Mostrar quién creó o cambió un registro
Objetivo
Mostrar quién creó un registro y cuándo, y quién lo cambió por última vez y cuándo (en un formulario, en una vista o en ambos) y, de forma más general, apuntar un campo de búsqueda a la tabla Usuarios de la plataforma.
Lo que obtiene sin hacer nada
Toda tabla que administra la plataforma lleva cuatro campos de sistema que no tiene que crear:
- Fecha de creación y Fecha de modificación: la fecha y hora en que se creó el registro y en que se cambió por última vez.
- Creado por y Modificado por: el usuario que lo creó y el usuario que lo cambió por última vez, mostrados por su nombre.
La plataforma establece los cuatro; no puede editarlos, y nunca están en blanco una vez guardado un registro. Aparecen al final de la lista de campos en el Diseñador de formularios y en el Diseñador de vistas, bajo sus propios campos, listos para arrastrarlos a un formulario o agregarlos como columna.
Pasos: mostrarlos en una vista
- Abra la pestaña Vistas de la tabla y abra (o cree) una vista en el Diseñador de vistas.
- En Campos disponibles, busque Fecha de creación, Creado por, Fecha de modificación o Modificado por: están después de sus propios campos.
- Arrastre los que quiera al encabezado de la cuadrícula, en el orden que desee.
- Si lo desea, seleccione una columna y establezca un formato de fecha para Fecha de creación / Fecha de modificación.
- Seleccione Guardar.
La vista muestra ahora las marcas. Creado por y Modificado por muestran el nombre del usuario, no un id interno.
Pasos: mostrarlos en un formulario
- Abra la pestaña Formularios de la tabla y abra un formulario en el Diseñador de formularios.
- Arrastre los campos de sistema desde la paleta a una sección: una pequeña sección «Auditoría» al final del formulario es el lugar habitual.
- Seleccione Guardar.
En el formulario se representan como de solo lectura: son de la plataforma, así que no hay nada que escribir.
Crear una búsqueda a un usuario
Como la plataforma mantiene una tabla Usuarios en cada entorno, puede apuntar un campo de Búsqueda normal a ella, para un «Asignado a», un «Aprobado por» o cualquier otra persona de un registro que establezca usted mismo (a diferencia de los automáticos Creado por / Modificado por):
- En Campos de la tabla, agregue un campo con el tipo de datos Búsqueda.
- En Tabla relacionada, elija Usuarios.
- Guarde.
El campo elige entonces un usuario por su nombre, igual que cualquier otra búsqueda.
Qué ocurre entre bastidores
La tabla Usuarios se rellena sola: cada vez que alguien crea o cambia un registro, la plataforma registra a esa persona en la tabla Usuarios del entorno a partir de los datos que ya contiene su inicio de sesión, de modo que Creado por se resuelve en un nombre sin ninguna configuración, y la tabla crece a medida que la gente usa el entorno. Alguien que todavía no ha tocado ningún registro en este entorno no aparecerá en una búsqueda de Usuarios hasta que lo haga.
Los cuatro campos de sistema no son columnas almacenadas que usted administre: se proporcionan en todas las tablas, así que nunca ocupan espacio en su solución y no necesitan ninguna configuración.
Solución de problemas
- Creado por muestra un id, no un nombre. — ese usuario todavía no se ha registrado en la tabla Usuarios de este entorno (creó el registro en un entorno antiguo, o el registro se importó). Se resuelve en un nombre la próxima vez que actúe en este entorno.
- No encuentro los campos de sistema en la paleta. — están al final de la lista Campos disponibles, después de sus propios campos; desplácese hacia abajo.
- Usuarios no aparece en la lista Tabla relacionada. — el entorno es anterior a la tabla Usuarios. Volver a sembrar las tablas predeterminadas del entorno la agrega.