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Réserver un cours ou un stage et faire l'appel

Objectif​

Donner à un client une place au yoga du mardi ou au stage de natation débutants, et le jour venu noter qui était là.

Prérequis​

  • Pour réserver, vous avez Sports & Leisure — receptionist ou centre manager. Pour faire l'appel, vous pouvez aussi être l'instructor de la séance.
  • La séance est Scheduled, ou le stage Open for booking — voir Organiser des cours collectifs et Organiser un stage.

Étapes​

  1. Ouvrez la séance depuis Classes → Timetable (ou le stage depuis Classes → Courses). Dans son onglet Bookings, sélectionnez New, choisissez le Customer et Save. Le moment et l'objet sont repris de la séance.
  2. Sélectionnez Confirm. La réservation est vérifiée et tarifée comme celle d'un court, et la séance affiche une place réservée de plus.
  3. Pour annuler, ouvrez la réservation et choisissez Cancel booking → Cancelled by the customer (ou par le centre, ou No-show).
  4. Pour faire l'appel, ouvrez l'onglet Attendance de la séance. Ouvrez chaque ligne et sélectionnez Present, Absent ou No-show.
  5. Pour noter une visite sans réservation — quelqu'un qui utilise la salle de musculation —, ouvrez Classes → Attendance, sélectionnez New et choisissez le Customer et la Location.

Ce qui se passe en coulisses​

Une place se réserve exactement comme un court : le client doit être actif, un adhérent doit avoir un abonnement actif qui inclut l'activité (ou y donne une remise), et toutes les règles de réservation s'appliquent. Une place est pour une personne — réservez-en une par membre d'un groupe. Un stage se réserve une fois, pour toutes ses séances.

Le prix vient de la liste de prix. Une place est tarifée par personne : une règle de prix facturée A person pour l'activité le fixe — Yoga — weekends, 12 £ la place — sinon c'est le Price a place de la séance. Un abonnement qui inclut le cours le rend gratuit, et une remise retire son pourcentage. How the price was worked out sur la réservation indique lequel.

La confirmation écrit la feuille d'appel : une ligne pour un cours, une par séance d'un stage. Annuler la réservation marque ses lignes Cancelled, la rembourse selon la politique d'annulation du cours ou du stage, et libère la place.

Noter un No-show ne change pas ce que le client a payé. S'il est facturé, c'est l'affaire de la réservation : annulez-la en No-show et rien n'est remboursé.

Dépannage​

  • "Yoga is full — all 20 places are booked." — toutes les places sont prises. Une place libérée par une annulation peut être réservée de nouveau.
  • "… does not include this, so member … cannot book it." — son abonnement ne donne rien pour cette activité. Un non-adhérent réserve au prix plein.
  • "… is planned, not yet scheduled, so it cannot be booked." — programmez d'abord la séance, ou ouvrez le stage.
  • "A place is for one person — make a booking for each."
  • "A class or a course is booked from its session or its course." — choisissez la séance ou le stage dans la réservation au lieu d'en saisir le type.

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