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Datensätze automatisch nummerieren

Ziel​

Jedem neuen Datensatz einer Tabelle eine Referenznummer geben, die sich selbst vergibt — eine Rechnungsnummer, eine Fallnummer, eine Buchungsreferenz —, damit niemand eine erfinden oder die zuletzt verwendete nachschlagen muss.

Voraussetzungen​

  • Sie sind mit einer Maker-Rolle angemeldet, und die Lösung der Tabelle ist geöffnet.

Schritte​

  1. Öffnen Sie die Tabelle und gehen Sie zu Felder. Wählen Sie Neu.

  2. Geben Sie einen Anzeigenamen ein, etwa Reference. Der logische Name füllt sich selbst aus.

  3. Wählen Sie Automatische Nummer als Datentyp. Ein Feld Nummernformat erscheint, bereits mit REF-{yyyy}-{SEQ:00000} gefüllt, und darunter eine Vorschau der ersten Nummer.

  4. Passen Sie das Format an. Jeder Text bleibt, wie Sie ihn schreiben; drei Arten von Platzhaltern werden ersetzt:

    PlatzhalterWird zuBeispiel
    {SEQ}Die nächste Nummer417
    {SEQ:00000}Die nächste Nummer, mit so vielen Nullen aufgefüllt, wie Sie geschrieben haben00417
    {yyyy} / {yy}Das Jahr der Erstellung2026 / 26
    {MM} / {dd}Monat und Tag der Erstellung09 / 05

    CR-{yyyy}-{SEQ:000000} ergibt also CR-2026-000417. Die Vorschau ändert sich beim Tippen.

  5. Wählen Sie Speichern.

Platzieren Sie das Feld wie jedes andere im Formular und in den Ansichten der Tabelle. Benutzer sehen die Nummer, können sie aber nicht ändern.

Was im Hintergrund geschieht​

  • Die Nummer wird beim Speichern vergeben. Bei einem neuen Datensatz zeigt das Feld Wird beim Speichern zugewiesen; nach dem ersten Speichern die Nummer des Datensatzes.
  • Jedes Feld hat seinen eigenen Zähler, den die Datenbank führt. Zwei Personen, die im selben Moment speichern, erhalten zwei verschiedene Nummern, und die Nummer eines gelöschten Datensatzes wird nie wieder vergeben. Es kann daher Lücken geben — ein gelöschter Datensatz oder ein fehlgeschlagenes Speichern nach dem Ziehen der Nummer —, und das ist so gewollt.
  • Niemand kann die Nummer eintippen. Ein Formular zeigt sie schreibgeschützt, und die Plattform ignoriert einen Wert, den ein Import oder ein Skript dafür sendet, sodass zwei Datensätze nicht von Hand dieselbe erhalten können.
  • Das Datum in der Nummer ist das Erstellungsdatum in UTC, im gregorianischen Kalender, welchen Kalender die erstellende Person auch verwendet. Eine Referenznummer ist ein Bezeichner und darf nicht davon abhängen, wer sie liest.
  • Der Zähler reist nicht mit der Lösung. Ein Import in eine andere Umgebung bringt das Feld und sein Format mit, und diese Umgebung beginnt ihre eigene Zählung bei 1. Die Produktion macht nicht dort weiter, wo die Entwicklung stand.

Das Format ändern​

Wählen Sie das Feld und dann Bearbeiten. Ein neues Format gilt nur für die nächste Nummer: Datensätze mit Nummer behalten sie, denn eine bereits weitergegebene Referenz darf sich nicht unter der Hand ändern.

Problembehandlung​

  • Die Nummer zeigt {YYYY} oder einen anderen Platzhalter in Klammern. — Das Format kennt den Platzhalter nicht, also blieb er stehen. Groß- und Kleinschreibung zählen: das Jahr ist {yyyy}, der Monat {MM}. Korrigieren Sie das Format; die nächste Nummer stimmt dann.
  • Die Nummern springen. — Siehe oben: ein gelöschter Datensatz oder ein fehlgeschlagenes Speichern verbraucht eine Nummer. Ist lückenlose Nummerierung gesetzlich vorgeschrieben, nummerieren Sie die Datensätze in einem Prozessschritt.
  • Die Nummer ist länger als meine Nullen. — Das Auffüllen ist ein Minimum, kein Maximum. Der millionste Datensatz von {SEQ:00000} ist 1000000 und kollidiert so nie mit einem früheren.

Verwandte Szenarien​