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Optionssatz erstellen

Ziel​

Einen Optionssatz erstellen – eine benannte Liste von Auswahlmöglichkeiten, etwa der Status einer Rechnung – und ein Feld daran binden, damit Benutzer aus der Liste wählen, statt freien Text einzugeben.

Voraussetzungen​

  • Sie sind als Ersteller angemeldet und berechtigt, die Lösung zu bearbeiten.
  • Eine Umgebung und eine Lösung sind ausgewählt.

Schritte​

  1. Öffnen Sie die Lösung, und wählen Sie in der linken Navigation Optionssätze.

  2. Wählen Sie Neu.

  3. Geben Sie einen Anzeigenamen (zum Beispiel Invoice Status) und einen logischen Namen ein. Das Präfix des Herausgebers wird als feste Beschriftung angezeigt – geben Sie nur den Teil danach ein (zum Beispiel invoicestatus).

  4. Geben Sie optional eine Beschreibung ein, wofür der Satz gedacht ist.

  5. Geben Sie unter Optionen den Namen jeder Auswahlmöglichkeit ein (zum Beispiel Draft, Sent, Paid). Wählen Sie für jede weitere Option hinzufügen. Die Reihenfolge, in der Sie sie eingeben, ist die Reihenfolge, die Benutzer sehen.

  6. Um diese Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Option am Griff am Anfang ihrer Zeile. Ohne Maus: Setzen Sie den Fokus auf den Griff, drücken Sie Space, um die Option aufzunehmen, verschieben Sie sie mit den Pfeiltasten, und drücken Sie erneut Space, um sie abzulegen.

    Neu anordnen vergibt nie neue Nummern: Jede Option behält den Wert, der ihr zugewiesen wurde, sodass Datensätze, die ihn bereits enthalten, nicht betroffen sind.

  7. Geben Sie einer Option optional eine Farbe und ein Symbol – über das Farbfeld und die Symbolschaltfläche neben ihrem Namen. Beides ist optional und voneinander unabhängig: Eine Option kann eine Farbe, ein Symbol, beides oder keines von beiden haben.

    Das Farbfeld öffnet einen kleinen Bereich: Wählen Sie eine der zwölf Schnellfarben, oder nutzen Sie das Farbspektrum darunter für eine beliebige Farbe – ziehen Sie im Quadrat für die Schattierung und entlang des Streifens für den Farbton, oder tippen (bzw. fügen) Sie einen Hex-Code in das Feld ein. Farbe entfernen unten im selben Bereich entfernt sie. Die Symbolschaltfläche öffnet die durchsuchbare Symbolauswahl, deren Symbol entfernen in der Fußzeile sitzt. In beiden Fällen liegt das Entfernen innerhalb der Auswahl – es gibt kein separates ✕ neben dem Steuerelement.

  8. Wählen Sie Speichern. Nach dem Speichern erscheint neben jeder Option ihr Wert.

Farbe und Symbol​

Farbe und Symbol machen einen Status auf einen Blick lesbar, statt ihn Wort für Wort lesen zu müssen: „Überfällig“ in Rot unter hundert Zeilen fällt von selbst auf.

Sie dienen nur der Darstellung. Ein Datensatz speichert den Wert der Option; eine Option neu einzufärben ändert also keine Daten und beschädigt nichts, was davon abhängt – und beides reist mit der Lösung, sodass ein in die Testumgebung importierter Satz so aussieht, wie er entworfen wurde, statt schmucklos anzukommen.

Gibt ein Satz einer seiner Optionen eine Farbe oder ein Symbol, zeigt das Dropdown auf einem Formular diese an – sowohl das Symbol als auch die Beschriftung übernehmen die Farbe, sodass auch eine Option mit Farbe, aber ohne Symbol hervorsticht. Ein Satz, dessen Optionen weder das eine noch das andere haben, behält das Dropdown des Browsers, das einem Telefon seine gewohnte Auswahl gibt.

Ein Feld an den Satz binden​

  1. Öffnen Sie die Tabelle unter Tabellen, und wechseln Sie zur Registerkarte Felder.
  2. Wählen Sie Neu, geben Sie Anzeige- und logischen Namen des Felds ein, und setzen Sie den Datentyp auf Optionssatz.
  3. Wählen Sie den Optionssatz, aus dem die Werte des Felds stammen.
  4. Wählen Sie Speichern. Das Feld ist sofort aktiv.

Das Feld erscheint jetzt überall, wo es auf einem Formular platziert ist, als Dropdown mit den Optionen des Satzes, und Ansichten zeigen den Namen der Option statt ihres gespeicherten Werts.

Was im Hintergrund passiert​

Jede Option erhält einen Wert – eine Zahl, die die Plattform vergibt und die die Datenbank tatsächlich zu einem Datensatz speichert.

Die Werte sind große Zahlen aus einem Bereich, der Ihrem Herausgeber gehört (zum Beispiel 270150000, 270150001, …), statt bei null zu beginnen. Das ist Absicht: Würden die Auswahlwerte jedes Herausgebers bei null beginnen, würde der Import der Lösungen zweier Herausgeber in eine Umgebung dazu führen, dass „Entwurf“ des einen „Storniert“ des anderen bedeutet. Weil jeder Herausgeber seinen eigenen Bereich erhält, ist das ausgeschlossen.

