le client ne peut pas être débité deux fois.

Un remboursement est d’abord demandé au prestataire. S’il ne rembourse pas — ou ne le peut pas, car tous les prestataires ne remboursent pas tous les types de paiement —, rien ne change dans le paiement et le message dit pourquoi.

Dépannage​

  • "… is paused, so nothing is taken from it." — reprenez d’abord la souscription.
  • "The payment provider did not refund it: …" — le motif du prestataire suit ; le paiement est inchangé.
  • "A refund cannot be more than was paid." — Refunded est le total rendu, pas le montant à ajouter.
  • "A payment is a record of what a provider did, and is not edited." — seul Refund modifie un paiement.
  • "This payment was taken at the till for sale …" — le paiement d’une caisse se rembourse depuis sa vente, pour que les deux disent la même chose ; voir Rembourser ou annuler une vente.

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