Sehen, wie es um einen Prozess steht
Ziel
Herausfinden, warum ein Prozess langsam ist, wo seine Ausführungen hängen bleiben und wie seine Entscheidungen üblicherweise ausfallen.
Der Unterschied zu Ausführungen
Ausführungen beantwortet was bei dieser einen passiert ist. Einblicke beantwortet was immer wieder passiert. Öffnen Sie Ausführungen, wenn jemand sagt „dieser Antrag bewegt sich nicht“; öffnen Sie Einblicke, wenn jemand sagt „Genehmigungen dauern ewig“.
Den Bildschirm öffnen
Wählen Sie in einem Prozess Einblicke in der Leiste. Wählen Sie oben rechts einen Zeitraum – die letzten 7, 30 oder 90 Tage. Alles auf dem Bildschirm bezieht sich auf dieses Zeitfenster.
Die vier Zahlen oben
Wie viel dieser Prozess bewältigt hat: wie viele Ausführungen gestartet wurden, wie viele abgeschlossen wurden, wie viele gerade laufen und wie lange eine Ausführung üblicherweise von Anfang bis Ende dauert.
Gestartet und abgeschlossen müssen nicht übereinstimmen. Eine Ausführung, die letzten Monat begann und diese Woche endete, zählt nur bei abgeschlossen – die ehrliche Antwort auf „wie viel haben wir bewältigt“.
Wo Arbeit wartet
Der nützlichste Teil des Bildschirms und der Grund, warum er zwei Zahlen trennt, die die meisten Berichte zusammenzählen:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet üblicherweise | Vom Erscheinen der Aufgabe in der Liste einer Person bis dazu, dass jemand sie übernimmt. |
| Langsamstes Zehntel wartet | Dasselbe für die langsamste von zehn – wie schlimm die Ausreißer sind. |
| Dauert üblicherweise | Von der Übernahme bis zum Abschluss. |
Langsames Warten und langsames Arbeiten brauchen gegensätzliche Lösungen. Ein Schritt, der sofort übernommen wird und dann vier Stunden dauert, ist ein schwieriger Schritt – ein langes Formular, ein zu lesender Bericht, eine Entscheidung, die Nachdenken erfordert; die Lösung ist, ihn zu vereinfachen oder aufzuteilen. Ein Schritt, der zwei Tage liegt und dann in zehn Minuten erledigt ist, ist eine ausgelastete oder abwesende Person – die Lösung ist, den Empfängerkreis zu erweitern, eine Frist hinzuzufügen oder herauszufinden, wer weg ist. Eine einzige Zahl „wie lange hat es gedauert“ würde beide langsam nennen und auf keine der beiden Lösungen zeigen.
Daneben: wie viele jetzt offen sind, wann die älteste offene erschien, wie viele erledigt sind, wie viele verspätet waren und wie viele eskaliert wurden.
Warum das Mediane sind und keine Durchschnitte
Eine einzige Genehmigung, die über ein Feiertagswochenende liegen bleibt, verschiebt einen Durchschnitt so weit, dass ein gesunder Schritt kaputt aussieht. Der Median sagt, was üblicherweise passiert; das 90. Perzentil sagt, wie schlimm es wird. Das sind die beiden, auf die Sie reagieren können.
Personen statt Schritte anzeigen
Der Bildschirm öffnet sich nach Schritt gruppiert und nennt niemanden. Ein Schritt, der drei Tage wartet, ist etwas, das Sie beheben können, und das herauszufinden sollte Ihnen keine Rangliste Ihrer Kolleginnen und Kollegen liefern.
Aktivieren Sie Personen statt Schritte anzeigen, wenn Sie es brauchen – jemand ist abwesend, eine Warteschlange hängt an einer Person, Arbeit ist ungleich verteilt. Dieselben Spalten, gefragt nach Personen statt nach Schritten. Eine Aufgabe, die vier Personen angeboten wurde, erscheint unter allen vier, denn sie stand in allen vier Listen.
Wo Ausführungen stocken
Ausführungen, die noch laufen, bei denen niemand sie hält und kein Zeitgeber sie weckt. Jede Zeile nennt den Schritt, an dem sie stehen geblieben ist, und den Grund, sodass Sie schon an der Liste erkennen, ob Sie sie öffnen müssen.
Eine Ausführung, die auf einen Zeitgeber wartet, steht nicht hier. Ein Prozess, der einen Tag warten soll, sieht von außen genauso aus wie ein festhängender, und ihn jede Nacht als defekt aufzuführen, ist genau der Weg, auf dem eine solche Liste ignoriert wird.
Klicken Sie auf das Datum einer Zeile, um diese Ausführung zu öffnen.
Wie Entscheidungen ausfallen
Mit welcher Schaltfläche jeder Schritt endet, und wie oft. Das beantwortet „wie oft wird das abgelehnt“.
Durch die Uhr ist die Spalte, die Sie daneben lesen sollten: wie viele davon die Frist ausgelöst hat und nicht eine Person. „Abgelehnt, weil jemand so entschieden hat“ und „abgelehnt, weil drei Tage lang niemand hingeschaut hat“ sind dasselbe Ergebnis und völlig verschiedene Tatsachen – ein Schritt mit einer hohen Zahl hier braucht eine längere Frist oder mehr Personen, keine andere Entscheidung.
Woher die Zahlen kommen
Nichts ist geplant und nichts wird kopiert. Jede Zahl wird aus dem berechnet, was eine Ausführung bereits festgehalten hat – wann jede Aufgabe erschien, übernommen und abgeschlossen wurde; wann jede Ausführung begann und endete. Ein Bericht ist also nie veraltet, und ein Prozess, der noch nicht gelaufen ist, hat auch nichts zu zeigen.
Fehlerbehebung
- Alles ist leer. In diesem Zeitraum ist nichts gelaufen. Erweitern Sie ihn, oder starten Sie eine Ausführung.
- Ein Schritt zeigt „—“ für seine Zeiten. An diesem Schritt wurde noch nichts abgeschlossen, es gibt also keine übliche Zeit zu berichten. Der Strich ist Absicht: Eine Null würde sich wie „sofort“ lesen.
- Das Warten wirkt bei einem Schritt enorm. Prüfen Sie, ob er überhaupt jemandem zugewiesen ist – eine Aufgabe, die niemandem angeboten wird, wartet, bis ein Administrator sie jemandem gibt. Der Bildschirm Ausführungen für eine dieser Ausführungen sagt das.
Verwandte Szenarien
- Einem Prozess bei der Ausführung zusehen.
- Einen Prozess entwerfen.