Datensätze als Baumstruktur anzeigen

Ziel

Eine Ansicht in einen Baum verwandeln: die Datensätze der Tabelle ineinander verschachtelt, mit dem Formular oder der Karte des ausgewählten Datensatzes neben dem Diagramm. Kategorien in Kategorien, Kostenstellen, eine Stückliste, ein Organigramm – alles, bei dem ein Datensatz einen übergeordneten Datensatz derselben Art hat.

Voraussetzungen

• Eine Tabelle, deren Datensätze einen übergeordneten Datensatz haben: Sie braucht ein Nachschlagefeld, das auf dieselbe Tabelle zurückverweist. Hat Ihre keines, fügen Sie es zuerst hinzu – siehe Einer Entität ein Feld hinzufügen.
• Eine Ansicht dieser Tabelle, die in ein Diagramm verwandelt werden soll. Siehe Ansicht erstellen.

Schritte

1. Der Tabelle mitteilen, dass sie eine Hierarchie ist

Öffnen Sie die Tabelle, wechseln Sie zu Felder, und wählen Sie das Nachschlagefeld aus, das den übergeordneten Datensatz enthält. Drücken Sie Als übergeordnetes Feld verwenden.

Das ist eine Eigenschaft der Tabelle, nicht einer einzelnen Ansicht: Dadurch erscheint Baum als Layout, und ein neues Diagramm nimmt es als Ausgangspunkt, sodass Sie sich nicht merken müssen, welches von mehreren Nachschlagefeldern das übergeordnete ist. Die Feldliste kennzeichnet es danach mit (Übergeordnetes Feld).

Die Schaltfläche erscheint nur bei einem Nachschlagefeld, das auf dieselbe Tabelle zurückverweist. Ein Nachschlagefeld auf eine andere Tabelle beschreibt keine Verschachtelung – ein darauf aufgebautes Diagramm zeigt eine flache Liste von Wurzeln ohne irgendetwas darunter –, daher wird es nicht angeboten.

2. Das Layout der Ansicht auf „Baum“ setzen

Öffnen Sie die Ansicht im Ansichts-Designer. Setzen Sie in der Leiste unter dem Titel das Layout auf Baum.

In der Titelleiste erscheint die Schaltfläche Baum. Drücken Sie sie; im sich öffnenden Bereich legen Sie fest, was das Diagramm darstellt.

3. Die oberste Ebene prüfen

Die erste Karte ist die Oberste Ebene. Ihre Tabelle ist die dieser Ansicht und lässt sich nicht ändern – eine Ansicht stellt die Datensätze ihrer eigenen Tabelle dar; ein Diagramm von etwas anderem wäre eine andere Ansicht.

Verknüpft über ist das Nachschlagefeld, über das die Datensätze verschachtelt werden. Es ist bereits aus Schritt 1 ausgefüllt; die Liste bietet nur Nachschlagefelder an, die auf diese Tabelle zurückverweisen.

4. Festlegen, wie eine Zeile aussieht

Alles Weitere auf der Karte ist optional, und alles, was Sie unverändert lassen, stammt aus der Tabelle selbst:

Einstellung	Unverändert wird verwendet	Festlegen, wenn
Zeilentext	Das Primärfeld der Tabelle	Das Diagramm nach etwas anderem als dem Namen des Datensatzes lesen soll
Zweite Zeile	Der sekundäre Text der Tabelle	Wählen Sie bei einem Diagramm Keine – der Name des übergeordneten Datensatzes steht meist direkt in der Zeile darüber, ihn zu wiederholen verschwendet die Zeile
Symbol	Das eigene Symbol der Tabelle	Zwei Arten von Zeilen auf einen Blick unterscheidbar sein müssen
Bild des Datensatzes anzeigen	Aus	Die Zeilen Personen oder Produkte sind, bei denen ein Gesicht oder ein Foto schneller identifiziert als ein Symbol
Bei Auswahl anzeigen	Sein Formular	Eine Karte, für Datensätze, die gelesen statt bearbeitet werden – oder Nichts für eine Ebene, die nur Struktur ist

5. Eine weitere Tabelle darunterhängen (optional)

Drücken Sie Ebene hinzufügen. Wählen Sie ihre Tabelle, unter welcher Ebene sie hängt, und das Nachschlagefeld in ihrer eigenen Tabelle, das auf diese übergeordnete Ebene verweist.

So zeigt das mitgelieferte Organigramm die Personen jeder Einheit darunter: eine Ebene Units, die über Parent Unit verschachtelt ist, und darunter eine Ebene People, verknüpft über die Organisational Unit der Person. Mit demselben Mechanismus lassen sich Provinz → Stadt → Filiale als drei Tabellen abbilden oder Produkte unter Kategorien.

Es werden nur Nachschlagefelder angeboten, die auf die Tabelle der übergeordneten Ebene verweisen – aus demselben Grund wie in Schritt 3.

Ziehen Sie eine Ebene, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Teile der untergeordneten Elemente eines Knotens gezeichnet werden – Untereinheiten vor Personen oder umgekehrt. Die oberste Ebene bleibt an erster Stelle.

6. Festlegen, wie sich das Diagramm öffnet

Zwei Einstellungen oben im Bereich:

• Erste Ebene beim Laden öffnen – standardmäßig aktiviert, denn dafür ist ein Navigationsdiagramm da. Schalten Sie es ab, wenn die erste Ebene bereits eine lange Liste ist.
• Lesern erlauben, das Diagramm auf einen Knoten zu fokussieren – standardmäßig aktiviert. Es gibt Lesern ein Steuerelement, um das Diagramm bei einem Zweig zu öffnen, mit einem Pfad zurück nach außen.

7. Anwenden, dann Speichern

Anwenden übernimmt den Bereich; Speichern speichert die Ansicht. „Abbrechen“ lässt das gespeicherte Diagramm unverändert – ein halbfertiges würde nicht dargestellt und kann daher nicht versehentlich zurückbleiben.

Öffnen Sie die Ansicht in einer App, und Sie haben ein Diagramm: Klicken Sie auf einen Datensatz, um ihn neben dem Baum zu sehen, doppelklicken Sie, um seine Seite zu öffnen, und durchsuchen Sie das Feld oben, um einen zu finden, ohne zu scrollen.

Wieder in eine Liste verwandeln

Setzen Sie das Layout wieder auf Liste, und speichern Sie. Die Diagrammeinstellungen werden entfernt, nicht ausgeblendet – eine Ansicht, die sich als Liste ausgibt, aber ein Diagramm mitführt, das niemand sehen kann, würde das Diagramm beim nächsten Speichern zurückbringen.

Was Sie prüfen sollten, wenn ein Diagramm falsch aussieht

• Alles steht auf der obersten Ebene, nichts ist verschachtelt – Das Feld Verknüpft über ist nicht das, das tatsächlich den übergeordneten Datensatz enthält, oder bei den Datensätzen sind keine übergeordneten Datensätze gesetzt.
• Eine Ebene öffnet sich nie – Ihr Feld Verknüpft über verweist auf die falsche Tabelle, oder es gibt noch keine Datensätze dieser Art.
• Eine Ebene zeigt bei Auswahl nichts an – Ihr Bei Auswahl anzeigen steht auf Nichts, oder es nennt ein Formular oder eine Ansicht, die es in dieser Tabelle nicht gibt.
• Das Speichern wird abgelehnt – Einer Ebene fehlt ihre Tabelle oder ihre Verknüpfung. Jede Ebene braucht beides.