Een resource boeken
Doel
Iets voor een klant boeken — baan 1 volgende dinsdag om tien uur, of heel veld 1 op woensdagavond — en de boeking alleen bevestigen als die echt kan doorgaan.
Vereisten
- U hebt Sports & Leisure — receptionist of centre manager.
- Sports & Leisure is geïmporteerd (de oplossing psl-sports-leisure).
- Wat een boeking kost komt uit de prijslijst (Prijzen instellen), anders uit de Price an hour van de resource.
- De klant staat onder Customers.
Stappen
- Open in Sports & Leisure Bookings en kies Nieuw.
- Kies de Customer, wanneer de boeking begint (Starts) en eindigt (Ends) en hoeveel People. Als wat ze doen bepaalt wat hun lidmaatschap dekt — les in plaats van spel —, kies dan de Activity.
- Opslaan. De boeking is Pending: ze houdt nog niets vast.
- Kies op het tabblad Booked resources Nieuw en de Resource. Laat de tijden leeg om die voor de hele boeking te boeken. Voeg meer resources toe als de boeking die nodig heeft.
- Kies Confirm. De boeking wordt gecontroleerd, geprijsd en bevestigd — of met de reden geweigerd.
Om de boekingen in een agenda te zien, opent u Boekingen en schakelt u naar de weergave Booking sheet: een dag, week of maand van elke niet-geannuleerde boeking, gekleurd naar of ze in afwachting, bevestigd of voltooid is. Klik op een leeg vak om op dat tijdstip een boeking te beginnen.
Wat er achter de schermen gebeurt
Bevestigen controleert in deze volgorde: de klant is actief; elke resource is in gebruik en boekbaar, voor een toegestane duur, begint op haar boekingsinterval, valt binnen de openingstijden van de locatie volgens haar eigen klok, is vrij en niet boven haar capaciteit; het lidmaatschap van de klant, als die lid is, is die dag actief en dekt dit; en elke boekingsregel die van toepassing is.
Wie een deelbare resource boekt, boekt al haar delen mee. Is veld 1 in zijn geheel geboekt, dan zijn 1A–1D ook bezet en kan geen ervan ernaast worden geboekt — en zolang 1A geboekt is, kan veld 1 niet in zijn geheel worden geboekt. Twee delen naast elkaar zijn geen probleem.
De prijs komt uit de prijslijst — leden en niet-leden, doordeweeks en weekend, piek en dal — of, waar geen regel past, uit de prijs per uur van de resource. Een lid betaalt niets als het lidmaatschap het omvat, en minder als het korting geeft, al komt een toeslag zoals verlichting er toch bij; het veld How the price was worked out van de boeking noemt elke regel die meetelde. Is het inbegrepen tegoed van de maand op, dan geldt het volgende beste dat het lidmaatschap geeft.
Bevestigen houdt de resources in dezelfde stap vast, en de database zelf weigert twee blokkeringen van één resource op hetzelfde moment — twee receptionisten die tegelijk de laatste baan bevestigen, kunnen dus niet allebei slagen. Een bevestigde boeking kan niet worden verplaatst: annuleer haar en boek opnieuw.
Om een dag in één oogopslag te zien, opent u Bookings → Resource sheet: een kolom voor elke boekbare resource, met elke boeking die haar vasthoudt. Een veld dat in zijn geheel is geboekt, staat ook in elk van zijn delen als bezet — precies wat voorkomt dat die ernaast worden geboekt. Het blad is alleen-lezen; boekingen worden gemaakt en bevestigd zoals hierboven.
Problemen oplossen
- "Court 1 is already booked then." — kies een andere tijd of baan.
- "Pitch 1 is not free then: Pitch 1A is already booked." — een deel is bezet; boek de vrije delen of een andere tijd.
- "… is closed on Mondays" / "… is open 09:00–22:00 on Tuesdays" — de openingstijden van de locatie.
- "… is booked in 60-minute steps from midnight" — begin op het hele uur (of het interval van de resource).
- "Member M-000004 is suspended, so cannot book." — de status van het lid moet worden opgelost, niet de boeking.
- "… does not include this, so member … cannot book it." — het lidmaatschapstype geeft niets voor deze activiteit of soort resource.
- "… has used all 4 of Tennis courts — 4 a month this month." — het tegoed is op.
- "This can be booked at most 14 days ahead" — een boekingsregel; zie Boekingsregels en prijzen vastleggen.