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Status und Statusgründe einrichten

Ziel​

Den Lebenszyklus einer Tabelle entwerfen: die Status, in denen sich einer ihrer Datensätze befinden kann, und die Statusgründe, aus denen er sich in jedem davon befinden kann.

Voraussetzungen​

  • Sie sind als Ersteller angemeldet, und die Lösung der Tabelle ist geöffnet.

Jede Tabelle hat sie bereits​

Beim Erstellen erhält eine Tabelle zwei Felder – Status und Statusgrund –, die bereits Aktiv und Inaktiv enthalten. Sie fügen sie nicht hinzu und können sie nicht löschen.

Das ist Absicht. Eine Ansicht, die nur offene Datensätze zeigt, und eine Regel, die einen abgeschlossenen Datensatz nicht anrührt, brauchen beide eine Stelle, an der sie nachsehen können – und das muss in jeder Tabelle dieselbe Stelle sein. Wenn Benutzer sie nicht sehen sollen, lassen Sie sie vom Formular weg; die Felder bleiben bestehen.

Neue Datensätze beginnen im ersten Status (Aktiv, sofern Sie die Reihenfolge nicht ändern) mit dem Standardgrund dieses Status.

Schritte​

  1. Öffnen Sie die Tabelle, und wählen Sie in der linken Navigation Status und Statusgründe.

  2. Bearbeiten Sie den Namen eines Status – auch Aktiv und Inaktiv dürfen Sie umbenennen.

  3. Geben Sie ihm eine Farbe und ein Symbol. Beides ist optional und voneinander unabhängig. Damit kann jemand eine Liste überfliegen und sehen, welche Datensätze noch offen sind, statt jede Zeile zu lesen – es lohnt sich also, sie festzulegen. Das Farbfeld öffnet einen Bereich mit zwölf Schnellfarben über einem Farbspektrum – ziehen Sie im Quadrat für die Schattierung, entlang des Streifens für den Farbton, oder geben Sie einen Hex-Code ein; Farbe entfernen unten in diesem Bereich entfernt eine Farbe. Symbol entfernen der Symbolschaltfläche liegt in der Fußzeile der Auswahl. Beide Entfernen-Befehle liegen in der Auswahl statt als separates ✕ daneben.

  4. Fügen Sie unter jedem Status die Statusgründe hinzu, aus denen sich ein Datensatz darin befinden kann. Ein Deal, der Inaktiv ist, kann das sein, weil er Gewonnen oder Verloren wurde – diese gehören unter Inaktiv, nicht in eine flache Liste.

  5. Wählen Sie für jeden Status den Standardgrund, oder belassen Sie ihn auf Erster Grund, um den obersten zu verwenden.

  6. Ordnen Sie Status neu an, indem Sie einen am Griff am Anfang seiner Karte ziehen, und die Statusgründe eines Status ebenso, am Griff am Anfang jeder Zeile. Ohne Maus: Setzen Sie den Fokus auf den Griff, drücken Sie Space, um ihn aufzunehmen, verschieben Sie ihn mit den Pfeiltasten, und drücken Sie erneut Space, um ihn abzulegen.

    Der erste Status ist der, in dem neue Datensätze beginnen; die Reihenfolge der Status ist also eine echte Entscheidung und keine Frage der Darstellung. Ein Statusgrund lässt sich nur innerhalb seines eigenen Status verschieben – ihn in einen anderen Status zu verschieben ist eine andere Bearbeitung, und die Plattform versteckt sie nicht hinter derselben Geste. Neu anordnen vergibt nie neue Nummern: Ein Status oder Statusgrund behält den Wert, der ihm zugewiesen wurde, sodass Datensätze, die ihn bereits enthalten, nicht betroffen sind.

  7. Wählen Sie Speichern.

Statusgründe gehören zu Status​

Das ist der Teil, den man verstanden haben sollte. Ein Statusgrund ist keine eigenständige Auswahl – er steht unter genau einem Status. Auf einem Formular ändert ein Wechsel des Status sofort, welche Statusgründe angeboten werden, und setzt den Grund auf den Standardgrund des neuen Status. „Gewonnen“ anzubieten, während ein Deal noch Aktiv ist, wäre unsinnig, also tut die Plattform das nicht.

Warum das kein Optionssatz ist​

Ein Optionssatz ist eine gemeinsame, wiederverwendbare Liste, an die sich mehrere Tabellen binden können. Ein Lebenszyklus ist das Gegenteil: „Aktiv“ bei einer Rechnung und „Aktiv“ bei einem Contact sind nicht dieselbe Auswahl, und eine gemeinsame würde bedeuten, den Lebenszyklus jeder Tabelle an einer Stelle zu bearbeiten. Deshalb leben Status und Statusgründe in der Tabelle, werden mit ihr bearbeitet und reisen mit ihr, wenn die Lösung exportiert wird.

Was im Hintergrund passiert​

Aktiv und Inaktiv werden als 0 und 1 gespeichert – jede Tabelle hat sie, und sie bedeuten überall dasselbe, daher brauchen sie keinen Namensraum. Alles, was Sie hinzufügen, wird aus dem eigenen Bereich Ihres Herausgebers nummeriert (ab 270150000) – dieselbe Regel wie bei Optionssätzen –, sodass zwei Herausgeber, die dieselbe Tabelle erweitern, nie dieselbe Nummer für unterschiedliche Bedeutungen vergeben können.

Ein Wert wird nie wiederverwendet. Entfernen Sie einen Status und fügen Sie einen anderen hinzu, erhält der neue eine frische Nummer – denn irgendwo kann ein Datensatz noch die alte enthalten, und sie erneut zu vergeben würde stillschweigend ändern, was dieser Datensatz bedeutet.

Sie können einen Status oder Statusgrund auch dann entfernen, wenn Datensätze ihn noch verwenden. Das ist gewollt: Ein Unternehmen verändert sich, und eine Neugestaltung zu blockieren, bis jeder historische Datensatz migriert ist, würde die Funktion unbrauchbar machen. Ein Datensatz, der einen entfernten Wert behält, zeigt dessen rohe Nummer, sodass er sichtbar ist und korrigiert werden kann.

Fehlerbehebung​

  • „A table needs at least one State.“ – Sie haben alle entfernt. Ein Datensatz muss irgendetwas sein.
  • „The default reason for … is not one of its reasons.“ – Der gewählte Grund gehört zu einem anderen Status. Ein Formular bietet immer nur die Gründe des aktuellen Status an; eine Auswahl außerhalb davon könnte also nie verwendet werden.
  • „Two states are both called …“ – Zwei Status mit demselben Namen sind für die auswählende Person nicht zu unterscheiden.
  • „'State' is part of every table's lifecycle and cannot be deleted.“ – Lassen Sie ihn stattdessen vom Formular weg; siehe Jede Tabelle hat sie bereits oben.
  • Ein Datensatz zeigt eine Nummer statt eines Statusnamens. – Er enthält einen Wert, den es in der Tabelle nicht mehr gibt. Setzen Sie ihn auf einen aktuellen Status.

Verwandte Szenarien​