Configurer les états et les raisons
Objectif
Concevoir le cycle de vie d’une table : les états dans lesquels l’un de ses enregistrements peut se trouver, et les raisons pour lesquelles il peut se trouver dans chacun d’eux.
Prérequis
- Vous êtes connecté en tant que créateur, avec la solution de la table ouverte.
Chaque table les possède déjà
À sa création, une table reçoit deux champs — État et Raison — qui contiennent déjà Actif et Inactif. Vous ne les ajoutez pas et vous ne pouvez pas les supprimer.
C’est délibéré. Une vue qui n’affiche que les enregistrements ouverts, et une règle qui refuse de toucher à un enregistrement clos, ont toutes deux besoin d’un endroit où regarder — et ce doit être le même endroit sur chaque table. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs les voient, laissez-les hors du formulaire ; les champs restent.
Les nouveaux enregistrements démarrent dans le premier état (Actif, sauf si vous réordonnez les états) avec la raison par défaut de cet état.
Étapes
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Ouvrez la table et sélectionnez États et raisons dans la navigation de gauche.
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Modifiez le nom d’un état — y compris Actif et Inactif, que vous êtes libre de renommer.
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Donnez-lui une couleur et une icône. Les deux sont facultatives et indépendantes. Ce sont elles qui permettent de parcourir une liste et de voir quels enregistrements sont encore ouverts, sans lire chaque ligne : elles valent donc la peine d’être définies. La pastille de couleur ouvre un panneau de douze couleurs rapides au-dessus d’un spectre — faites glisser le carré pour la nuance, la bande pour la teinte, ou saisissez un code hexadécimal ; Effacer la couleur, en bas de ce panneau, en retire une. Le bouton Effacer l’icône se trouve dans le pied du sélecteur d’icônes. Les deux effacements se trouvent dans le sélecteur plutôt que sous forme d’un ✕ séparé à côté.
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Sous chaque état, ajoutez les raisons pour lesquelles un enregistrement peut s’y trouver. Une affaire Inactive peut l’être parce qu’elle a été Gagnée ou Perdue — ces raisons relèvent d’Inactif, et non d’une liste unique et plate.
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Choisissez la raison par défaut de chaque état, ou laissez Première raison pour utiliser celle qui est en tête.
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Réordonnez les états en faisant glisser l’un d’eux par sa poignée, au début de sa carte, et les raisons d’un état de la même façon, par la poignée au début de chaque ligne de raison. Sans souris : placez le focus sur la poignée, appuyez sur Espace pour la saisir, sur les flèches pour la déplacer, puis de nouveau sur Espace pour la déposer.
Le premier état est celui dans lequel démarrent les nouveaux enregistrements : l’ordre des états est donc une vraie décision, et non une question de présentation. Une raison ne peut être déplacée qu’à l’intérieur de son propre état — la déplacer vers un autre état est une autre modification, et la plateforme ne la cache pas derrière le même geste. Réordonner ne renumérote jamais : un état ou une raison conserve la valeur qui lui a été attribuée, si bien que les enregistrements qui la portent déjà ne sont pas affectés.
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Sélectionnez Enregistrer.
Les raisons appartiennent aux états
C’est la partie qu’il vaut la peine de comprendre. Une raison n’est pas un choix indépendant — elle se trouve sous un seul état. Sur un formulaire, changer l’État change immédiatement les Raisons proposées, et place la raison sur la valeur par défaut du nouvel état. Proposer « Gagnée » alors qu’une affaire est encore Active n’aurait aucun sens : la plateforme ne le fait donc pas.
Pourquoi ce n’est pas un groupe d’options
Un groupe d’options est une liste partagée et réutilisable à laquelle plusieurs tables peuvent se lier. Un cycle de vie est l’inverse : « Actif » sur une facture et « Actif » sur un contact ne sont pas le même choix, et un choix partagé obligerait à modifier le cycle de vie de chaque table au même endroit. Les états et les raisons vivent donc sur la table, se modifient avec elle, et voyagent avec elle lorsque la solution est exportée.
Ce qui se passe en coulisses
Actif et Inactif sont stockés sous les valeurs 0 et 1 — chaque table les possède et ils ont partout le même sens : ils n’ont donc pas besoin d’espace de noms. Tout ce que vous ajoutez est numéroté dans la plage propre à votre éditeur (270150000 et au-delà), selon la même règle que les groupes d’options, de sorte que deux éditeurs qui étendent la même table ne puissent jamais créer le même numéro pour des sens différents.
Une valeur n’est jamais réutilisée. Supprimez un état puis ajoutez-en un autre : le nouveau reçoit un nouveau numéro — car un enregistrement peut encore porter l’ancien quelque part, et le redistribuer changerait en silence le sens de cet enregistrement.
Vous pouvez supprimer un état ou une raison même si des enregistrements les utilisent encore. C’est voulu : une activité évolue, et bloquer une refonte tant que chaque enregistrement historique n’a pas été migré rendrait la fonctionnalité inutilisable. Un enregistrement qui porte une valeur supprimée affiche son numéro brut : il est donc visible et peut être corrigé.
Dépannage
- « A table needs at least one State. » — vous les avez tous supprimés. Un enregistrement doit bien être dans un état.
- « The default reason for … is not one of its reasons. » — la raison désignée appartient à un autre état. Un formulaire ne propose jamais que les raisons de l’état courant : une désignation en dehors de celles-ci ne pourrait jamais servir.
- « Two states are both called … » — deux états portant le même nom sont impossibles à distinguer pour la personne qui en choisit un.
- « 'State' is part of every table's lifecycle and cannot be deleted. » — laissez-le plutôt hors du formulaire ; voir Chaque table les possède déjà ci-dessus.
- Un enregistrement affiche un numéro au lieu d’un nom d’état. — il porte une valeur qui n’existe plus sur la table. Réglez-le sur un état actuel.