Configurar estados y motivos
Objetivo
Diseñar el ciclo de vida de una tabla: los estados en los que puede estar uno de sus registros y los motivos por los que puede estar en cada uno de ellos.
Requisitos previos
- Ha iniciado sesión como creador, con la solución de la tabla abierta.
Todas las tablas ya los tienen
Al crear una tabla se le dan dos campos, Estado y Motivo, que ya contienen Activo e Inactivo. No los agrega usted y no los puede eliminar.
Es deliberado. Una vista que solo muestra registros abiertos y una regla que se niega a tocar uno cerrado necesitan un lugar donde mirar, y tiene que ser el mismo lugar en todas las tablas. Si no quiere que los usuarios los vean, déjelos fuera del formulario; los campos se quedan.
Los registros nuevos empiezan en el primer estado (Activo, salvo que los reordene) con el motivo predeterminado de ese estado.
Pasos
-
Abra la tabla y seleccione Estados y motivos en la navegación de la izquierda.
-
Edite el nombre de un estado, incluidos Activo e Inactivo, que puede renombrar.
-
Asígnele un color y un icono. Ambos son opcionales e independientes. Son lo que permite a alguien recorrer una lista y ver qué registros siguen abiertos sin leer cada fila, así que merece la pena establecerlos. La muestra de color abre un panel con doce colores rápidos sobre un espectro: arrastre por el cuadrado para el tono, por la franja para el matiz, o escriba un código hexadecimal; Borrar color, en la parte inferior de ese panel, lo quita. El Borrar icono del botón de icono está en el pie del selector. Ambas opciones de borrar están dentro del selector, no como una ✕ aparte junto a él.
-
Bajo cada estado, agregue los motivos por los que un registro puede estar en él. Una oportunidad Inactiva puede estarlo porque se Ganó o se Perdió; esos motivos van bajo Inactivo, no en una única lista plana.
-
Elija el motivo predeterminado de cada estado, o déjelo en Primer motivo para usar el que esté arriba.
-
Reordene los estados arrastrando uno por el asa del principio de su tarjeta, y los motivos de un estado del mismo modo, por el asa del principio de la fila de cada motivo. Sin ratón: lleve el foco al asa, pulse Space para levantarlo, las teclas de flecha para moverlo y Space de nuevo para soltarlo.
El primer estado es aquel en el que empiezan los registros nuevos, así que el orden de los estados es una decisión real y no de presentación. Un motivo solo se puede arrastrar dentro de su propio estado: moverlo a otro estado es una edición distinta, y la plataforma no la oculta tras el mismo gesto. Reordenar nunca vuelve a numerar: un estado o un motivo conserva el valor que se le asignó, así que los registros que ya lo contienen no se ven afectados.
-
Seleccione Guardar.
Los motivos pertenecen a los estados
Esta es la parte que merece entenderse. Un motivo no es una opción independiente: está bajo exactamente un estado. En un formulario, cambiar el Estado cambia de inmediato qué Motivos se ofrecen, y lleva el motivo al predeterminado del nuevo estado. Ofrecer «Ganada» mientras una oportunidad sigue Activa no tendría sentido, así que la plataforma no lo hace.
Por qué no es un conjunto de opciones
Un conjunto de opciones es una lista compartida y reutilizable a la que pueden vincularse varias tablas. Un ciclo de vida es lo contrario: «Activo» en una factura y «Activo» en un contacto no son la misma opción, y uno compartido obligaría a editar el ciclo de vida de todas las tablas en un solo lugar. Por eso los estados y los motivos residen en la tabla, se editan con ella y viajan con ella cuando se exporta la solución.
Qué ocurre entre bastidores
Activo e Inactivo se almacenan como 0 y 1: todas las tablas los tienen y significan lo mismo en todas partes, así que no necesitan espacio de nombres. Todo lo que usted agrega se numera a partir del intervalo propio de su editor (270150000 en adelante), la misma regla que siguen los conjuntos de opciones, de modo que dos editores que amplían la misma tabla nunca pueden generar el mismo número con significados distintos.
Un valor nunca se reutiliza. Quite un estado y agregue otro, y el nuevo recibe un número nuevo, porque algún registro puede seguir conteniendo el anterior, y volver a asignarlo cambiaría sin avisar lo que significa ese registro.
Puede quitar un estado o un motivo aunque haya registros que todavía lo usen. Es intencionado: un negocio cambia, y bloquear un rediseño hasta migrar todos los registros históricos haría inservible la función. Un registro que se queda con un valor quitado muestra su número sin procesar, así que es visible y se puede corregir.
Solución de problemas
- «A table needs at least one State.» — los ha quitado todos. Un registro tiene que estar en algún estado.
- «The default reason for … is not one of its reasons.» — el motivo que designó pertenece a otro estado. Un formulario solo ofrece los motivos del estado actual, así que una designación fuera de ellos nunca podría usarse.
- «Two states are both called …» — dos estados con el mismo nombre son indistinguibles para quien elige uno.
- «'State' is part of every table's lifecycle and cannot be deleted.» — déjelo fuera del formulario; consulte Todas las tablas ya los tienen más arriba.
- Un registro muestra un número en lugar del nombre de un estado. — contiene un valor que ya no está en la tabla. Establézcalo en un estado actual.