Consigner une activité
Objectif
Garder une trace de ce que vous avez fait, ou ferez, avec un client, afin que cela apparaisse dans sa chronologie et que toute personne qui reprend le compte puisse le lire.
Prérequis
- Vous avez ouvert Parsware Sales.
Les cinq types
| Type | À utiliser pour | Ce qu’il ajoute |
|---|---|---|
| un message à un client, envoyé depuis Parsware | To, Cc, et s’il est parti | |
| Phone call | un appel passé ou prévu | le numéro, le résultat, la durée |
| Task | une chose à faire avant une date | une priorité |
| Appointment | une réunion | l’heure de fin, le lieu, un lien de réunion en ligne |
| Note | tout ce qui mérite d’être retenu | rien de plus : le texte est l’essentiel |
Chaque type comporte un Subject, un Regarding (le compte, le contact ou le prospect concerné), une Date et une Description, et peut contenir une Attachment.
En démarrer une depuis le client
C’est la méthode habituelle, car l’activité arrive déjà liée au client.
- Ouvrez le compte, le contact ou le prospect.
- Dans sa Timeline, appuyez sur Nouveau et choisissez le type.
- L’activité s’ouvre avec Regarding et Type déjà renseignés, et uniquement les zones qu’utilise ce type.
- Renseignez le Subject, la Date et ce qui s’est passé, puis appuyez sur Enregistrer.
La date est celle à laquelle la chose a lieu : quand un appel a été passé, quand une tâche est due, quand un rendez-vous commence. Si vous la laissez vide, l’activité est datée du moment où vous enregistrez. La chronologie et toutes les listes sont triées par date.
En démarrer une depuis Activities
Ouvrez Activities et appuyez sur Nouveau. Choisissez d’abord le Type, car le formulaire affiche les zones propres à chaque type et masque les autres. Choisissez ensuite ce qu’elle concerne (Regarding).
Le type ne peut plus changer après le premier enregistrement. Un appel téléphonique ne devient pas un e-mail, car le numéro et le résultat de l’appel n’auraient aucun sens sur un e-mail. Créez plutôt une nouvelle activité.
La terminer
Appuyez sur Complete dans l’activité. Elle est marquée Completed et enregistrée, et elle quitte All open activities. Un e-mail se termine en l’envoyant : Complete sur un e-mail vous indique donc d’appuyer plutôt sur Send.
Retrouver ce qui reste à faire
Activities › All open activities liste tout ce qui n’est pas terminé, par ordre de date : le travail en retard en haut, puis ce qui arrive. Les autres vues la restreignent aux e-mails, appels téléphoniques, tâches ou rendez-vous en cours.