Daraus folgen zwei Dinge, die Sie wissen sollten:

  • Sie können keinen Wert eingeben, und Sie müssen es auch nicht. Die Plattform vergibt ihn. Sie können ihn sehen – das ist wichtig, wenn ein externes System Ihre Daten liest –, aber Sie wählen ihn nicht selbst.
  • Eine Option umzubenennen ist unbedenklich. Ihr Wert ändert sich nie. Datensätze enthalten den Wert, nicht den Namen; wenn Sie „Gesendet“ in „Ausgestellt“ korrigieren, bedeutet jeder vorhandene Datensatz also genau dasselbe wie vorher.

Wird die Lösung exportiert und anderswo importiert, reisen die Werte mit, sodass Test- und Produktionsumgebung mit der Entwicklungsumgebung übereinstimmen, was jede Zahl bedeutet. Der Optionssatz ist Teil des Lösungspakets und wird vor den Tabellen importiert, deren Felder ihn verwenden – beim Übertragen einer Tabelle mit einem Auswahlfeld kommen die Auswahlmöglichkeiten also mit, statt dass ein Feld ankommt, das an nichts gebunden ist.

Sie müssen den Optionssatz dafür nicht separat zur Lösung hinzufügen: Ein Satz, den Sie erstellen, während eine Lösung ausgewählt ist, gehört zu ihr – genau wie eine Tabelle.

Fehlerbehebung​

  • „An option set needs at least one option.“ – Ein Satz, aus dem niemand wählen kann, ist nicht verwendbar. Fügen Sie vor dem Speichern mindestens eine Option hinzu.

  • „Option … appears more than once in this set.“ – Zwei Optionen haben denselben Namen und sind für den Auswählenden nicht zu unterscheiden. Benennen Sie eine um, oder entfernen Sie sie.

  • „Option … cannot be removed: records still hold this value.“ – Datensätze verwenden diese Option. Stellen Sie diese Datensätze zuerst auf eine andere Option um; das Entfernen würde ihnen einen Wert lassen, der nichts mehr bedeutet.

  • „Field … still uses this option set.“ – Ein Feld ist an den Satz gebunden. Entfernen Sie das Feld oder verweisen Sie es anderswohin, bevor Sie den Satz löschen.

  • „No option sets exist yet“ beim Hinzufügen eines Optionssatz-Felds. – Erstellen Sie zuerst den Satz; ein Feld kann nur an einen Satz gebunden werden, der in dieser Umgebung bereits existiert.

  • Ein gespeicherter Datensatz wird mit „must be one of the … option set's values“ abgelehnt. – Der geschriebene Wert ist keine Option des Satzes. Hier lehnt der Server einen Wert ab, den er nicht zuordnen kann; wählen Sie eine Option aus dem Dropdown.

  • Ein Import schlägt mit „targets option set … which is not in the package“ fehl. – Eine Tabelle in der Lösung hat ein Auswahlfeld, dessen Optionssatz weder im Paket noch bereits in der Zielumgebung vorhanden ist. Fügen Sie den Optionssatz zur Lösung hinzu, und exportieren Sie eine neue Version. Es wurde nichts importiert; die Zielumgebung ist also unverändert.

  • Ein Import schlägt mit „…already exists here, numbered from … but the imported one is numbered from …“ fehl. – Das Ziel hat bereits einen Satz mit diesem logischen Namen, der aber einem anderen Herausgeber gehört; es sind also zwei verschiedene Sätze, die zufällig denselben Namen tragen. Sie lassen sich nicht zusammenführen: Die importierten Optionen sind aus einem Bereich nummeriert, den die vorhandenen Datensätze nicht kennen. Benennen Sie einen der beiden Sätze um, oder importieren Sie in eine Umgebung, die den anderen nicht hat.

  • Ein Import schlägt mit „Option … cannot be removed: records still hold this value“ fehl. – Dem importierten Satz fehlt eine Option, die Datensätze in dieser Umgebung noch verwenden. Ein Import bringt einen vorhandenen Satz auf den neuesten Stand, löscht aber keine Option unter den Datensätzen weg, die sie enthalten. Stellen Sie diese Datensätze zuerst auf eine andere Option um, oder nehmen Sie die Option wieder in den zu importierenden Satz auf.

    (Ein bereits im Ziel vorhandener Optionssatz wird ansonsten aktualisiert, nicht abgelehnt: Beschriftungen werden aufgefrischt, neue Optionen hinzugefügt und nicht verwendete entfernte Optionen gelöscht. Optionen werden über ihren zugewiesenen Wert zugeordnet; eine im Ursprung umbenannte Option wird hier also aktualisiert, statt eine zweite anzulegen.)

  • Ein Import schlägt mit „Option value … is outside the publisher's range“ fehl. – Die Definition enthält Werte aus dem Bereich eines anderen Herausgebers, was meist bedeutet, dass die Datei von Hand bearbeitet wurde. Werte vergibt die Plattform; exportieren Sie den Satz erneut, statt sie von Hand anzupassen.

Verwandte Szenarien​