Réserver une ressource
Objectif
Réserver quelque chose pour un client — le court 1 mardi prochain à dix heures, ou tout le terrain 1 mercredi soir — et ne confirmer la réservation que si elle peut vraiment avoir lieu.
Prérequis
- Vous avez Sports & Leisure — receptionist ou centre manager.
- Sports & Leisure est importé (la solution psl-sports-leisure).
- Le prix d’une réservation vient de la liste de prix (Configurer les prix), sinon du Price an hour de la ressource.
- Le client existe dans Customers.
Étapes
- Dans Sports & Leisure, ouvrez Bookings et sélectionnez Nouveau.
- Choisissez le Customer, quand la réservation commence (Starts) et finit (Ends), et combien de People. Si ce qu’ils font détermine ce que couvre leur abonnement — un cours plutôt qu’une partie —, choisissez l’Activity.
- Enregistrez. La réservation est Pending : elle ne retient encore rien.
- Dans l’onglet Booked resources, sélectionnez Nouveau et choisissez la Resource. Laissez ses horaires vides pour la réserver pendant toute la réservation. Ajoutez plusieurs ressources si la réservation en a besoin.
- Sélectionnez Confirm. La réservation est vérifiée, tarifée et confirmée — ou refusée, avec la raison.
Pour voir les réservations sur un calendrier, ouvrez Réservations et passez à la vue Booking sheet : un jour, une semaine ou un mois de toutes les réservations non annulées, colorées selon qu’elles sont en attente, confirmées ou terminées. Cliquez sur un créneau vide pour commencer une réservation à cette heure.
Ce qui se passe en coulisses
La confirmation vérifie, dans cet ordre : le client est actif ; chaque ressource est en service et réservable, pour une durée autorisée, commence sur son pas de réservation, dans les horaires d’ouverture du site selon sa propre horloge, est libre et ne dépasse pas sa capacité ; l’abonnement du client, s’il est membre, est actif ce jour-là et couvre cela ; et toutes les règles de réservation qui s’appliquent.
Réserver une ressource divisible réserve toutes ses parties. Si le terrain 1 est réservé en entier, 1A à 1D le sont aussi et aucune ne peut être réservée à côté — et tant que 1A est réservée, le terrain 1 ne peut pas l’être en entier. Deux parties côte à côte ne posent aucun problème.
Le prix vient de la liste de prix — membres et non-membres, semaine et week-end, heures pleines et creuses — ou, là où aucune règle ne convient, du prix horaire de la ressource. Un membre ne paie rien si son abonnement l’inclut, et moins s’il lui donne une remise, même si des frais comme l’éclairage restent ajoutés ; le champ How the price was worked out de la réservation nomme chaque règle prise en compte. Quand l’inclus du mois est épuisé, c’est l’avantage suivant de son abonnement qui s’applique.
La confirmation retient les ressources dans la même étape, et la base de données elle-même refuse deux retenues sur une ressource au même moment — deux réceptionnistes confirmant le dernier court au même instant ne peuvent donc pas réussir tous les deux. Une réservation confirmée ne se déplace pas : annulez-la et réservez à nouveau.
Pour voir une journée d’un coup d’œil, ouvrez Bookings → Resource sheet : une colonne par ressource réservable, avec chaque réservation qui la retient. Un terrain réservé en entier apparaît aussi pris dans chacune de ses parties — c’est exactement ce qui empêche de les réserver à côté. La feuille est en lecture seule ; les réservations se créent et se confirment comme ci-dessus.
Dépannage
- "Court 1 is already booked then." — choisissez une autre heure ou un autre court.
- "Pitch 1 is not free then: Pitch 1A is already booked." — une partie est prise ; réservez les parties libres ou une autre heure.
- "… is closed on Mondays" / "… is open 09:00–22:00 on Tuesdays" — les horaires du site.
- "… is booked in 60-minute steps from midnight" — commencez à l’heure pile (ou au pas de la ressource).
- "Member M-000004 is suspended, so cannot book." — c’est la situation du membre qu’il faut régler, pas la réservation.
- "… does not include this, so member … cannot book it." — son type d’abonnement ne donne rien pour cette activité ou ce type de ressource.
- "… has used all 4 of Tennis courts — 4 a month this month." — le quota est épuisé.
- "This can be booked at most 14 days ahead" — une règle de réservation ; voir Définir les règles de réservation et les prix.