Donner une application aux personnes qui l’utiliseront

Objectif

Placer une application pilotée par modèle dans le lanceur d’applications des bonnes personnes, et la tenir à l’écart de celui de tous les autres.

Construire une application ne la donne à personne. Une nouvelle application est visible par les créateurs et les administrateurs, et par personne d’autre — c’est le seul réglage par défaut sur lequel on peut se tromper sans risque. Cette étape est celle qui la remet à ses utilisateurs.

Prérequis

• Vous êtes connecté avec un rôle de créateur (ou d’administrateur de la plateforme).
• L’application existe (voir Créer ou modifier une application pilotée par modèle).
• Les rôles auxquels vous voulez la donner existent dans le locataire (voir Créer un rôle), et les personnes qui doivent l’avoir détiennent l’un de ces rôles (voir Attribuer un rôle à un utilisateur).

Étapes

1. Ouvrez Applications depuis la barre latérale et sélectionnez la ligne de l’application.
2. Sélectionnez Partager. Un panneau s’ouvre sur le côté de l’écran, intitulé Qui peut utiliser application.
3. Cochez chaque rôle auquel cette application est destinée. La liste contient les rôles du locataire, sous le nom que vous leur avez donné.
4. Regardez Personnes qui la reçoivent en dessous. Cette liste se remplit à mesure que vous cochez, et indique les utilisateurs qui détiennent l’un des rôles choisis. C’est la vérification qui compte : si elle indique que personne ne détient les rôles choisis, l’application s’apprête à être partagée avec un ensemble vide.
5. Sélectionnez Enregistrer. La modification prend effet à la requête suivante — les personnes choisies voient l’application dans leur lanceur la prochaine fois qu’elles l’ouvrent, sans devoir se déconnecter.

Pour retirer une application, ouvrez le même panneau, décochez le rôle et enregistrez. L’application cesse d’apparaître dans le lanceur de ces utilisateurs, et un lien enregistré dans les favoris qui y mène est refusé.

Qui cela atteint réellement

Le partage se fait par rôles, et non par noms individuels, et le panneau nomme les personnes pour que vous voyiez ce que cela représente. Une personne reçoit l’application dès qu’elle détient au moins l’un des rôles cochés.

Si votre locataire compte plus d’utilisateurs que le panneau n’en affiche, il l’indique en bas de la liste (« 200 utilisateurs affichés sur 480 »). La liste sert à vérifier la décision, elle n’est pas la décision elle-même — la décision, ce sont les rôles.

« … peut déjà ouvrir toutes les applications de cet environnement »

Certains rôles détiennent une autorisation sur tout ce qui s’ouvre, plutôt que sur une seule application. C’est le cas du rôle Créateur dès la création d’un environnement : un créateur qui ne pourrait pas ouvrir l’application qu’il vient de construire se retrouverait face à un environnement qui semble cassé dès le premier clic.

Lorsqu’un tel rôle existe, le panneau le signale par une note plutôt que de vous montrer une case cochée impossible à décocher. C’est voulu — la case de cette application ne pourrait pas retirer une autorisation qui n’a jamais nommé cette application. Pour la restreindre, allez dans Sécurité et modifiez les autorisations propres au rôle.

Les applications Studio se partagent de la même façon

Une application Studio ne figure dans la liste d’applications que pour les personnes avec qui elle est partagée, exactement comme une application pilotée par modèle. Sélectionnez-la sous Applications Studio et choisissez Partager ; le panneau, les rôles et l’autorisation (<app logical name>.Open) sont les mêmes. Une application de portail n’a pas de Partager : les lecteurs d’un portail sont des utilisateurs du portail, pas des rôles.

Ce qui se passe en coulisses

Partager une application accorde l’autorisation <app logical name>.Open à chaque rôle choisi, dans cet environnement. C’est une autorisation ordinaire, et c’est tout l’intérêt :

• Elle apparaît dans l’écran Sécurité à côté de toutes les autres autorisations : « que peut faire ce rôle ici » n’a donc qu’une seule réponse.
• Elle voyage dans une solution : une application promue du développement vers le test peut emporter son partage avec elle, au lieu d’être partagée de nouveau à la main dans chaque environnement.
• Désinstaller une solution gérée rétablit ses autorisations au lieu de supprimer ce qui s’y trouve : une solution qui a partagé une application ne reprend que son propre partage.
• Le choix d’un administrateur prime sur celui de toute solution : une importation ne peut pas défaire discrètement ce que vous avez décidé ici, et décocher un rôle avec lequel une solution a partagé l’application laisse une note qui le dit, plutôt que de laisser l’autorisation de la solution réapparaître au prochain rechargement.

Supprimer une application supprime son partage avec elle : la prochaine application qui utilisera le même nom logique n’hérite donc pas des personnes à qui la précédente avait été donnée.

Dépannage

• L’application n’est pas dans le lanceur de quelqu’un. — vérifiez que cette personne détient l’un des rôles cochés. La liste Personnes qui la reçoivent du panneau répond directement à la question ; si elle n’y figure pas, c’est l’attribution de rôle qu’il faut corriger, dans Utilisateurs.
• « App … has not been shared with you. » — la personne a suivi un lien vers une application qui n’est pas partagée avec elle. Partagez-la avec un rôle qu’elle détient, ou envoyez-la vers un endroit auquel elle a accès.
• Ce locataire n’a encore aucun rôle. — créez-en un d’abord dans Rôles. Une application ne peut être partagée qu’avec un rôle : il n’y a donc rien à cocher tant qu’il n’en existe pas.
• Personne ne détient les rôles choisis. — le partage s’enregistrera et n’atteindra personne. Attribuez le rôle aux personnes qui ont besoin de l’application, dans Utilisateurs.
• J’ai décoché un rôle et l’application est toujours là pour ces personnes. — elles détiennent un autre rôle coché, ou un rôle disposant de l’autorisation sur tout ce qui s’ouvre (voir ci-dessus). La note du panneau signale ce second cas.

Scénarios associés

• Créer ou modifier une application pilotée par modèle.
• Accorder à un rôle l’accès à des enregistrements.
• Attribuer un rôle à un utilisateur.
• Créer un rôle.