Anzeigen, wer einen Datensatz erstellt oder geändert hat
Ziel
Anzeigen, wer einen Datensatz wann erstellt und wer ihn zuletzt wann geändert hat – auf einem Formular, in einer Ansicht oder beidem – und, allgemeiner, ein Nachschlagefeld auf die Tabelle Benutzer der Plattform richten.
Was Sie ohne Zutun erhalten
Jede Tabelle, die die Plattform verwaltet, hat vier Systemfelder, die Sie nicht erstellen müssen:
- Erstellt am und Geändert am – Datum und Uhrzeit, zu denen der Datensatz erstellt und zuletzt geändert wurde.
- Erstellt von und Geändert von – der Benutzer, der ihn erstellt, und der Benutzer, der ihn zuletzt geändert hat, angezeigt mit Namen.
Die Plattform setzt alle vier; Sie können sie nicht bearbeiten, und sie sind nie leer, sobald ein Datensatz gespeichert wurde. Sie erscheinen im Formular-Designer und im Ansichts-Designer am Ende der Feldliste, unter Ihren eigenen Feldern, bereit, auf ein Formular gezogen oder als Spalte hinzugefügt zu werden.
Schritte – in einer Ansicht anzeigen
- Öffnen Sie die Registerkarte Ansichten der Tabelle, und öffnen (oder erstellen) Sie eine Ansicht im Ansichts-Designer.
- Suchen Sie unter Verfügbare Felder nach Erstellt am, Erstellt von, Geändert am oder Geändert von – sie stehen nach Ihren eigenen Feldern.
- Ziehen Sie die gewünschten in der gewünschten Reihenfolge in die Kopfzeile des Rasters.
- Wählen Sie optional eine Spalte aus, und legen Sie für „Erstellt am“ / „Geändert am“ ein Datumsformat fest.
- Wählen Sie Speichern.
Die Ansicht zeigt jetzt die Zeitstempel. „Erstellt von“ und „Geändert von“ zeigen den Namen des Benutzers, keine interne ID.
Schritte – auf einem Formular anzeigen
- Öffnen Sie die Registerkarte Formulare der Tabelle, und öffnen Sie ein Formular im Formular-Designer.
- Ziehen Sie die Systemfelder aus der Palette in einen Abschnitt – ein kleiner Abschnitt „Audit“ am Ende des Formulars ist der übliche Ort.
- Wählen Sie Speichern.
Auf dem Formular werden sie schreibgeschützt dargestellt: Sie gehören der Plattform, es gibt also nichts einzutippen.
Ein Nachschlagefeld auf einen Benutzer anlegen
Da die Plattform in jeder Umgebung eine Tabelle Benutzer führt, können Sie ein gewöhnliches Nachschlagefeld darauf richten – für ein „Zugewiesen an“, ein „Genehmigt von“ oder jede andere Person in einem Datensatz, die Sie selbst festlegen (im Gegensatz zu den automatischen Feldern „Erstellt von“ / „Geändert von“):
- Fügen Sie unter Felder der Tabelle ein Feld mit dem Datentyp Nachschlagefeld hinzu.
- Wählen Sie für Verknüpfte Tabelle den Eintrag Benutzer.
- Speichern Sie.
Das Feld wählt dann einen Benutzer nach Namen aus, wie jedes andere Nachschlagefeld.
Was im Hintergrund passiert
Die Tabelle „Benutzer“ füllt sich selbst: Immer wenn jemand einen Datensatz erstellt oder ändert, trägt die Plattform diese Person anhand der Angaben aus ihrer Anmeldung in die Tabelle „Benutzer“ der Umgebung ein – so wird „Erstellt von“ ohne jede Einrichtung zu einem Namen aufgelöst, und die Tabelle wächst, während Personen die Umgebung nutzen. Wer in dieser Umgebung noch keinen Datensatz angefasst hat, erscheint erst dann in einem Benutzer-Nachschlagefeld, wenn er es tut.
Die vier Systemfelder sind keine gespeicherten Spalten, die Sie verwalten – sie werden in jeder Tabelle bereitgestellt, belegen also nie Platz in Ihrer Lösung und erfordern keinerlei Einrichtung.
Fehlerbehebung
- „Erstellt von“ zeigt eine ID statt eines Namens. – Dieser Benutzer wurde noch nicht in der Tabelle „Benutzer“ dieser Umgebung erfasst (er hat den Datensatz in einer älteren Umgebung erstellt, oder der Datensatz wurde importiert). Die ID wird zu einem Namen aufgelöst, sobald er das nächste Mal in dieser Umgebung aktiv wird.
- Ich finde die Systemfelder nicht in der Palette. – Sie stehen am Ende der Liste „Verfügbare Felder“, nach Ihren eigenen Feldern; scrollen Sie nach unten.
- „Benutzer“ fehlt in der Liste „Verknüpfte Tabelle“. – Die Umgebung ist älter als die Tabelle „Benutzer“. Werden die Standardtabellen der Umgebung neu angelegt, wird sie hinzugefügt.