Reservar un recurso
Objetivo
Reservar algo para un cliente —la pista 1 el próximo martes a las diez, o todo el campo 1 el miércoles por la tarde— y que la reserva solo se confirme si de verdad puede cumplirse.
Requisitos previos
- Tiene Sports & Leisure — receptionist o centre manager.
- Sports & Leisure está importado (la solución psl-sports-leisure).
- Lo que cuesta una reserva sale de la lista de precios (Configurar precios), o si no del Price an hour del recurso.
- El cliente existe en Customers.
Pasos
- En Sports & Leisure, abra Bookings y seleccione Nuevo.
- Elija el Customer, cuándo empieza (Starts) y termina (Ends) y cuántas People. Si lo que van a hacer decide qué cubre su membresía —clase en lugar de juego—, elija la Activity.
- Guarde. La reserva está Pending: todavía no retiene nada.
- En la pestaña Booked resources, seleccione Nuevo y elija el Resource. Deje sus horas vacías para reservarlo durante toda la reserva. Añada más de un recurso si la reserva los necesita.
- Seleccione Confirm. La reserva se comprueba, se tarifica y se confirma, o se rechaza con el motivo.
Para ver las reservas en un calendario, abra Reservas y cambie a la vista Booking sheet: un día, una semana o un mes de cada reserva no cancelada, coloreada según esté pendiente, confirmada o completada. Haga clic en un hueco vacío para empezar una reserva a esa hora.
Qué ocurre entre bastidores
Confirmar comprueba, en este orden: el cliente está activo; cada recurso está en uso y es reservable, durante una duración permitida, empieza en su intervalo de reserva, dentro del horario de la ubicación según su propio reloj, está libre y no supera su capacidad; la membresía del cliente, si es miembro, está activa ese día y cubre esto; y todas las reglas de reserva que se apliquen.
Reservar un recurso que se divide en partes reserva todas sus partes. Si el campo 1 se reserva entero, 1A–1D quedan ocupadas y ninguna puede reservarse a su lado; y mientras 1A esté reservada, el campo 1 no puede reservarse entero. Dos partes una junto a otra no son problema.
El precio sale de la lista de precios — miembros y no miembros, laborables y fines de semana, punta y valle — o, donde no encaja ninguna regla, del precio por hora del recurso. Un miembro no paga nada si su membresía lo incluye, y menos si le da un descuento, aunque un cargo como los focos se sigue sumando; el campo How the price was worked out de la reserva nombra cada regla que contó. Cuando lo incluido del mes se ha agotado, se aplica lo siguiente mejor que da su membresía.
Confirmar retiene los recursos en el mismo paso, y la propia base de datos rechaza dos retenciones de un recurso a la misma hora, así que dos recepcionistas que confirmen la última pista en el mismo instante no pueden tener éxito los dos. Una reserva confirmada no se puede mover: cancélela y reserve de nuevo.
Para ver un día de un vistazo, abra Bookings → Resource sheet: una columna por cada recurso reservable, con cada reserva que lo retiene. Un campo reservado entero aparece ocupado también en cada una de sus partes, que es justo lo que impide reservarlas a su lado. La hoja es de solo lectura; las reservas se crean y confirman como arriba.
Solución de problemas
- "Court 1 is already booked then." — elija otra hora u otra pista.
- "Pitch 1 is not free then: Pitch 1A is already booked." — una parte está ocupada; reserve las partes libres u otra hora.
- "… is closed on Mondays" / "… is open 09:00–22:00 on Tuesdays" — el horario de la ubicación.
- "… is booked in 60-minute steps from midnight" — empiece en punto (o en el intervalo del recurso).
- "Member M-000004 is suspended, so cannot book." — hay que resolver la situación del miembro, no la reserva.
- "… does not include this, so member … cannot book it." — su tipo de membresía no da nada para esta actividad o tipo de recurso.
- "… has used all 4 of Tennis courts — 4 a month this month." — se ha agotado lo incluido.
- "This can be booked at most 14 days ahead" — una regla de reserva; consulte Definir reglas de reserva y precios.