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Eine Ressource buchen

Ziel​

Etwas für einen Kunden buchen – Platz 1 nächsten Dienstag um zehn, oder ganz Spielfeld 1 am Mittwochabend – und die Buchung nur bestätigen, wenn sie wirklich stattfinden kann.

Voraussetzungen​

  • Sie haben Sports & Leisure — receptionist oder centre manager.
  • Sports & Leisure ist importiert (die Lösung psl-sports-leisure).
  • Was eine Buchung kostet, kommt aus der Preisliste (Preise einrichten), sonst aus dem Price an hour der Ressource.
  • Der Kunde ist unter Customers vorhanden.

Schritte​

  1. Öffnen Sie in Sports & Leisure Bookings und wählen Sie Neu.
  2. Wählen Sie den Customer, wann die Buchung beginnt (Starts) und endet (Ends) und wie viele People. Wenn das, was gemacht wird, bestimmt, was die Mitgliedschaft abdeckt – Training statt Spiel –, wählen Sie die Activity.
  3. Speichern. Die Buchung ist Pending: Sie hält noch nichts.
  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Booked resources Neu und die Resource. Lassen Sie die Zeiten leer, um sie für die ganze Buchung zu buchen. Fügen Sie weitere Ressourcen hinzu, wenn die Buchung sie braucht.
  5. Wählen Sie Confirm. Die Buchung wird geprüft, bepreist und bestätigt – oder mit Begründung abgelehnt.

Um die Buchungen in einem Kalender zu sehen, öffnen Sie Buchungen und wechseln zur Ansicht Booking sheet: ein Tag, eine Woche oder ein Monat aller nicht stornierten Buchungen, eingefärbt danach, ob sie ausstehend, bestätigt oder abgeschlossen sind. Klicken Sie auf einen freien Platz, um dort eine Buchung zu beginnen.

Was im Hintergrund passiert​

Das Bestätigen prüft in dieser Reihenfolge: Der Kunde ist aktiv; jede Ressource ist in Betrieb und buchbar, für eine erlaubte Dauer, beginnt auf ihrem Buchungsraster, liegt innerhalb der Öffnungszeiten des Standorts nach dessen eigener Uhr, ist frei und nicht über der Kapazität; die Mitgliedschaft des Kunden, falls er Mitglied ist, ist an dem Tag aktiv und deckt dies ab; und jede zutreffende Buchungsregel.

Wer eine teilbare Ressource bucht, bucht alle ihre Teile mit. Ist Spielfeld 1 ganz gebucht, sind auch 1A–1D belegt und keines kann daneben gebucht werden – und solange 1A gebucht ist, kann Spielfeld 1 nicht ganz gebucht werden. Zwei Teile nebeneinander sind kein Problem.

Der Preis kommt aus der Preisliste – Mitglieder und Nichtmitglieder, Werktage und Wochenenden, Haupt- und Nebenzeit – oder, wo keine Regel passt, aus dem Preis pro Stunde der Ressource. Ein Mitglied zahlt nichts, wenn die Mitgliedschaft es enthält, und weniger bei einem Rabatt, wobei eine Gebühr wie Flutlicht trotzdem hinzukommt; How the price was worked out der Buchung nennt jede Regel, die gezählt hat. Ist das Enthaltene für den Monat aufgebraucht, gilt das Nächstbeste, das die Mitgliedschaft gibt.

Das Bestätigen hält die Ressourcen im selben Schritt, und die Datenbank selbst lehnt zwei Belegungen einer Ressource zur selben Zeit ab – zwei Rezeptionisten, die im selben Moment den letzten Platz bestätigen, können also nicht beide Erfolg haben. Eine bestätigte Buchung lässt sich nicht verschieben: stornieren und neu buchen.

Um einen Tag auf einen Blick zu sehen, öffnen Sie Bookings → Resource sheet: eine Spalte für jede buchbare Ressource, mit jeder Buchung, die sie hält. Ein ganz gebuchtes Spielfeld erscheint auch in jedem seiner Teile als belegt – genau das verhindert, dass sie daneben gebucht werden. Das Blatt ist schreibgeschützt; Buchungen werden wie oben angelegt und bestätigt.

Fehlerbehebung​

  • "Court 1 is already booked then." – eine andere Zeit oder einen anderen Platz wählen.
  • "Pitch 1 is not free then: Pitch 1A is already booked." – ein Teil ist belegt; die freien Teile oder eine andere Zeit buchen.
  • "… is closed on Mondays" / "… is open 09:00–22:00 on Tuesdays" – die Öffnungszeiten des Standorts.
  • "… is booked in 60-minute steps from midnight" – zur vollen Stunde (oder im Raster der Ressource) beginnen.
  • "Member M-000004 is suspended, so cannot book." – der Status des Mitglieds muss geklärt werden, nicht die Buchung.
  • "… does not include this, so member … cannot book it." – der Mitgliedschaftstyp gibt für diese Aktivität oder Art von Ressource nichts.
  • "… has used all 4 of Tennis courts — 4 a month this month." – das Kontingent ist aufgebraucht.
  • "This can be booked at most 14 days ahead" – eine Buchungsregel; siehe Buchungsregeln und Preise festlegen.

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