Numerar los registros automáticamente

Objetivo

Dar a cada registro nuevo de una tabla un número de referencia que se numera solo — un número de factura, de expediente, una referencia de reserva — para que nadie tenga que inventarlo ni buscar el último que se usó.

Requisitos previos

• Ha iniciado sesión con un rol de creador y la solución de la tabla está abierta.

Pasos

1. Abra la tabla y vaya a Campos. Seleccione Nuevo.

2. Escriba un nombre para mostrar, como Reference. El nombre lógico se rellena solo.

3. Elija Numeración automática como tipo de datos. Aparece un cuadro Formato del número, ya rellenado con REF-{yyyy}-{SEQ:00000}, y debajo una vista previa del primer número.

4. Cambie el formato a su gusto. Todo el texto que escriba se mantiene; se sustituyen tres tipos de marcadores:

   Marcador	Se convierte en	Ejemplo
   {SEQ}	El número siguiente	417
   {SEQ:00000}	El número siguiente, completado con tantos ceros como haya escrito	00417
   {yyyy} / {yy}	El año en que se creó el registro	2026 / 26
   {MM} / {dd}	El mes y el día de creación	09 / 05

   Así, CR-{yyyy}-{SEQ:000000} da CR-2026-000417. La vista previa cambia mientras escribe.

5. Seleccione Guardar.

Coloque el campo en el formulario y en las vistas de la tabla como cualquier otro. Los usuarios ven el número, pero no pueden cambiarlo.

Qué ocurre entre bastidores

• El número se asigna al guardar el registro. En un registro nuevo el campo indica Se asigna al guardar; tras el primer guardado muestra el número del registro.
• Cada campo tiene su propio contador, que mantiene la base de datos. Dos personas que guardan en el mismo instante reciben dos números distintos, y el número de un registro eliminado nunca se vuelve a dar. Por eso puede haber huecos — un registro eliminado, o un guardado que falló después de tomar su número —, y es lo esperado.
• Nadie puede escribir el número. El formulario lo muestra como de solo lectura, y la plataforma ignora el valor que le envíe una importación o un script, así que dos registros no pueden recibir el mismo a mano.
• La fecha del número es la de creación en UTC y en calendario gregoriano, sea cual sea el calendario de quien crea el registro. Un número de referencia es un identificador y no debe depender de quién lo lea.
• El contador no viaja con la solución. Importar la solución en otro entorno trae el campo y su formato, y ese entorno empieza su propia cuenta en 1. Producción no continúa desde donde había llegado Desarrollo.

Cambiar el formato

Seleccione el campo y luego Editar. Un formato nuevo solo se aplica al número siguiente: los registros que ya tienen número lo conservan, porque una referencia que alguien ya ha citado no debe cambiar por debajo.

Solución de problemas

• El número muestra {YYYY} u otro marcador entre llaves. — El formato no conoce ese marcador y lo dejó tal cual. Distinguen mayúsculas y minúsculas: el año es {yyyy}, el mes {MM}. Corrija el formato; el siguiente número saldrá bien.
• Los números se saltan. — Véase arriba: un registro eliminado o un guardado fallido consume un número. Si la numeración sin huecos es un requisito legal, numere los registros en un paso de un proceso.
• El número es más largo que mis ceros. — El relleno es un mínimo, no un máximo. El registro un millón de {SEQ:00000} es 1000000, así nunca coincide con uno anterior.

Escenarios relacionados

• Añadir un campo a una entidad.
• Evitar duplicados y reservas dobles — para hacer único un número que alguien escribe.