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App für die Personen freigeben, die sie verwenden

Ziel​

Eine modellgesteuerte App in den App-Starter der richtigen Personen bringen – und aus dem aller anderen heraushalten.

Eine App zu erstellen gibt sie niemandem. Eine neue App ist für Ersteller und Administratoren sichtbar und für sonst niemanden – der einzige Standard, bei dem ein Irrtum ungefährlich ist. Dieser Schritt übergibt sie.

Voraussetzungen​

  • Sie sind mit einer Erstellerrolle (oder als Plattformadministrator) angemeldet.
  • Die App ist vorhanden (siehe Modellgesteuerte App erstellen oder bearbeiten).
  • Die Rollen, denen Sie sie geben möchten, sind im Mandanten vorhanden (siehe Rolle erstellen), und die Personen, die sie erhalten sollen, haben eine dieser Rollen (siehe Einem Benutzer eine Rolle zuweisen).

Schritte​

  1. Öffnen Sie Apps über die Seitenleiste, und wählen Sie die Zeile der App aus.
  2. Wählen Sie Freigeben. Am Bildschirmrand öffnet sich ein Bereich mit der Überschrift Wer App verwenden kann.
  3. Aktivieren Sie jede Rolle, für die diese App gedacht ist. Die Liste enthält die Rollen des Mandanten unter den Namen, die Sie ihnen gegeben haben.
  4. Sehen Sie sich darunter Personen, die sie erhalten an. Die Liste füllt sich während des Ankreuzens und nennt die Benutzer, die eine der gewählten Rollen haben. Das ist die entscheidende Prüfung: Steht dort, dass niemand die gewählten Rollen hat, wird die App gleich mit einer leeren Menge geteilt.
  5. Wählen Sie Speichern. Die Änderung wirkt ab der nächsten Anfrage – die gewählten Personen sehen die App beim nächsten Öffnen in ihrem App-Starter, ohne sich abmelden zu müssen.

Um eine App zurückzunehmen, öffnen Sie denselben Bereich, deaktivieren Sie die Rolle und speichern Sie. Die App erscheint dann nicht mehr im App-Starter dieser Benutzer, und ein Lesezeichen-Link in die App wird abgewiesen.

Wen das tatsächlich erreicht​

Freigegeben wird über Rollen, nicht über einzelne Namen, und der Bereich nennt die Personen, damit Sie sehen, worauf das hinausläuft. Eine Person erhält die App, wenn sie mindestens eine der aktivierten Rollen hat.

Hat Ihr Mandant mehr Benutzer, als der Bereich anzeigt, steht das unten in der Liste („200 von 480 Benutzern werden angezeigt“). Die Liste ist eine Kontrolle der Entscheidung, nicht die Entscheidung selbst – die Entscheidung sind die Rollen.

„… kann bereits jede App in dieser Umgebung öffnen“​

Manche Rollen haben eine Berechtigung für alles, was sich öffnen lässt, statt für eine einzelne App. Die Rolle Ersteller hat sie ab dem Moment, in dem eine Umgebung erstellt wird: Ein Ersteller, der die gerade gebaute App nicht öffnen könnte, fände beim ersten Klick eine Umgebung vor, die kaputt aussieht.

Gibt es eine solche Rolle, sagt der Bereich das in einem Hinweis, statt Ihnen ein aktiviertes Kontrollkästchen zu zeigen, das Sie nicht deaktivieren können. Das ist Absicht – das Kästchen dieser App könnte keine Berechtigung entziehen, die diese App nie benannt hat. Um sie einzuschränken, wechseln Sie zu Sicherheit und bearbeiten Sie die eigenen Berechtigungen der Rolle.

Studio-Apps werden genauso freigegeben​

Eine Studio-App steht nur bei den Personen in der App-Liste, für die sie freigegeben ist, genau wie eine modellgesteuerte App. Wählen Sie sie unter Studio-Apps aus und klicken Sie auf Freigeben; Fenster, Rollen und Berechtigung (<app logical name>.Open) sind dieselben. Eine Portal-App hat kein Freigeben: Wer ein Portal liest, ist ein Portalbenutzer, keine Rolle.

Was im Hintergrund passiert​

Eine App freizugeben erteilt jeder gewählten Rolle in dieser Umgebung die Berechtigung <app logical name>.Open. Es ist eine gewöhnliche Berechtigung, und genau darum geht es:

  • Sie erscheint auf dem Bildschirm Sicherheit neben jeder anderen Berechtigung, sodass „was darf diese Rolle hier“ eine einzige Antwort hat.
  • Sie reist in einer Lösung mit, sodass eine von Entwicklung nach Test übertragene App ihre Freigabe mitbringen kann, statt in jeder Umgebung von Hand neu freigegeben zu werden.
  • Die Deinstallation einer verwalteten Lösung setzt ihre Berechtigungen zurück, statt alles zu löschen, was vorhanden ist; eine Lösung, die eine App freigegeben hat, nimmt also nur ihre eigene Freigabe zurück.
  • Die Entscheidung eines Administrators steht über der jeder Lösung: Ein Import kann nicht stillschweigend rückgängig machen, was Sie hier entschieden haben, und das Deaktivieren einer Rolle, für die eine Lösung freigegeben hat, hinterlässt einen entsprechenden Hinweis, statt die Berechtigung der Lösung beim nächsten Neuladen wieder erscheinen zu lassen.

Das Löschen einer App nimmt ihre Freigaben mit, sodass die nächste App mit demselben logischen Namen nicht erbt, wem die vorige gegeben wurde.

Fehlerbehebung​

  • Die App ist nicht im App-Starter einer Person. – Prüfen Sie, ob sie eine der aktivierten Rollen hat. Die Liste Personen, die sie erhalten im Bereich beantwortet das direkt; steht sie nicht darin, ist die Rollenzuweisung unter Benutzer das, was zu korrigieren ist.
  • „App … has not been shared with you.“ – Die Person ist einem Link in eine App gefolgt, die nicht für sie freigegeben ist. Geben Sie sie für eine Rolle frei, die die Person hat, oder schicken Sie sie an eine Stelle, die sie erreichen kann.
  • Dieser Mandant hat noch keine Rollen. – Erstellen Sie zuerst eine unter Rollen. Eine App kann nur für eine Rolle freigegeben werden; solange es keine gibt, ist nichts anzukreuzen.
  • Niemand hat die gewählten Rollen. – Die Freigabe wird gespeichert und erreicht niemanden. Weisen Sie die Rolle unter Benutzer den Personen zu, die die App brauchen.
  • Ich habe eine Rolle deaktiviert, und die App ist für die Personen immer noch da. – Sie haben eine weitere aktivierte Rolle oder eine Rolle mit der Berechtigung für alles, was sich öffnen lässt (siehe oben). Der Hinweis im Bereich nennt den zweiten Fall.

Verwandte Szenarien​

  • Modellgesteuerte App erstellen oder bearbeiten.
  • Einer Rolle Zugriff auf Datensätze gewähren.
  • Einem Benutzer eine Rolle zuweisen.
  • Rolle erstellen.